La transformación digital ha forzado a que cada vez sean más las empresas que dejan atrás el uso de papel y, en su lugar, optan por otro tipo de herramientas, como un sistema de gestión documental. ¿Tu empresa ya comenzó la transición? Si aún no, conoce aquí cuáles son los beneficios de implementar este sistema y cómo hacerlo de manera efectiva.
Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve
Un sistema de gestión documental es una herramienta tecnológica que está diseñada para organizar, administrar y recuperar documentos de forma digital. ¿Su objetivo? Facilitar la gestión de la información que manejan las empresas, simplificando así sus procesos y mejorando la disponibilidad de datos en tiempo real.
En términos de normativa, una de las bases para la gestión documental se encuentra en la ISO 15489, que establece principios y requisitos para la organización y el manejo de documentos.
Tipos de sistemas
Sistemas locales
Son aquellos instalados en servidores propios de la empresa, brindando control total sobre la gestión documental.
Sistemas en la nube
Permiten acceder a los documentos desde cualquier lugar con conexión a internet, favoreciendo la movilidad y colaboración remota.
Sistemas híbridos
Combinan características de los sistemas locales y en la nube, ofreciendo flexibilidad y mayor seguridad.
Beneficios de trabajar con un sistema de gestión documental
- Facilita el trabajo remoto: para muchas empresas, tras pasar la pandemia, el trabajo remoto se popularizó y se convirtió en una modalidad clave para mantener la productividad. En este sentido, descentralizar la información pasándola a un sistema de gestión documental no solo ha simplificado la forma de trabajar, sino que también ha permitido un acceso más rápido y eficiente a los archivos desde cualquier lugar.
- Más posibilidades de automatización: un sistema de gestión documental abre la puerta a la automatización de tareas repetitivas, como la clasificación, el enrutamiento y la aprobación de documentos.
- Mayor productividad: como resultado de los puntos anteriores, contar con este tipo de sistemas permite una mayor productividad dentro de las empresas. Y es que a la vez que la información se descentraliza y disminuyen las tareas repetitivas, los colaboradores puedan enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor para sus áreas.
- Menos costos: al eliminar el uso del papel, impresoras, tinta y otros suministros de oficina, un sistema de gestión documental puede reducir significativamente los costos operativos. Además, al ofrecer acceso remoto a los archivos, también contribuye a minimizar los gastos asociados al transporte y al almacenamiento físico.
- Contribuye a la sostenibilidad empresarial: si tu empresa busca implementar prácticas sostenibles, un sistema de gestión documental puede ser una excelente opción. Al reducir el uso de papel y promover la digitalización, no solo estás disminuyendo tu impacto ambiental, sino que también estás optimizando recursos y mejorando la eficiencia en general.
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Cómo comenzar con la implementación
1. Digitalización de documentos
El primer paso es convertir documentos en papel a formato digital. Esto requiere escanearlos y guardarlos, así como también organizalos de manera eficiente. Con esto luego será más fácil ubicar la información.
2. Centralización de la información
Muchas empresas sufren por tener documentos dispersos entre carpetas físicas, correos electrónicos y discos duros. En este sentido, repositorio digital centralizado elimina este caos.
Herramientas en la nube, como Google Drive, pueden garantizar que cada departamento tenga acceso controlado a la información esencial.
3. Clasificación y etiquetado
La digitalización carece de propósito sin un sistema de organización adecuado. Por eso, es esencial aprender a clasificar y etiquetar los archivos de manera correcta.
4. Establecimiento de permisos y accesos
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas es la fuga o pérdida de información confidencial. Recuerda: ¡no todos los colaboradores necesitan acceso a todos los documentos! Por ejemplo, un banco podría limitar acceso a informes clave solo a ejecutivos o directores.
Consejo clave: implementa autenticación multifactorial para accesos, como contraseñas combinadas con SMS o biometría, para proteger aún más los datos sensibles.
5. Capacitación al personal
Un error común en la implementación es subestimar la resistencia interna de los colaboradores. La transición a un sistema de gestión documental digital puede asustar a equipos acostumbrados al papel.
Frente a esto, realizar capacitaciones sobre cómo este sistema simplificará las tareas diarias puede ser de gran ayuda. La idea es mostrarles cómo esta herramienta puede ser una solución y no una complicación.
¿Cómo elegirlo? Algunos consejos útiles
- Evalúa su facilidad de uso; prioriza un sistema intuitivo.
- Verifica su compatibilidad con otros sistemas.
- Infórmate sobre el soporte técnico.
- Asegúrate de que el sistema cumpla con los estándares de seguridad necesarios, incluyendo encriptación de datos, control de accesos y copias de seguridad.
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