¿Firmar documentos a mano, escanearlos y enviarlos por correo sigue siendo parte de tu rutina? Este proceso no solo consume tiempo, también pone en riesgo la seguridad de la información. Si tu empresa o equipo aún no da el salto hacia soluciones más ágiles y confiables, es momento de entender qué es la firma digital, cómo funciona y por qué se ha convertido en una herramienta clave para trabajar de forma más segura y eficiente.
¿Qué es la firma digital?
Es una herramienta tecnológica que permite firmar documentos de manera electrónica con la misma validez legal que una firma manuscrita. Gracias a su base en criptografía, garantiza la identidad del firmante, la integridad del documento y su no repudio.
En otras palabras, con una firma digital puedes firmar contratos, autorizaciones o cualquier tipo de documento sin necesidad de imprimir, escanear o enviar papeles físicos. Este tipo de firma es ampliamente usada en el sector público y privado, especialmente para agilizar procesos, reducir costos y cumplir con normativas legales en entornos digitales.
¿En qué se diferencia la firma digital de la firma electrónica?
Aunque muchas veces se usan como sinónimos, firma digital y firma electrónica no son lo mismo.
| Característica | Firma electrónica simple | Firma digital |
| Nivel de seguridad | Bajo | Alto |
| Autenticidad del firmante | No siempre verificable | Identidad verificada mediante un certificado digital |
| Validez legal | Limitada, según contexto | Equivalente a una firma manuscrita |
| Uso común | Aceptar términos y condiciones, registros web | Firmar contratos, trámites legales, facturas |
Si quieres conocer más en detalle las diferencias entre cada una, puedes continuar la lectura en este artículo.
¿Para qué sirve la firma digital?
La firma digital permite firmar documentos de forma remota y segura, tanto en contextos personales como empresariales. Algunos ejemplos de uso incluyen:
- Contratos laborales o de prestación de servicios
- Facturación electrónica
- Tramitación de licencias o permisos
- Declaraciones juradas
- Contratos con entidades del Estado
- Documentos tributarios o aduaneros
¿Cómo funciona la firma digital? ¿Es segura?
A través de la criptografía asimétrica, un sistema que funciona con dos claves: una pública y otra privada.
- Clave privada: es secreta y solo la conoce la persona que está firmando. Es como una contraseña personal que nadie más debe saber.
- Clave pública: se puede compartir con otras personas y se usa para verificar la firma de quien la ha creado con su clave privada. La clave pública se obtiene a través de un certificado digital.
Lo interesante es que estas dos claves están conectadas entre sí de una manera matemática. Aunque estén relacionadas, es imposible que alguien, conociendo solo la clave pública, pueda descubrir la clave privada.
Esto hace que las firmas digitales sean muy seguras, porque solo quien tiene la clave privada puede crear la firma digital, pero cualquiera con la clave pública puede comprobar que es auténtica.
Beneficios de usar firma digital
- Reducción de costos y tiempo. Evita impresiones, escaneos y traslados.
- Mayor seguridad jurídica. Está regulada por ley y tiene plena validez legal.
- Sostenibilidad. Disminuye el uso de papel y recursos físicos.
- Flexibilidad. Permite firmar desde cualquier lugar, en cualquier momento.
- Trazabilidad. Cada firma deja registro de hora, identidad y propósito.
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Preguntas frecuentes
- ¿Qué diferencia hay entre el certificado digital y la firma digital?
El certificado digital es como tu identificación digital, mientras la firma digital es el resultado de usar tu certificado digital para “firmar” un archivo digital, asegurando que el documento viene de ti y que no ha sido alterado después de ser firmado.
Más allá de estas diferencias, ambas firmas son complementarias, ya que, para que una firma digital tenga validez legal, es necesario usar un certificado digital en un software de firma digital acreditado por INDECOPI y que pertenezca a Ia Infraestructura Oficial de Firmas Electrónicas (IOFE).
- ¿Cómo obtener una firma digital en Perú?
- Contar con un certificado digital emitido por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por INDECOPI, como Acepta.
- Tener un dispositivo de creación de firma, como un token USB o acceso a una plataforma de firma remota.
- Identificarte presencialmente o mediante una verificación biométrica, según lo exija el proveedor.
En Acepta Perú te acompañamos en todo el proceso para que puedas firmar tus documentos digitales con seguridad, cumplimiento legal y total respaldo.