En la aclamada serie de televisión Better Call Saul, Jimmy McGill comete un acto de manipulación al alterar documentos físicos de la firma de abogados de su hermano Chuck, con el objetivo de sabotear un acuerdo clave con un importante cliente. Esta falsificación desencadena un grave error en la presentación de documentos legales, lo que lleva a Chuck y su firma a perder al cliente. 

Si en esa época la digitalización de documentos hubiese sido tan popular e importante como lo es ahora, probablemente Chuck habría conseguido de igual forma al cliente, dado que Jimmy no hubiese tenido acceso a documentos tan frágiles como estos. 

Y si bien esto es un solo ejemplo ficticio, lo cierto es que alterar documentos físicos es tan fácil como falsificar una firma manuscrita, por lo que la documentación digital es clave para proteger el acceso a la información y crear entornos laborales más ágiles, productivos y seguros. ¡Descubre aquí cómo puedes abordar este proceso de digitalización en tu empresa!  

Digitalización de documentos: ¿qué es y cuáles son sus beneficios? 

En pocas palabras, significa transformar los documentos analógicos a digitales. Es decir, dejar de documentar todo en papel, imprimir, hacer fotocopias y archivar hojas en carpetas físicas, para pasar a trabajar con archivos digitales a través de “software de digitalización de documentos”. 

Algunos beneficios directos de este proceso son: 

  • Mayor eficiencia operativa; mejoran los flujos de trabajo. 
  • Reducen los tiempos de búsqueda. Localizar documentos es hasta un 50% más rápido con un sistema digital.
  • Ahorro de costos en papeleo y almacenamiento. 
  • De acuerdo con Mordor Intelligence, el 80% de las empresas que implementan la digitalización de sus documentos logran mejorar significativamente la seguridad de su información.
  • Los recursos se usan de forma sostenible. 

Proceso de digitalización de documentos: cómo lograrlo paso a paso 

Según un estudio de Movistar, el 98% de las pymes planeaba destinar en 2024 más del 10% de su presupuesto a tecnología; un incremento del 13% respecto del año anterior. 

Esto nos confirma que la tecnología en las empresas parece ser un proceso inevitable y sin marcha atrás, por eso, es clave mantenerse al día con la transformación digital, como lo es contar con un software de digitalización. 

Y es que no importa el tamaño de tu empresa, sea grande o pequeña, lo más probable es que acumules una gran cantidad de documentos. Acá te dejamos un paso a paso de cómo integrar esta tecnología:  

1. Audita y organiza los documentos 

Antes de empezar, evalúa todos los archivos existentes en tu empresa. Decide cuáles necesitan digitalizarse, elimina duplicados o documentos innecesarios y prioriza aquellos más importantes o de uso frecuente. Si desde el inicio mantienes el orden, los siguientes pasos se harán más sencillos. 

2. Elige las herramientas correctas

El éxito está en los detalles, especialmente al seleccionar el equipo y software adecuado. Por ejemplo:

  • Escáneres de alta resolución: ideales para capturar imágenes claras y precisas, tanto en grandes volúmenes como en documentos delicados.
  • Software de digitalización de documentos: estos ayudan a facilitar la organización, incluyendo — en algunos casos —funciones avanzadas como indexación automática, búsqueda por texto completo y control de acceso.  

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4. Usa tecnologías avanzadas como OCR

La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) convierte documentos en texto editable. Esto permite búsquedas más rápidas, edición de información y mejor accesibilidad. Por ejemplo, obtener datos de facturas o contratos impresos se vuelve sencillo y eficiente.

5. Almacenamiento y gestión documental

Una vez digitalizados, los documentos deben ser almacenados de forma segura y accesible. Aquí es donde entra en juego un buen sistema de gestión documental. Herramientas como esta ayudan no solo a almacenar la información, sino también a clasificarla, compartirla y protegerla frente a accesos no autorizados.

Además, optar por una solución en la nube también garantiza que los documentos sean accesibles desde cualquier lugar, favoreciendo el trabajo remoto y la colaboración en equipo. 

En definitiva, la digitalización de documentos es una herramienta poderosa para modernizar tu empresa y mantenerla competitiva. Con los consejos mencionados, estarás preparado para dar los primeros pasos hacia una mejor gestión documental.  

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