Ya sea para fines laborales, trámites legales o procesos financieros, en algún momento vas a necesitar firmar un documento sin salir de casa. Conoce qué necesitas antes de empezar, el paso a paso para firmar en PDF y cómo hacer una firma digital en Word sin perder tiempo buscando el botón correcto.
Qué necesitas antes de firmar un documento digitalmente
- El documento, en formato PDF o Word (.docx). Ambos formatos se pueden firmar digitalmente, aunque el proceso cambia según el programa que uses
- El software correspondiente: Adobe Acrobat u otro lector con función de firma para PDF, y Microsoft Word para documentos .docx.
- Tu firma electrónica o certificado digital vigente, que es el archivo que valida tu identidad al firmar. Si aún no tienes uno, puedes revisar nuestra guía para obtener tu firma electrónica por primera vez.
Este último punto es el que más dudas genera. En Acepta hemos visto que buena parte de las consultas que recibimos parten de la misma confusión: no saber si lo que se necesita es un certificado digital o una firma electrónica avanzada.
En términos simples, el certificado digital es la opción más económica y ágil para firmar facturas, boletas y documentos tributarios, mientras que la firma avanzada con token está pensada para contratos y documentos que requieren un respaldo legal mayor.
Si necesitas mayor claridad, puedes revisar nuestro artículo Diferencias clave entre la firma electrónica simple y avanzada.
Cómo firmar un PDF paso a paso
Para firmar un documento en PDF con firma electrónica, el proceso debe hacerse en el computador donde tengas instalado tu certificado digital. Aquí te mostramos cómo hacerlo:
- Abre el PDF que deseas firmar y selecciona “Herramientas” en la parte superior o lateral del documento
- Dirígete a “Formularios y Firmas” y haz clic en “Certificados”
- Elige la opción de firma digital y presiona “Aceptar“.
- Ve al lugar del documento donde quieres insertar tu firma. Mantén presionado el botón izquierdo del mouse y desplaza el cursor para definir el área de la firma
- Se desplegará una ventana con las firmas guardadas en tu computador. Elige la que corresponda y haz clic en “Continuar“
- Revisa que los datos de la firma estén correctos y haz clic en “Firmar“
- Guarda el documento firmado. Si quieres conservar el original sin firma, cambia el nombre del nuevo archivo antes de guardar.
Este video resume todo el proceso para firmar tu PDF
Te puede interesar: Cómo instalar un certificado digital en Windows y Mac
Cómo firmar en Word paso a paso
Si necesitas hacer una firma digital en Word, el proceso también es sencillo. Debes hacerlo en el computador donde tengas instalada tu firma electrónica:
- Abre el documento en Microsoft Word y ubica el lugar donde quieres firmar. Si no existe una línea de firma, haz clic derecho ahí
- Selecciona “Insertar“, luego “Línea de firma” y elige “Línea de firma de Microsoft Office”. Completa la información solicitada y haz clic en “Aceptar”
- Haz clic derecho sobre la línea de firma y selecciona “Firma”. Si el documento está en modo “Solo lectura”, presiona “Editar de todos modos” primero
- Busca y selecciona tu firma electrónica, luego haz clic en “Seleccionar” y en “Firmar”
- Guarda el documento para no perder los cambios.
Así de simple es hacer una firma digital en Word, sin necesidad de imprimir, firmar a mano y volver a escanear. Este tipo de flujos, aunque parecen un detalle menor, tienen un impacto real en cómo operan las empresas.
El estudio “2025 Digital Agreement Management Study” de Deloitte y DocuSign muestra que el 77% de los líderes de organizaciones de alto desempeño a nivel global atribuye a una buena gestión de acuerdos digitales, firma electrónica incluida, haber contribuido a superar sus metas financieras.
En definitiva, digitalizar la firma de documentos no es solo comodidad: también es un paso hacia procesos más eficientes.
Firma tus documentos sin complicarte
Como viste, tanto firmar en PDF como hacer una firma digital en Word son procesos rápidos una vez que tienes tu certificado digital listo. Lo importante es elegir la herramienta que mejor se adapte a tu forma de trabajar, ya sea Adobe Acrobat o Word.
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Preguntas frecuentes
¿Tiene la misma validez legal firmar en PDF que en Word?
Sí. Lo que otorga validez legal en Chile no es el formato del archivo, sino la firma electrónica utilizada y su respaldo bajo la Ley 19.799. Tanto un PDF como un Word firmado con certificado digital o firma avanzada tienen la misma validez.
¿Qué diferencia hay entre certificado digital y firma electrónica avanzada para este trámite?
Para firmar documentos simples como facturas o boletas, el certificado digital es suficiente. Si el documento requiere mayor respaldo legal , como un contrato, conviene usar firma electrónica avanzada con token.