¿Tienes dudas sobre qué es la firma electrónica simple? ¡No te preocupes! Al finalizar este artículo, descubrirás qué es, cómo funciona, en qué se diferencia de la avanzada y para qué tipo de trámites te puede servir.
La economía digital está llena de desafíos, pero sabemos que también desborda oportunidades para las empresas y profesionales. Si estás buscando en la tecnología un nuevo aliado, ¡estás en el lugar correcto!
Sigue leyendo, porque en este artículo te acompañaremos en la aventura por mejorar tus trámites legales y procesos tributarios. ¿Todo preparado? ¡Partimos!
Qué es la firma electrónica simple
La firma digital simple o firma electrónica simple es, en pocas palabras, una versión digital de tu firma normal en papel. Esta sirve para garantizar que tú eres quien dices ser en las plataformas digitales, evitando así estafas virtuales, fraudes y otro tipo de delitos ligados a la ciberseguridad.
Esta firma también es comúnmente conocida como certificado digital, podrás encontrar muchas definiciones: desde las más técnicas, hasta las que explican su uso con equivalencias. Por ejemplo, para el SII, un certificado digital es el equivalente a un carnet virtual.
Sea cual sea la definición, este tipo de firma tiene tres características fundamentales:
- Es un archivo electrónico que puede almacenarse en cualquier plataforma que lo permita, entregando un nivel de seguridad y privacidad distinto a un instrumento físico.
- A diferencia de la firma electrónica avanzada, la firma simple no requiere un nivel de seguridad tan sofisticado, pero sigue siendo útil para una amplia variedad de usos. Si quieres profundizar en sus diferencias, te recomendamos leer ¿Cuál usar? Diferencias entre firma electrónica simple y firma avanzada.
La elección entre una firma electrónica simple y una avanzada dependerá de las necesidades específicas de tu negocio. Si bien la firma avanzada es más segura, en muchos casos una firma simple será suficiente.
- Su valor como prueba de identidad está tan reconocido legalmente, que es igual a una firma en papel.
Para qué sirve la firma electrónica simple en el SII
Su uso está especialmente relacionado con la firma de documentos tributarios electrónicos a través de la plataforma del Servicio de Impuestos Internos. En este sentido, la firma digital simple te sirva para firmar:
- Facturas electrónicas.
- Notas de crédito.
- Guías de despacho.
- Facturas de exportación.
- Liquidaciones de facturas, entre otros trámites.
Firma electrónica simple en el área de recursos humanos
Por otro lado, la firma simple en el área de recursos humanos, también resulta útil para una amplia variedad de documentos, como:
- Contratos de trabajo.
- Liquidaciones de sueldo.
- Solicitudes de vacaciones.
- Anexos de trabajo, entre otros.
Otros trámites en los que te puede servir la firma electrónica simple:
- Para contratos con proveedores.
- Acuerdos de confidencialidad.
- Contratos de arriendo.
- Recepción de mercaderías.
- Firmar recepción de correos electrónicos, y mucho más.
Te puede interesar: Cómo hacer una firma electrónica por primera vez
Por qué usar la firma electrónica simple: 5 beneficios
- Garantizar la autenticidad de documentos: Ideal para validar la identidad de los firmantes en transacciones o contratos, especialmente en entornos digitales.
- Optimizar procesos administrativos: Permite ahorrar tiempo y dinero al eliminar la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear documentos.
- Cumplir con obligaciones legales: Muchos trámites, especialmente en el ámbito tributario, ahora exigen o permiten el uso de firmas electrónicas simples.
- Mejorar la sostenibilidad ambiental: Al reducir el uso de papel y la huella de carbono asociada con la impresión, contribuyes a los objetivos medioambientales de tu empresa.
- Facilitar la contabilidad: La firma electrónica simplifica la gestión de documentos fiscales y tributarios, permitiendo firmar y enviar todo digitalmente.
Ahora que sabes sus usos y beneficios, ¿tienes más interés por utilizar la firma simple? ¡Comienza ya! Conoce cómo puedes firmar digitalmente un documento.
¿Qué tan segura es una firma electrónica simple?
Ahora bien, si desde la duda legítima o la desconfianza generacional te preguntas “¿cómo es un instrumento tan confiable entre tantas estafas virtuales?”
Lo cierto es que las garantías legales de una firma electrónica en Chile son amplias, e incluso fueron pioneras. Se debe, nada más y nada menos, que a la Ley 19.799: sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de identificación de dicha firma.
Esta legislación, vigente desde el 2002, ha sido la encargada de garantizar todo un sistema de instituciones y servicios que fiscalizan y promueven altos estándares de seguridad.
La llamada Ley de Firma Electrónica (LFE), estableció un marco legal fundamental para el desarrollo de esta tecnología y todo el mercado que la rodea: definió la firma electrónica como un equivalente a la firma en papel.
¿Qué tiene de importante? Te lo explicamos en fácil: en Chile toda firma se presume como válida, excepto si con pruebas se demuestra lo contrario. Entonces, la LFE otorgó la misma persecución judicial y consecuencias penales, a cualquier falsificación o mal uso de una firma electrónica.
Si a esto le sumamos que, gracias a la tecnología es mucho más fácil detectar falsificaciones e identificar a los responsables, tenemos la fórmula perfecta: una firma más segura que la tradicional.
Es así como, para la tranquilidad y comodidad de toda la sociedad, los certificados digitales pueden ser usados con toda confianza para diversos trámites públicos y privados: ¡son más de 20 años de experiencias sin problemas!
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