La gestión documental se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas modernas, y no es para menos: vivimos en una era donde la información fluye a gran velocidad, y su correcto manejo puede significar la diferencia entre una operación eficiente o, por el contrario, ¡un caos administrativo!
En este artículo te explicamos qué objetivo tiene la gestión documental y por qué es clave para impulsar la transformación digital de tu empresa.
Qué es la gestión documental
Se trata de un conjunto de prácticas, procesos y herramientas tecnológicas diseñadas para captar, almacenar, organizar, proteger y aprovechar al máximo los documentos e información de una organización. Esto incluye tanto formatos digitales como físicos, gestionando su ciclo de vida desde su creación hasta su eventual eliminación.
Contrario a lo que muchos piensan, la gestión documental no es solo tener archivos ordenados “por si acaso”. Es una estrategia que permite optimizar el acceso, la seguridad y el uso de la información de manera eficiente, lo que a su vez impacta positivamente en la productividad y la competitividad empresarial.
¿Qué objetivo tiene la gestión documental?
El objetivo central de la gestión documental es facilitar la organización y el manejo efectivo de la información dentro de una empresa; esto implica:
- Centralizar la información: uno de los problemas más comunes en las organizaciones es la fragmentación de datos en múltiples plataformas, correos o discos duros. Con un buen sistema de gestión documental, toda la información queda almacenada en un solo lugar, accesible para quienes la necesiten, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Proteger la información sensible: con políticas claras de acceso, herramientas de encriptación y respaldo, se minimizan riesgos de pérdida o robo de información que podrían costar caro a cualquier empresa.
- Reducir costos operativos: las empresas que migran sus documentos al ámbito digital, además de ahorrar espacio físico, también reducen los costos relacionados con papelería, almacenamiento, impresión, etc.
- Apoyar la transformación digital: la gestión documental se alinea con las estrategias de transformación digital al integrar tecnología avanzada como almacenamiento en la nube, automatización de procesos e incluso inteligencia artificial.
- Optimizar los procesos internos: según la serie ISO 30300 — norma internacional sobre la gestión de documentos — un sistema documental bien implementado permite a las organizaciones medir, controlar y mejorar sus procesos, asegurando que sus documentos respalden las decisiones estratégicas.
Cabe mencionar que en Chile, uno de los principales obstáculos para la implementación de la ISO 30300 es la falta de una cultura organizacional que valore la gestión documental como un activo estratégico.
A pesar de la baja adopción, cada vez más empresas chilenas están comprendiendo la importancia de implementar sistemas de gestión documental basados en estándares como la ISO 30300. Esto se debe a los beneficios que ofrece, como la mejora en la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la reducción de riesgos legales.
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Características esenciales de un buen gestor documental
1. Automatización de procesos
Una de las funciones más valiosas e indispensables de un gestor documental es la capacidad de automatizar tareas repetitivas, como la aprobación de facturas o la gestión de contratos.
Con la automatización disminuyen los errores, se agilizan los flujos de trabajo y, en última instancia, mejora la productividad. De acuerdo a un estudio de McKinsey & Company, la automatización puede aumentar la productividad hasta un 25%.
2. Integración con otras herramientas
Un gestor documental efectivo debe integrarse fácilmente con las plataformas que ya utilizas, como correos electrónicos, soluciones de almacenamiento en la nube y sistemas ERP o CRM. Esto permite centralizar la información y mantener un flujo constante y eficiente de datos entre las distintas áreas de tu empresa.
3. Accesibilidad y movilidad
En tiempos donde la flexibilidad laboral es esencial, un gestor documental debe ofrecer acceso remoto a los documentos desde cualquier dispositivo, garantizando la colaboración en tiempo real, especialmente para equipos que trabajan desde diferentes ubicaciones.
4. Seguridad robusta
La protección de tus datos es crucial. Un gestor documental debe contar con cifrado avanzado, permisos de acceso segmentados y respaldo automático de información para prevenir pérdidas o accesos no autorizados.
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5. Escalabilidad
Finalmente, la capacidad de adaptarse al crecimiento de tu empresa es esencial. A medida que aumentan los volúmenes de información, el sistema debe escalar sin comprometer el rendimiento.
¿Todo listo para dar el siguiente paso en la transformación digital de tu negocio? También te puedes ayudar de nuestro artículo Cómo abordar el proceso de digitalización de documentos en tu empresa para obtener más información y consejos útiles.
Disfruta de los beneficios de la digitalización
Un sistema de gestión documental no solo optimiza tus operaciones, también protege la información y reduce costos. Además, al integrarlo con una firma electrónica, puedes automatizar procesos clave, como firmar contratos o enviar documentos legales sin perder tiempo ni esfuerzo.