En un mundo que gira cada vez más hacia la virtualidad, saber cómo firmar digitalmente un documento es esencial para no quedarse atrás en la evolución de la sociedad, perder oportunidades únicas o valioso tiempo imposible de recuperar.
Ya sea para fines laborales, trámites legales o procesos financieros, de seguro en algún momento te enfrentarás a este desafío. Y lo mejor de todo, es que este reto es tan sencillo de abordar que es una victoria asegurada y te abrirá miles de puertas, tanto digitales como en el mundo real.
En este artículo te presentamos todo lo necesario para que ese documento que espera tu firma salga de la lista de pendientes. Sigue leyendo que te contamos lo que necesitas para realizar este proceso, cómo hacerlo en un documento PDF y cómo hacerlo en un documento Word.
¿Preparado? Esto será más rápido que decir Acepta. ¡Partimos!
Qué necesito para firmar un documento digital
Para firmar un documento digital solo necesitas tres cosas: el documento virtual, el software que te permite leer el documento y una firma electrónica.
El documento virtual es lo que firmarás y generalmente puede venir en dos formatos:
- Formato PDF: Es un documento en un formato universal que permite su lectura en una gran cantidad de softwares y dispositivos. Es sencillo de reconocer, ya que solo permite la lectura o unos pocos cambios, y contiene el término “.pdf” al final del nombre del archivo.
- Formato Word: Es un documento en el clásico formato de Microsoft Word, el programa más extendido para escribir y editar textos en cualquier computador, aunque también puede venir solo con el permiso de lectura (sin posibilidad de modificación). Se puede reconocer porque al final del nombre del archivo hay un “.docx”.
Respecto al software que te permita leer el documento, dependerá en gran medida del formato del mismo. Para PDF el más extendido y usado es Adobe Acrobat, mientras que para Word sin duda es Microsoft Word, parte de la Suite de Microsoft 365.
Finalmente, una firma electrónica es un archivo que valida tu identidad virtual tal como lo hace un carnet de identidad, pero con mayores ventajas en seguridad, facilidad de uso y ahorro de tiempo que una firma tradicional. Y bueno, es la que te permite firmar digitalmente.
Si ya tienes la tuya, ¡esto será mucho más rápido! Pero si aún no sabes qué es o cómo tener una, te invitamos a revisar nuestro artículo para obtener tu firma electrónica por primera vez.
Cómo firmar un documento en PDF con firma electrónica
Para firmar un documento en PDF con firma electrónica debes realizar el proceso en el computador donde tengas instalada tu firma, además te recomendamos hacerlo a través de Adobe Acrobat por su facilidad de uso y verificación. Aunque no te preocupes, de seguro tu computador ya lo trae entre sus programas.
Una vez tengas abierto el archivo que deseas firmar en Adobe Acrobat, sigue estos sencillos pasos:
- Selecciona la opción “Herramientas” ubicada en la parte superior o al costado del documento que abriste (esto dependerá de la versión del programa que tengas).
- Dirígete a la sección de “Formularios y Firmas” y haz clic en “Certificados”.
- Elige la opción de firma digital y presiona “Aceptar”.
- Ahora, dirígete al lugar donde quieres insertar tu firma en el documento. Una vez ahí, mantén presionado el botón izquierdo del mouse y desplaza el cursor definiendo el área donde quieres que se ubique tu firma. Se verá como dibujar un recuadro azul.
- Una vez hayas delimitado la zona, se desplegará una ventana que te ofrecerá todas las firmas que tienes guardadas en el computador. Elige la que corresponda y da clic en “Continuar”.
- Se abrirá otra ventana con la firma a utilizar para que puedas corroborar que todos los datos están en orden, si es así, da clic en “Firmar”.
- Finalmente, se desplegará una ventana para guardar el nuevo documento firmado. Si deseas mantener el archivo original sin tu firma, modifica el nombre del nuevo documento firmado. Si no es así, conserva el mismo nombre y se reemplazará automáticamente. Da clic en “Guardar”.
¡Y ya está! Tendrás un documento PDF firmado con seguridad y facilidad. Ahora, si lo que quieres es validar un documento Word, te lo contamos enseguida.
Cómo usar una firma digital en un documento Word
Si quieres saber cómo usar una firma digital en un documento Word, te lo contamos sin demora. Solo debes hacerlo en el computador donde tengas instalada tu firma electrónica y seguir estos pasos:
- Una vez tengas abierto el documento en Microsoft Word, dirígete al lugar donde quieres firmar. Si no hay una línea de firma, haz clic derecho ahí.
- Selecciona la opción “Insertar”, haz clic en la lista “Línea de firma” y elige “Línea de firma de Microsoft Office”. Rellena la información que se te solicita y da clic en “Aceptar”. Así se generará la línea de firma.
- Ahora, si el documento ya trae la línea de firma o la acabas de crear, haz clic derecho sobre ella y selecciona “Firma”. Si el documento viene en formato de “Solo lectura”, se desplegará un recuadro donde deberás presionar en “Editar de todos modos”.
- Busca y elige la firma electrónica. Da clic en “Seleccionar” y luego en “Firmar”.
¡Felicidades! Has logrado firmar tu documento. Solo recuerda guardarlo para no perder los cambios realizados.
Como viste, sumarte a la digitalización de los documentos y trámites que debes realizar día a día es muy sencillo. Y es que la firma electrónica ofrece muchos otros beneficios que te invitamos a descubrir, por ejemplo para los emprendedores y sus negocios al realizar boletas electrónicas.
¡Esperamos que este artículo te ayude a iniciar una nueva etapa en tu desarrollo!
Elige Acepta para comprar una firma electrónica
Elige Acepta para comprar tu certificado digital (también conocida como firma electrónica simple ) o tu firma electrónica avanzada, y únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital.
Llevamos más de 20 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos legales, financieros y tributarios. Revisa nuestros certificados digitales de duración anual, certificados de 2 años o certificados de 3 años de vigencia.
¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.