En Chile, la firma digital —aunque más conocida como firma electrónica — se ha convertido en una herramienta legalmente válida y segura para la formalización de contratos laborales. 

En Acepta, como creadores de estas soluciones tecnológicas, hemos visto las ventajas que este avance ha traído para empleadores y empleados; por eso, hoy queremos guiarte en el paso a paso de cómo usar una firma digital en contratos de trabajo. Descubre aquí cómo hacerlo y qué ventajas trae consigo. 

¿Qué validez tiene un contrato firmado digitalmente?

De acuerdo a la Ley N°19.799, en el inciso 1° del artículo 3°, todos los actos y contratos otorgados o celebrados a través de una firma electrónica, tienen el mismo valor legal que aquellos que se realizan con una firma manuscrita. Así que, ¡no te preocupes! Tus documentos tendrán el respaldo de la ley. 

Qué es una firma digital o electrónica

Ahora, sobre la firma digital o electrónica, esta es un conjunto de datos en formato digital que permite identificar al firmante y que está vinculada de manera única a esa persona. 

En Chile, existen dos tipos de firmas digitales reconocidas por la ley antes mencionada: 

  • Firma electrónica simple: También conocida como certificado digital, es sencilla de adquirir, y generalmente se usa para transacciones de menor relevancia y riesgo.
  • Firma electrónica avanzada: La firma electrónica avanzada ofrece un mayor nivel de seguridad y autenticidad, ya que requiere mayores pasos para su validación. Además, ofrece otros atributos, como la capacidad de detectar cualquier modificación futura en los documentos que manejas.

Paso a paso para incorporar la firma digital en contratos de trabajo

1. Redacta el contrato 

El primer paso será la redacción del contrato de trabajo en un documento digital. De seguro tú o tu equipo ya manejan cómo escribirlo, pero si eres un principiante en ello, recuerda que debes agregar todas las cláusulas y condiciones acordadas entre el empleador y el empleado. 

Además, el Código del Trabajo en su artículo 10, establece que obligatoriamente debe incluir:

  • Lugar y fecha del contrato.
  • Individualización de las partes, indicando nacionalidad, domicilio, fechas de nacimiento e ingreso del trabajador. Además, debe incluir la dirección de correo electrónico personal de ambas partes, ya que no solo es esencial para la realización digital del trámite, también es una obligación específica. Eso sí, en caso de que el trabajador no posea un email personal y se niegue a tenerlo, no se le puede obligar a crear uno y el contrato deberá realizarse de forma tradicional.
  • La naturaleza de los servicios, sus funciones específicas y el lugar donde se realizarán. 
  • Monto, forma y período de pago del sueldo acordado.
  • Duración y distribución de la jornada de trabajo, excepto si es por turnos.
  • Plazo del contrato y cualquier otro acuerdo al que se haya llegado.

Una vez escrito, siempre será recomendable validarlo con un profesional del área. Si todo está en orden, puedes descargarlo en el formato que prefieras. Sin embargo, para evitar modificaciones intencionadas o accidentales, la descarga como PDF es la mejor opción.

2. Elige al proveedor de firma electrónica

Es fundamental que elijas un proveedor de firma electrónica acreditado, que cumpla con la normativa chilena y te ofrezca la seguridad necesaria. 

¡Recuerda que en Acepta somos uno de ellos! Puedes explorar cómodamente más de nuestro certificado digital o firma electrónica avanzada. Descubrirás lo fácil que es adquirir una, y mucho más sencillo usarla.

Y si algo te llega a complicar, siempre podrás recurrir a nuestro Centro de Ayuda para encontrar la mejor guía y consejos con los que aprovechar al máximo sus beneficios.

3. Utiliza tu firma digital 

Una vez seleccionado tu proveedor y redactado el contrato de trabajo, es momento de utilizar tu firma electrónica.

Firma el documento siguiendo las recomendaciones de la empresa que te suministró la firma digital. En caso de que hayas preferido a Acepta, apenas hayas realizado tu compra te indicaremos cómo usarla en pocos clics. 

Sin embargo, si olvidaste cómo hacerlo, o requieres una guía más detallada, puedes consultar nuestro artículo que te enseña cómo firmar documentos digitales.

4. Envío y firma del contrato por el colaborador

Cuando el contrato de trabajo tenga tu firma, llegó la hora de enviarlo a tu colaborador para que pueda revisarlo. Recuerda que debes hacérselo llegar a su email personal. 

Y en caso de que aún se encuentre en la búsqueda de su firma electrónica, puedes compartirle nuestro artículo sobre cómo elegir qué firma digital usar.

Si está de acuerdo con tu propuesta, solo restará que también valide el documento con la firma electrónica que posea y te lo devuelva al email que tú identificaste en el contrato.

5. Registro del contrato y almacenamiento

Después de firmado, el contrato debe ser almacenado de forma segura. Gracias a su carácter digital, ¡te será muy fácil dejar copias de respaldo!

Por otro lado, siempre será recomendable consultar con la Dirección del Trabajo sobre las normas vigentes para el almacenamiento y registro del documento. Debido al avance de la tecnología y la adaptación constante de la legislación, puede que haya algún paso o elemento nuevo que debas considerar.

Beneficios de usar la firma digital en contratos laborales

  • Rapidez y eficiencia: firma y gestiona tus documentos en cuestión de minutos, sin necesidad de las demoras por la coordinación de una reunión física.
  • Ahorro de dinero: ahorra en almacenamiento físico, papel, impresión y sobre todo tiempo. 
  • Accesibilidad: olvídate de las barreras físicas tradicionales; tus contratos podrán ser revisados y firmados, desde cualquier lugar y momento, sin necesidad de recurrir a alguna notaría o buscar un ministro de fe.
  • Garantía legal: como te contábamos, en Chile las firmas electrónicas tienen la misma validez y reconocimiento que una firma manuscrita, garantizando la legalidad de los contratos laborales que realices.

Elige hacer contratos laborales con firma electrónica Acepta

Al seguir los pasos adecuados y elegir un proveedor confiable, como Acepta, tu empresa puede beneficiarse significativamente de la tecnología. Descubre más sobre el certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada.