La firma de documentos en papel está pasando a la historia. Con la digitalización de este proceso por medio de un software de firma electrónica, las empresas obtienen múltiples beneficios e impactos en su gestión administrativa.
Es así, como la firma electrónica está siendo adoptada en industrias como telecomunicaciones, para facilitar contratos de planes; en la educación, para identificar a estudiantes en procesos de matrículas; en la banca, para apertura de cuentas bancarias; entre otros usos, que reflejan su relevancia y practicidad. Si aún no sabes qué es un firma electrónica y para qué sirve, visita nuestro artículo.
¿Para qué sirve un software de firma electrónica?
Un software de firma electrónica es una herramienta que permite enviar y firmar un documento de manera digital. Además, almacena los documentos en línea, lo que facilita el acceso a la información desde cualquier dispositivo.
De esta manera, un software de firma electrónica sirve para:
-Agilizar la gestión de firmas, ya que al realizarse de manera remota evita el tiempo del traslado de los firmantes.
-Firmar de manera masiva, al permitir que varias personas puedan firmar de manera simultánea.
-Respaldar información, ya que es posible almacenar los documentos firmados en línea y así poder acceder a ellos en cualquier momento, reduciendo el tiempo en la búsqueda.
-Legalizar documentos con certeza jurídica, al usar un software de firma electrónica que esté certificado por el gobierno local.
¿Cuáles software de firma electrónica existen?
Hoy en día, en el mercado peruano, existen 2 tipos de software de firma electrónica:
Software de firma electrónica gratuito: Este sistema ofrece la opción de firma de manera remota, permitiendo enviar el documento a la persona firmante vía email. Esta podrá insertar una imagen de su firma digital en el documento para concretar su aprobación.
La desventaja de esta solución es que las firmas no cuentan con validez legal, entonces, si en un futuro se necesita establecer una instancia jurídica, los documentos no podrían usarse para tal fin.
Software de firma electrónica pagado: Esta herramienta permite firmar documentos de manera remota, validando previamente la identidad de los firmantes con un alto grado de seguridad, a través de diversos métodos de autenticación que incluye tecnología de biometría digital.
Además, el gran diferencial con un sistema gratuito, es que cuenta con certeza legal, al estar certificado por el gobierno local como proveedor de este servicio (Revisa aquí el registro oficial de prestadores de servicios de certificación) lo cual garantiza que las firmas sean legítimas cumpliendo con las leyes locales.
¿Cómo implementar un software de firma electrónica en tu empresa?
Ahora que ya conoces las diferencias entre un software de firma electrónica gratuito y uno pagado, podrás elegir el más conveniente para tu empresa.
En el caso del software de firma electrónica de Acepta distribuido por Sovos, facilita la verificación de identidad con altos estándares de seguridad biométrica de los firmantes, y es compatible con los diferentes tipos de firmas electrónicas, como: PIN, huella digital, HSM, entre otras.
Además, funciona como repositorio y gestor de documentos, permitiendo administrar todo en un mismo lugar. Así será más fácil acceder a la documentación para solicitar la firma de tus colaboradores, clientes o proveedores, teniendo respaldo legal.
Si tu empresa aún no está lista para adquirir un software de firma electrónica, puedes empezar la transformación digital de tus documentos con el certificado digital para firmas electrónicas de Acepta, y convencerte de los beneficios que traerá a tu negocio.