Así como un viajero necesita un pasaporte para demostrar su identidad y el motivo de su viaje, las mercancías también requieren un documento que acredite su origen y destino. Ese documento es la guía de despacho. Si tienes un emprendimiento y aún no sabes qué es una guía de despacho, ¡quédate a leer este post! Al finalizar este artículo sabrás con exactitud qué es este documento tributario, para qué sirve y cómo obtenerlo. ¡Comencemos!
¿Qué es una guía de despacho?
La guía de despacho es un documento tributario esencial en el traslado de mercaderías, ya sea para ventas o simplemente para movimientos internos de productos.
En Chile, su emisión es obligatoria y permite acreditar que el envío de los bienes es legal, lo que protege tanto al vendedor, como al receptor y al transportista en caso de fiscalización. Si una autoridad detiene el transporte y no se presenta este documento, se podría presumir que los productos tienen un origen dudoso, arriesgando sanciones.
Otro aspecto importante es la trazabilidad.
Gracias a la emisión de guías de despacho, es posible seguir el rastro de los productos desde su punto de origen hasta su destino final. Esto es fundamental no solo en caso de fiscalización, sino también para la gestión interna de inventarios y para asegurar que los productos lleguen en tiempo y forma a su destino.
Cuándo es necesaria la guía de despacho
Cuando se acuerda no emitir una factura en el momento de la entrega de los productos.
Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), la guía de despacho debe emitirse obligatoriamente si se decide posponer la factura y siempre que se trasladen bienes, sea o no una venta.
Además, debe cumplir con las normas legales especificadas en la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, y seguir los lineamientos del reglamento correspondiente.
¿Quién emite la guía de despacho?
Debe ser emitida por el vendedor o quien presta el servicio, y enviarla a la dirección del comprador o cliente, para documentar el envío de productos.
Qué debe incluir una guía de despacho: requisitos a considerar
Ahora que sabes qué es una guía de despacho y cuándo es necesaria, es momento de emitirla. Pero antes de eso, recuerda tener en cuenta los siguientes requisitos:
- Fecha en que se hará el envío o retiro de los productos.
- Nombre, dirección y RUT, tanto del emisor, receptor y transportista.
- Los productos enviados o retirados deben estar numerados de manera correlativa, indicando la cantidad y el precio unitario de cada uno.
- Registrar la patente del vehículo que realizará el transporte de carga.
¡Importante!
Si eres emisor de la guía de despacho, deberás conservar los duplicados de las guías durante 6 años. Por otro lado, el cuadruplicado, el documento original y la segunda copia se entregarán al receptor.
En el caso de las guías de despacho emitidas por las empresas expendedoras de combustible, es necesario registrar la patente del vehículo que está cargando el combustible.
8 Tipos de guías de despacho
- Constituye venta: Usada cuando el producto ya fue enviado, pero la factura llegará después.
- Venta por efectuar: Se utiliza cuando los productos se envían antes de fijar el precio final, y donde la venta ya se pactó con el cliente.
- Consignaciones: Este traslado documenta el envío de mercancías consignadas a terceros que, aunque no son los titulares legales, cuentan con el permiso para comercializarlas.
- Entrega gratuita: Para registrar envíos de productos que no se venden.
- Traslados internos: Se emiten cuando las empresas realizan movimientos de mercancías entre sus propios almacenes o sucursales.
- De devolución: En este caso, la guía de despacho tiene el propósito de garantizar el traslado de mercancía que fue devuelta, ya sea por el cliente o comprador.
- Exportación no comercial: Para productos enviados al extranjero, pero que no constituyen una venta.
- Exportación comercial: Cuando los productos exportados sí forman parte de una venta.
Cómo hacer una guía de despacho
El proceso de emisión de una guía de despacho ha sido simplificado en gran medida gracias a la digitalización. Hoy en día, las guías de despacho deben emitirse electrónicamente, lo que no solo genera un mayor control, sino también facilita la fiscalización y mejora la eficiencia del proceso.
Es así que las empresas con ventas anuales de hasta $500 millones pueden utilizar el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Solo necesitan: su RUT, contraseña de empresa, o un Certificado Digital. El SII también ofrece un instructivo claro y paso a paso para facilitar la creación de guías de despacho electrónicas.
Acá te detallamos el procedimiento:
- Paso 1: Ingresa al sitio web el SII: www.sii.cl
- Paso 2: En el menú superior, haz clic en “Servicios Online”. Se desplegarán varias opciones. Haz clic en “Factura Electrónica”.
- Paso 3: Ingresa a “Sistema de Facturación gratuito del SII” > “Emisión de documentos tributarios electrónicos” > Guía de despacho electrónica.
- Paso 4: Ahora debes ingresar como contribuyente, con tu RUT y Clave Tributaria. ¡Ojo! No inicies sesión con tu RUT de empresa, sólo se puede acceder a esta funcionalidad con el RUT de la persona representante ante el SII.
- Paso 5: Completa los datos de la guía de despacho con los requisitos que te mencionamos anteriormente.
- Paso 6: Revisa los datos ingresados y, si estás de acuerdo con el contenido, haz clic en “Firmar y enviar”. ¡Y listo! Ya tienes tu guía de despacho.
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Cómo anular una guía de despacho electrónica
De acuerdo al SII, en caso de emitir una guía de despacho electrónica:
- No se puede modificar: Una vez emitida y firmada digitalmente, es como un documento oficial que no se puede cambiar.
- Para anularla: Debes registrarla como anulada en el “Libro de guías electrónico”.
- Si usas el sistema gratuito del SII: Tienes que entrar a la sección de documentos emitidos y buscar la guía que quieres anular. Allí encontrarás una opción para registrar la anulación. Te debería llegar un mail informándote de la anulación.
Si no tienes la opción de anular la guía de despacho, es probable que el documento ya esté vinculado a una factura de ventas. En este caso, deberás anular la factura de venta y, posteriormente, generar una nota de crédito para documentar esta operación.
Elige tu certificado digital Acepta y firma todo tipo de documentos tributarios
Si tienes un emprendimiento, es importante que conozcas qué es la guía de despacho y cómo puedes emitirla. ¡Esperamos que este artículo te haya ayudado a resolver tus dudas al respecto!
Por último, recuerda que con Acepta puedes firmar tus documentos digitalmente, ya sea a través de un Certificado Digital, o bien a través de una firma electrónica avanzada. La experiencia nos avala: llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios.
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