Puede que lo hayas notado o no, pero lo cierto es que la adopción de firmas electrónicas ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años, especialmente entre las pequeñas y medianas empresas (pymes).
Así, las firmas electrónicas para pymes no sólo se han visto impulsadas por la necesidad de digitalización y eficiencia operativa, sino también por el impacto significativo de la pandemia de COVID-19, que aceleró la transformación digital en diversos sectores.
A continuación, exploraremos las razones detrás de este crecimiento, y los beneficios específicos para las pymes.
Firmas electrónicas para pymes: ¿qué fue lo que aceleró este fenómeno?
Hoy, con el transcurso del tiempo y la digitalización de la información, la popularidad de las firmas electrónicas ha crecido. Así que te advertimos: si eres una pyme y aún no cuentas con tu firma electrónica, ¡quizá sea momento de considerarlo!
Pero bien, ¿qué ha provocado este crecimiento de las firmas electrónicas para pymes? Acá algunas de las razones:
Digitalización y Eficiencia
La firma electrónica es una herramienta esencial en la transformación digital de las pymes. Permite la gestión de documentos de manera más eficiente, eliminando la necesidad de procesos manuales y reduciendo el tiempo y costos asociados con el manejo de papel.
Este cambio no solo optimiza la operación diaria, sino que también mejora la competitividad de las empresas en un mercado cada vez más digital.
Impacto de la pandemia
La pandemia de COVID-19 aceleró la adopción de tecnologías digitales, incluyendo las firmas electrónicas. Con la necesidad de mantener el distanciamiento social y trabajar de manera remota, las pymes se vieron obligadas a buscar soluciones que les permitieran continuar con sus operaciones sin interrupciones.
Las firmas electrónicas se convirtieron en una solución clave, permitiendo la continuidad de los negocios y facilitando la firma de contratos y documentos a distancia.
Seguridad y validez legal
La firma electrónica ofrece un alto nivel de seguridad y cumple con las normativas legales, lo que la hace tan válida como una firma manuscrita.
Además, se utiliza tecnología avanzada para garantizar la autenticidad de los firmantes y la integridad de los documentos, lo cual es crucial para las transacciones comerciales y legales de tu pyme.
¿Cuál es la normativa que regula la Firma Electrónica en Chile?
La Ley 19.799 de 2002 regula las firmas electrónicas en Chile, diferenciando entre la Firma Electrónica Avanzada (FEA) y la Firma Electrónica Simple.
Esta ley indica que las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas físicas para una amplia variedad de trámites, incluyendo:
- Contratos de trabajo
- Finiquitos
- Liquidaciones
- Apertura de cuentas bancarias
- Firma de documentos tributarios
Cambio en la percepción de las pymes
Finalmente, ha habido un cambio en la percepción de las pymes sobre la digitalización. Las pequeñas y medianas empresas ahora ven la adopción de tecnologías digitales no solo como una ventaja competitiva, sino como una necesidad para sobrevivir y prosperar en un mercado globalizado. De acuerdo a datos del estudio “Adopción Digital Pymes Chile” realizado por Movistar Empresas en Hispanoamérica, que contó con la participación de más de 1.700 micro, pequeñas y medianas empresas de 7 países de la región, incluido Chile: El 98% de las pymes de Chile invertirá en su digitalización este 2024.
Beneficios del uso de firmas electrónicas para pymes
¿Qué ventajas ofrece la firma electrónica a las empresas? o más bien: ¿Por qué las pymes necesitan contar con una?
1. Ahorro en materiales y gastos de envío:
La implementación de firmas electrónicas permite a las pymes prescindir de la necesidad de papel, impresoras, tinta y otros suministros de oficina. Además, elimina los costos de envío y mensajería que se generan al tener que transportar documentos físicos entre diferentes partes.
2. Reducción de costos de almacenamiento:
Con las firmas electrónicas, los documentos pueden ser almacenados digitalmente, lo que reduce la necesidad de espacio físico para archivarlos. Esto no solo ahorra costos de arriendo de espacio, sino que también disminuye los gastos relacionados con la gestión y el mantenimiento de archivos físicos, como la clasificación y la búsqueda manual de documentos.
Si bien esta ventaja puede parecer menor, cuando obtengas tu firma electrónica notarás la diferencia entre guardar un montón de documentos, y simplemente tenerlos almacenados digitalmente en un solo lugar. ¡Menos estrés para tu cerebro!
3. Minimización del riesgo de pérdida o daño:
Los documentos físicos son susceptibles a daños por fuego, agua, o simplemente a ser extraviados. La digitalización y el uso de firmas electrónicas garantizan que los documentos estén seguros en servidores en la nube o en sistemas de almacenamiento digital protegidos, reduciendo así el riesgo de pérdida o daño accidental.
4. Aceleración de procesos:
Al trabajar con un sistema de firma electrónica, se acelerará significativamente el proceso de firma de documentos, permitiendo que los acuerdos se concreten más rápido.
En lugar de esperar días o semanas para que un documento físico sea firmado y devuelto, las firmas electrónicas pueden ser completadas en cuestión de minutos.
5. Firma desde cualquier lugar:
Las firmas electrónicas permiten que tanto los colaboradores como los clientes puedan firmar documentos desde cualquier lugar con acceso a internet. Esta capacidad es especialmente beneficiosa para las pymes que tienen operaciones en diferentes ubicaciones geográficas o que emplean a trabajadores remotos.
6. Mejor colaboración y toma de decisiones:
Al permitir que múltiples partes firmen documentos digitalmente, las firmas electrónicas facilitan una colaboración más fluida y una toma de decisiones más rápida.
Esto es vital en ambientes empresariales dinámicos donde el tiempo es un factor crítico para aprovechar oportunidades de negocio y mantener la competitividad.
Si estos beneficios no te son suficientes, te invitamos a leer más en nuestro artículo de blog Beneficios de trabajar con un sistema de firma electrónica.
Lee también: Cómo hacer una firma electrónica por primera vez
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El crecimiento de las firmas electrónicas para pymes es un reflejo de la transformación digital en curso y de la necesidad de operar de manera más eficiente y segura.
Así que: ¡No pierdas más tiempo, energía y dinero! Durante más de 20 años hemos acompañado a negocios y personas, con nuestras soluciones tributarias y de facturación.
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