Buscar un contrato entre pilas de archivadores, gastar tiempo en tareas repetitivas, perder información valiosa por errores humanos…¿Alguno de estos problemas te resulta familiar? Si es así, tal vez sea momento de considerar seriamente la digitalización de documentos en tu empresa. ¡Conoce acá qué debes considerar para llevar a cabo este proceso! 

Digitalización en Perú: ¿cómo está el panorama actual? 

Según un estudio de Think Digital Report 2024, el 76% de las empresas peruanas ya ha iniciado su transformación digital. Esto indica que muchas organizaciones están avanzando hacia modelos más eficientes y competitivos, donde la digitalización de documentos es un paso clave para dejar atrás los procesos manuales y lentos.

En este contexto, adoptar la digitalización de documentos ya no es una opción, sino una necesidad para seguir siendo competitivos. Modernizar los procesos documentales permite a las empresas responder con mayor agilidad, reducir errores y optimizar recursos en un entorno que avanza con rapidez hacia lo digital.

Y bien, ¿qué es la digitalización de documentos? 

Consiste en convertir archivos físicos a digitales mediante herramientas tecnológicas, como escáneres o software de gestión documental. Pero va más allá de escanear papeles: implica organizar, almacenar y proteger esa información para que esté disponible en segundos, desde cualquier lugar. 

Para quienes se preguntan ¿cómo digitalizar una pequeña empresa?, este proceso representa un punto de partida clave para avanzar hacia una empresa digital.  

Por qué digitalizar los documentos de tu negocio

  • Ahorro de espacio y materiales: al dejar de usar papel, puedes liberar espacio físico en tu oficina y reducir costos de impresión y almacenamiento. 
  • Acceso rápido a la información: basta una búsqueda digital para encontrar el documento que necesitas. Esto agiliza las decisiones y evita retrasos.  
  • Automatización de procesos: los documentos digitalizados permiten automatizar tareas como el envío de reportes, la validación de contratos o la emisión de facturas. Este punto es clave para avanzar hacia la trasformación digital de las empresas.  
  • Mayor seguridad: los archivos digitales pueden contar con copias de respaldo y medidas de seguridad digital que los protejan frente a robos, incendios o pérdidas accidentales.  
  • Promueves prácticas sostenibles: al digitalizar documentos, se reduce significativamente el consumo de papel. Además, al optimizar el uso de recursos y minimizar el desperdicio, se fomenta una cultura empresarial más consciente y responsable con el medio ambiente. 

Esta práctica no solo beneficia al planeta, sino que también mejora la imagen de la empresa ante clientes y socios que valoran la sostenibilidad. Si te interesa este tema, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo lograr que tu empresa sea sostenible, con tips y recomendaciones. 

6 Pasos esenciales para llevar a cabo una digitalización eficiente 

Evalúa tus documentos actuales

Revisa qué tipo de documentos maneja tu empresa (contratos, boletas, facturas, fichas de clientes) y cuáles necesitas digitalizar con mayor urgencia.

Clasifica y prioriza

No necesitas digitalizar todo de golpe. Comienza con los archivos más utilizados o los más sensibles para el negocio.

Utiliza herramientas adecuadas

Desde escáneres de alta resolución hasta software de gestión documental, elige soluciones adaptadas al tamaño de tu empresa. Si emites comprobantes o necesitas firmar digitalmente, asegúrate de contar con herramientas compatibles y seguras.

Establece una estructura de almacenamiento

Define carpetas, nombres de archivo y protocolos para que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a la información.

Capacita a tu equipo

Asegúrate de que quienes manipulan los documentos conozcan el nuevo flujo de trabajo. Esto reducirá errores y facilitará la transición hacia una cultura digital.

Haz copias de seguridad periódicas

Aunque tengas todo digitalizado, nunca está de más tener respaldos seguros en la nube o en discos duros externos. ¡Este te garantiza la continuidad del negocio ante cualquier imprevisto! 

Lee también: Qué es la seguridad digital y cómo implementarla en tu empresa 

¡Moderniza tu empresa desde lo básico! 

Dar el salto a una empresa digital no significa adoptar tecnología solo por moda. Se trata de resolver problemas cotidianos que afectan tu productividad y, muchas veces, tu rentabilidad. La digitalización de documentos es una solución simple, pero poderosa, para comenzar ese camino. 

Si te interesó este artículo, te recomendamos seguir leyendo más en nuestra sección de Blog en el sitio web; donde podrás encontrar contenido valioso sobre transformación digital en las empresas y otros temas relevantes para modernizar tu negocio.