De seguro habrás escuchado el término más de una vez, y es que es tan cotidiano que lo escuchamos incluso al comprar nuestros alimentos y pasar por caja: “¿boleta o factura?”. Sin embargo, a pesar de su cercanía, muy pocas personas podrían decir sin dudar qué es una factura electrónica.
Ya seas un curioso por la temática o un emprendedor naciente que busca impulsar su idea ganadora, hoy podrás decir con total certeza qué es. Y no solo eso, también serás capaz de reconocer una falsa de una original, cómo poder emitirlas y cuáles son sus beneficios.
Sigue leyendo y aprende todo lo necesario para aprovechar al máximo un instrumento que te acompaña día a día, y que será clave en cualquier negocio que desees impulsar.
Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica es un instrumento digital que respalda las operaciones comerciales entre contribuyentes.
O explicado en fácil, es un documento virtual que acredita un intercambio comercial entre personas que tengan inicio de actividades en el Servicio de Impuestos Internos (SII), tal como lo hace una boleta común, solo que esta ofrece mayor información y facilita el registro de los datos para una posterior devolución de impuestos.
De esta forma, si te lo explicamos aún más fácil, es igual que una factura tradicional solo que se genera y envía por medios digitales. Así cumple la misma función que su versión en papel, pero ofrece grandes ventajas y facilidades gracias a la tecnología.
Pero si es digital, ¿cómo reconocer una factura válida de una que podría ser una estafa? Hay ciertos criterios que puedes revisar para corroborar su originalidad, en cualquier momento y en cualquier lugar.
Características de una factura electrónica
Más allá del rasgo distintivo obvio de no estar únicamente en papel, puedes reconocer un factura electrónica por las siguientes características:
- Presenta la firma electrónica de la persona que la emitió.
- La numeración única de la factura (folio) es autorizada por el Servicio de Impuestos Internos a través de internet.
- Si se imprime en papel, no es necesario que lleve ningún timbre o formato oficial.
- Su validez y originalidad se puede revisar cómodamente en la web del Servicio de Impuestos Internos.
Por todo lo anterior, las facturas electrónicas son archivos seguros y legalmente emitidos, eso sí, siempre que estén autorizados por el Servicio de Impuestos Internos. ¿Qué se necesita para esa autorización? Te lo contamos sin demora.
Requisitos para poder emitir facturas electrónicas
Al ser obligatorias las facturas electrónicas en Chile, existe todo un proceso de postulación con algunos requisitos que de seguro ya cumples o estás en proceso de hacerlo, y donde en Acepta podemos ser un aliado para hacerlos mucho más sencillos.
Para iniciar tu postulación como emisor de factura electrónica y pasar a la fase de prueba, debes:
- Ser el representante legal del contribuyente interesado en realizar la emisión. Recuerda que el contribuyente es una persona natural (negocio con el mismo RUT de la persona); o persona jurídica (empresa con su propio RUT y puede ser formada por una o más personas).
- Contar con un certificado digital o firma electrónica simple que acredite tu identidad, algo que en Acepta podemos ayudarte a resolver en poco tiempo y con la mayor seguridad que ofrece nuestra tecnología.
- Contar con inicio de actividades en el Servicio de Impuestos Internos.
- Ser contribuyente de primera categoría.
- No estar en la condición de querellado, procesado o acusado por delitos tributarios.
- Ser contribuyente de IVA y contar con verificación de actividades en terreno.
Cumpliendo estos requisitos, no debería haber mayor problema para que puedas tener una postulación aprobada e iniciar el proceso de certificación o pruebas.
Si tienes más dudas sobre estos requisitos o los siguientes pasos, revisa en la web del SII la información a disposición sobre la postulación para factura electrónica.
Beneficios de las facturas electrónicas
Gracias a las características y requisitos que te acabamos de presentar, los beneficios de las facturas electrónicas impactan directamente en las personas, negocios y la sociedad en general.
Algunos de los aspectos más destacables son tres:
1.- Comodidad de uso:
Gracias a la posibilidad de realizar la emisión de la factura y su firma a través de internet, entrega una gran comodidad en tiempo y gestión.
Puede ser emitida, recibida, firmada, procesada y almacenada, desde cualquier lugar del mundo con una conexión a internet y en cualquier horario.
Ya no es necesario cargar y acumular grandes cantidades de papel, gestionar el timbre que deberían llevar o asistir a cualquier oficina para ejecutar un intercambio comercial.
2.- Seguridad:
Gracias al proceso de seguimiento que realiza al SII y a las grandes ventajas que ofrecen las firmas electrónicas, las falsificaciones son increíblemente menos probables que en papel.
Los requisitos para aprobar la postulación del SII apuntan a cubrir y validar minuciosamente a los emisores, poniendo incluso a disposición una plataforma para que cualquier persona sea capaz de revisar la factura que recibe.
Además, gracias a la seguridad de encriptación de datos que ofrecen las firmas electrónicas, confiar en la identidad de la persona que valida los documentos al otro lado de la pantalla, dejó de ser un problema.
Por último, el almacenamiento virtual permite gozar de un respaldo accesible en cualquier momento, por lo que recuperar una factura o solo buscar una en específico, se volvió una tarea abordable con tan solo un par de clics.
3.- Mejor control tributario:
Debido al almacenamiento y procesamiento virtual de las facturas por parte del Servicio de Impuestos Internos, todo el sistema tributario se beneficia al permitir un seguimiento digital mucho más riguroso.
Cobrar la devolución de impuestos se ha vuelto algo muy sencillo, también comprobar quién evade o falsifica un documento. De esta manera la sociedad entera se beneficia, ya que los impuestos son los fondos que posteriormente serán redistribuidos en todo el Estado para financiar salud, educación, seguridad, entre otras.
¡Esperamos que este contenido te sea de ayuda! Muchas veces puede parecer confuso enfrentarse a un mundo desconocido o lleno de palabras técnicas, pero al igual que hacer boletas electrónicas, descubrirás que la tecnología es un aliado fundamental para no solo hacer más fácil la tarea, también evitar cualquier error que te pueda perjudicar en algún momento.
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