El uso del papel va perdiendo relevancia en la actual gestión administrativa. En donde firmar un documentos es una obligación, la firma electrónica se presenta como una solución necesaria.

Ya sea para firmar contratos con clientes, acuerdos comerciales, actas de conformidad, planillas de trabajadores, declaraciones juradas, etc.; la firma electrónica mejora de manera significativa la eficiencia y seguridad de estos trámites en las empresas.

¿Qué es una firma electrónica?

El acto de firmar un documento representa la identificación de una persona y su consentimiento de manera voluntaria, a través de la escritura manuscrita de su nombre y rúbrica. Hoy en día, se puede realizar de manera digital usando una firma electrónica que tiene la misma validez legal que el trámite notarial, con diferentes niveles de seguridad y certeza.

Una firma electrónica es un archivo electrónico que puede almacenarse en cualquier plataforma que lo permita, así pueda ser verificada en el futuro. Pero, ¿cómo se garantiza su validez y autenticidad en tiempos de fraudes cibernéticos?

Como la tecnología avanza al ritmo de las nuevas necesidades de la vida digital, existen los Certificados de Firma Electrónica. Este certificado digital cumple el rol de “un notario”, es decir, acreditan la firma e identidad de la persona por medio de un software de emisión de firmas digitales debidamente acreditado ante Indecopi, que es la institución a cargo de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) en el Perú.

¿Qué tipos de firmas electrónicas existen en el Perú?

Las firmas electrónicas están reguladas en el Perú con la Ley de Firmas y Certificados Digitales. Existen 3 tipos que te las explicamos a continuación, para que así tomes la mejor decisión según las necesidades de tu empresa.

Firma simple: Es cualquier garabato o carácter que se realiza de manera digital (teclado de computadora, mouse, celular o tablet). Incluso una imagen de una firma en papel escaneada permite a una persona vincular su consentimiento sobre un determinado documento.

Firma calificada o digital: Esta firma está respaldada con un certificado emitido por un prestador acreditado por Indecopi, cumpliendo estándares exigentes para otorgar su validez legal. Se utiliza particularmente en documentos sensibles, que tienen códigos de procedimientos que exigen este tipo de firma. En Acepta Perú estamos acreditados desde el 2014 por el Indecopi.

Firma avanzada: Es una firma con un sistema tecnológico y legal más sofisticado que incluye biometría, obteniendo un mayor peso probatorio que una firma simple. 

¿Para qué serviría una firma electrónica en mi empresa?

  • Para firmar documentos de manera remota: No necesitas trasladarte, ya que puedes firmar desde la comodidad de tu computadora estén en donde estes.

  • Para hacer tu gestión más fácil: Ya que podrás administrar tu negocio mucho más fácil y ágil para tus clientes desde cualquier lugar.

  • Para reducir costos: Al no necesitar imprimir, tu empresa ahorrará en papel, envío de documentos, almacenamiento, y gastos de traslados de personas para firmar. Esto es un ahorro importante que puede ser invertido en otras áreas de tu negocio.

  • Para ahorrar tiempo: Los procesos administrativos de tu empresa reducirán sus tiempos con la agilidad que brinda la gestión de firmas de manera digital. La opción de firma masiva de documentos mejorará la colaboración en tiempo real y trabajo en equipo.

  • Para mayor seguridad y certeza legal: La firma electrónica asegura el cumplimiento de los requerimientos legales. Puedes facilitar el acceso a la información al tener los documentos disponibles en línea con altos estándares de seguridad, evitando el riesgo que implica el traslado de documentación física.

  • Para mejorar la experiencia del cliente: Reduces la fricción que genera la gestión documental al agregar valor al servicio de tu empresa, mejorando la satisfacción de tus usuarios.

Ahora que conoces cómo funciona la firma electrónica, es momento de que la incorpores en la gestión administrativa de tu empresa, aprovechando los beneficios para el crecimiento de tu negocio.

La parte tecnológica la puedes dejar en las manos de Acepta, adquiriendo el certificado digital para firmas electrónicas que más se adapte a tus necesidades.