¿Has intentado avanzar un trámite notarial y te has encontrado con filas eternas o tiempos de espera que frenan tu día? Si es así, probablemente ya te preguntaste si existe una forma más simple de validar documentos.
La buena noticia es que sí: la firma electrónica avanzada en notaría se ha convertido en una alternativa rápida, segura y totalmente válida para realizar gestiones sin necesidad de estar físicamente ante un notario. ¡Quédate para saber cómo funciona y qué puedes esperar de esta herramienta!
¿Qué es la firma electrónica avanzada aplicada a una notaría?
La Firma Electrónica Avanzada (FEA) es la clave para la digitalización de los servicios notariales en Chile. Piensa en tu FEA como tu cédula de identidad digital de máxima seguridad, imposible de falsificar.
Gracias a la Ley N° 19.799 y los acuerdos de la Corte Suprema, un documento firmado con FEA y protocolizado ante notario tiene exactamente el mismo valor que un documento firmado a mano en la oficina del notario, donde la fe pública se traslada al entorno digital.
Por qué la FEA es más segura que la firma tradicional
Porque garantiza tres principios irrefutables:
- Autenticidad: asegura que solo el titular puede firmar.
- Integridad: garantiza que el documento no ha sido alterado después de la firma.
- No repudio: Impide que el firmante desconozca su autoría.
¿Y cómo se asegura todo esto? Mediante certificados digitales otorgados por prestadores acreditados, como Acepta, que cuentan con sistemas de autenticación robusta.
¿Cómo funciona la firma electrónica avanzada dentro de una notaría?
1. Preparación y validación remota
La plataforma digital (o la notaría en línea) recibe tu documento (contrato, poder, declaración jurada, etc.) y realiza una validación inicial de tu identidad, a menudo solicitando tu cédula y datos de contacto.
2. El acto de firma: semipresencial
El notario puede dar fe de tu identidad y voluntad de firmas a través de medios telemáticos, como una videoconferencia o videollamada. Esto cumple con el requisito legal de que el notario debe presenciar o autorizar el acto, pero sin que tú tengas que moverte de cada o de la oficina.
3. La intervención del notario con su sello electrónico
Una vez que el notario verifica tu identidad y te ve firmar, él añade su propia firma electrónica avanzada y sello electrónico al documento; este sello será el que le otorgará la fe pública.
4. Generación del archivo final con trazabilidad
Finalmente, el sistema genera una versión certificada del documento que:
- Incluye las firmas electrónicas avanzadas.
- Muestra los datos criptográficos que permiten verificar la autenticidad.
- Permite comprobar la integridad del archivo en cualquier momento.
¿Qué documentos se pueden firmar con FEA en notaría?
Contratos laborales y anexos.
Mandatos especiales y poderes simples.
Acuerdos comerciales.
Documentos de representación.
Contratos de prestación de servicios.
Eso sí, hay excepciones: las escrituras públicas, los pagarés o las letras de cambio aún requieren firma presencial.
Beneficios de la firma electrónica avanzada en notaría
Para las personas, los beneficios son claros: la FEA en notaría devuelve tiempo, entrega orden y permite gestionar los trámites de forma más eficiente. En tanto, para los notarios o profesionales del derecho, esta tecnología les permite:
- Optimizar y aumentar la productividad: al delegar trámites sencillos a plataformas digitales, el notario puede liberar tiempo y enfocarse en aquellos casos más complejos que realmente requieran en profundidad su conocimiento legal y juicio imparcial.
- Gestión y almacenamiento eficiente: se elimina la necesidad de archivar físicamente grandes volúmenes de papel, reduciendo costos de almacenamiento y facilitando la trazabilidad y la consulta de documentos y sus actos asociados.
- Cumplimiento normativo y adaptación a la reforma: la adopción de la FEA permite a las notarías cumplir con las directrices de modernización emitidas por la Corte Suprema y estar preparadas para las futuras reformas legales en Chile (como la Ley de Desnotarización), asegurando la continuidad y relevancia de su servicio.
- Cierre de negocios más rápido: los abogados pueden gestionar la firma y protocolización de contratos, poderes o finiquitos de manera inmediata, sin depender de la agenda del cliente ni del tiempo de espera en la notaría. Esto acelera el cierre de transacciones inmobiliarias o mercantiles.
- Flexibilidad geográfica y horaria: permite a los abogados coordinar firmas de clientes que se encuentran en diferentes ciudades o incluso en el extranjero. El profesional del derecho puede autorizar o gestionar instrumentos desde su oficina, eliminando los desplazamientos innecesarios.
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