¿Tienes una empresa y buscas mantener tus procesos comerciales en perfecto orden? La orden de compra es tu aliada esencial. Esta herramienta te permite gestionar la adquisición de bienes o servicios de manera formal y organizada. ¡Conoce aquí cómo hacer una orden de compra en Chile y para qué sirve en distintos contextos comerciales!
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (OC) es un documento formal que una empresa o institución emite para solicitar la adquisición de productos o servicios. Este documento detalla los términos y condiciones del pedido, como la cantidad de productos, el precio acordado y los plazos de entrega.
En otras palabras, es simplemente poner en papel lo que le comprarás a otra empresa.
Este instrumento es utilizado tanto por grandes empresas como por pequeñas y medianas (pymes), y su objetivo principal es garantizar que la transacción sea clara y que ambas partes (comprador y proveedor) estén alineadas en las condiciones del acuerdo.
Elementos principales de una orden de compra
- 1. Datos del comprador: Información detallada de la empresa o persona que solicita los productos.
- 2. Datos del proveedor: Información de la empresa o persona que suministra los bienes o servicios.
- 3. Descripción del producto o servicio: Detalle específico de lo que se está solicitando, incluyendo cantidades.
- 4. Condiciones de pago: Modo y plazos de pago acordados entre las partes.
- 5. Plazos de entrega: Fecha o período en el que se espera recibir los bienes o servicios.
- 6. Firmas: Aprobaciones de ambas partes para formalizar el acuerdo.
Cómo hacer una orden de compra
Lo primero que debes saber es que no hay un formato estandarizado para hacer una orden de compra, ya que no es un documento tributario, por tanto, no es como una factura o una guía de despacho, que ya tienen ciertos formatos establecidos por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Por lo mismo, son muchos los emprendedores que se preguntan cómo hacer una orden de compra. Afortunadamente, es más sencillo de lo que parece. ¡Aquí te facilitamos un formato para que puedas generar tu orden de compra de forma clara y completa!
Paso 1: Recolecta la información necesaria
Antes de redactar tu OC, asegúrate de tener a mano todos los datos relevantes:
- Nombre y detalles del proveedor.
- Descripción detallada de los productos o servicios que vas a solicitar.
- Precio acordado y condiciones de pago.
- Fecha y lugar de entrega.
- Número de referencia del pedido (para llevar un mejor control).
Paso 2: Usa un formato estandarizado
Aunque puedes hacer una orden de compra en un simple documento de texto, lo ideal es que siempre uses el mismo formato. Puedes crear una plantilla en Excel, Word o utilizar software especializado en gestión de compras.
Algunas plataformas contables, como FacturaSencilla o Softland CRM, también ofrecen herramientas para generar órdenes de compra automáticamente.
Paso 3: Completa los datos básicos
En el formato de la OC, incluye los siguientes datos:
- Logo de tu empresa: Siempre es importante mostrar formalidad en nuestros documentos.
- Encabezado: El nombre “Orden de compra” y un número de referencia único.
- Información del comprador y proveedor: Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico.
- Fecha de emisión: La fecha en la que se emite la OC.
Paso 4: Detalla los productos o servicios
Especifica con claridad cada uno de los productos o servicios que estás adquiriendo. Indica:
- Descripción detallada.
- Cantidad solicitada.
- Precio unitario y total por cada ítem.
Por ejemplo, si estás comprando materiales de construcción, detalla el tipo de material (como cemento, ladrillos, etc.), la cantidad, y el precio por unidad.
Paso 5: Establece los términos de pago y entrega
Define claramente las condiciones de pago; si será al contado, con transferencia bancaria, o a crédito. También, es crucial especificar los plazos y condiciones de entrega: la fecha límite, lugar y cualquier otro detalle relevante.
Paso 6: Firma y envía la orden de compra
Una vez que hayas completado todos los detalles, la OC debe ser firmada por la persona autorizada para formalizar el pedido. Luego, se envía al proveedor por correo electrónico o a través de una plataforma de gestión de compras.
Podrías utilizar un Certificado Digital o firma electrónica simple para llevar a cabo este proceso. Recuerda que estas firmas son jurídicamente vinculantes de acuerdo a la Ley 19.799.
[Descargar Plantilla Orden de compra]
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¿Para qué sirve una orden de compra?
Una orden de compra no solo actúa como un contrato entre el comprador y el proveedor, sino que también tiene múltiples propósitos dentro de la gestión empresarial:
1. Control y seguimiento
Las órdenes de compra permiten a las empresas llevar un control detallado de sus gastos y de los productos o servicios adquiridos. Esto facilita el seguimiento de los pedidos, asegurando que se cumplan los tiempos de entrega y las condiciones acordadas.
2. Garantía de cumplimiento
Al ser un documento legalmente vinculante, una orden de compra protege a ambas partes en caso de incumplimiento. Si uno de los términos acordados no se respeta, este documento puede utilizarse para exigir responsabilidades.
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3. Optimización de procesos internos
Las órdenes de compra ayudan a organizar el proceso de adquisición, evitando errores y omisiones.
Una orden de compra es un documento esencial para la gestión de compras de cualquier empresa en Chile. Saber cómo hacer una orden de compra correctamente no solo te ayudará a tener un mayor control sobre los gastos, sino que también garantizará transacciones claras y ordenadas con tus proveedores.
¡Sigue los pasos y recomendaciones que te hemos dado y verás cómo este proceso se convierte en una herramienta clave para el éxito de tu negocio!
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