Si eres parte del mundo notarial, probablemente sabes que desde el 2 de noviembre del 2023 se convirtió en obligación que todos los trámites presentados por los notarios para registrar actos, como compraventas o poderes, deben gestionarse a través del sistema digital SID-SUNARP.
En otras palabras, desde esa fecha, no se aceptan más documentos en papel — salvo en ciertas excepciones —. En este contexto, la firma digital en notaría ha cobrado gran importancia para la gestión de estos documentos. ¿Quieres saber cómo funciona y cómo te beneficia? Acá te lo contamos todo.
En el contexto notarial, ¿qué es la firma digital y cómo funciona?
La firma digital está regulada por la Ley N.º 27269 y su uso en notarías está respaldado por las entidades certificadoras autorizadas — como Acepta — lo que asegura su cumplimiento legal y máxima seguridad. Así que por esto no tendrás que preocuparte, ¡todo está bajo el marco normativo!
Ahora bien, en el contexto notarial, una firma digital es casi imprescindible. Si bien hemos sobrevivido largas décadas utilizando la firma manuscrita, la firma digital viene a simplificarnos la vida, tanto a notarios, como a clientes.
Para notarios, la firma digital facilita la gestión de documentos y genera muchos beneficios que ya te contaremos más adelante, pero para los clientes también es un plus; por ejemplo, evita la necesidad de trasladarse o hacer largas filas para firmar documentos.
¿Cómo funciona la firma digital en una notaría?
Para gestionar los trámites en notaría con una firma digital, se debe hacer uso del SID-SUNARP, el Sistema de Intermediación Digital de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos.
¿De qué trata esta plataforma? Permite, entre otras cosas, que notarios puedan realizar inscripciones de actos registrales de forma electrónica, evitando que los documentos físicos sean llevados a las oficinas de la SUNARP.
De esta manera, los documentos que se envíen a la SID-SUNARP, deben estar firmados digitalmente por los notarios, lo que garantizará que los documentos provengan de una persona autorizada y que estos no han sido alterados.
Beneficios de implementar la firma digital en tu notaría
Con la firma digital en notaría obtienes múltiples beneficios, algunos de ellos son:
- Mejoras tu productividad: disminuye los tiempos de espera y los trámites engorrosos. Con la firma digital podrás agilizar tu gestión, como la autenticación de documentos, verificaciones de identidad, entre otros, mejorando a la vez la productividad en tus labores diarias
- Cumples con las normativas de seguridad: recuerda que la firma digital está respaldada por la Ley N.º 27269, por tanto, la protección de tus clientes contra fraudes o suplantación de identidad está más que asegurada
- Puedes ofrecer servicios a distancia: firma documentos desde cualquier lugar. Ya no es necesario desplazarse para firmar documentos; todo ocurre en el plano digital
- Se reducen los costos operativos: con la firma digital, dejamos de lado nuestra dependencia hacia el papel, el almacenamiento de documentos, etc., lo que se traduce en ahorros significativos para tu oficina
- Te adaptas a un mercado en evolución: recuerda que el mundo cambia y la digitalización cada vez está más presente. Frente a esto, adoptar herramientas como la firma digital te permitirán estar a la vanguardia y avanzar junto con las tendencias tecnológicas.
¿Qué documentos notariales puedes firmar?
La firma digital se puede aplicar en una amplia variedad de trámites notariales, entre ellos:
- Actas de constitución de empresas
- Contratos de compraventa y alquiler
- Declaraciones juradas
- Poderes notariales.
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