La digitalización de la era actual, sumado a la adopción de nuevas formas de trabajo producto de la pandemia y sus limitaciones, ha facilitado enormemente la capacidad de las empresas para agilizar sus procesos administrativos. Entre los principales cambios, saber cómo hacer un contrato de trabajo digital se ha vuelto una ventaja competitiva para captar los mejores talentos.

En Chile, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta legalmente válida y segura para la formalización de contratos laborales. En Acepta, como creadores de estas soluciones tecnológicas, hemos visto las ventajas que este avance ha traído para empleadores y empleados. Por eso, ¡hoy queremos ayudarte a implementarlo!

En otras ocasiones, te hemos contado todo lo que necesitas saber antes de firmar un finiquito online. Hoy, desde la otra vereda, te explicaremos cómo hacer un contrato de trabajo digital que pueda ser validado con una firma electrónica. También, te contaremos sus ventajas y te enseñaremos en fácil, el paso a paso para su realización.

¿Qué es una Firma Electrónica?

Antes de comenzar, es importante explicarte que una firma electrónica es un conjunto de datos en formato digital que permite identificar al firmante y que está vinculada de manera única a esa persona. 

Quédate tranquilo, ya que tiene la misma validez que la tradicional firma manuscrita, pero puede realizarse en pocos clics; además de en cualquier momento y lugar con una conexión a internet.

En Chile, existen dos tipos de firmas digitales reconocidas por la Ley de Firma Electrónica (Ley N° 19.799):

  • Firma electrónica simple: También conocida como certificado digital, es sencilla de adquirir, y generalmente se usa para transacciones de menor relevancia y riesgo.
  • Firma electrónica avanzada: La firma electrónica avanzada ofrece un mayor nivel de seguridad y autenticidad, ya que requiere mayores pasos para su validación. Además, ofrece otros atributos, como la capacidad de detectar cualquier modificación futura en los documentos que manejas.

Sea cuál sea la firma que prefieras, en Acepta te garantizamos los mayores estándares en seguridad y resguardo de información. Es precisamente por eso, que durante más de 25 años son miles de personas las que nos han elegido para comprar su primera firma electrónica o para renovarla cuando su vigencia caduca.

Y es que sus ventajas son tan diversas y versátiles con el crecimiento de tu negocio, que se ha vuelto una herramienta fundamental. ¿Qué beneficios te ofrece a la hora de gestionar tus procesos laborales? Ahora te lo contamos.

Ventajas de usar firma electrónica en contratos laborales

  • Rapidez y eficiencia: Cambiarte a un sistema de adquisición de personal mediante plataformas digitales, te permite la firma y gestión de los documentos necesarios en cuestión de minutos, sin necesidad de las demoras por la coordinación de una reunión física.
  • Ahorro de dinero: Manejar la contratación de trabajadores digitalmente, no solo elimina los costos asociados al papel, impresión y envío de documentos. También, significa un ahorro en almacenamiento físico y en tiempo para procesar el papeleo. Como bien sabrás, cada segundo vale oro.
  • Seguridad: Las firmas electrónicas cuentan con mecanismos de autenticación que garantizan la identidad del firmante y la integridad del documento, por ejemplo, facilitando la detección de modificaciones o la suplantación de identidad.
  • Accesibilidad: Al manejar tus documentos de forma electrónica, olvídate de las barreras físicas tradicionales. Por ejemplo, tus contratos podrán ser revisados y firmados, ¡desde cualquier lugar y en cualquier momento! Sin necesidad de recurrir a alguna notaría o buscar un ministro de fé.
Una mano estrecha otra dibujada digitalmente para simular la realización de un contrato de trabajo electrónico.

Pasos para hacer un contrato de trabajo con firma electrónica en Chile

1.- Redacción del contrato

El primer paso será la redacción del contrato de trabajo en un documento digital. De seguro tú o tu equipo ya manejan cómo escribirlo, pero si eres un principiante en ello, recuerda que debes agregar todas las cláusulas y condiciones acordadas entre el empleador y el empleado. 

Además, el Código del Trabajo en su artículo 10, establece que obligatoriamente debe incluir:

  • Lugar y fecha del contrato.
  • Individualización de las partes, indicando nacionalidad, domicilio, fechas de nacimiento e ingreso del trabajador. Además, debe incluir la dirección de correo electrónico personal de ambas partes, ya que no solo es esencial para la realización digital del trámite, también es una obligación específica. Eso sí, en caso de que el trabajador no posea un email personal y se rehúse a tenerlo, no se le puede obligar a crear uno y el contrato deberá realizarse de forma tradicional.
  • La naturaleza de los servicios, sus funciones específicas y el lugar donde se realizarán. 
  • Monto, forma y período de pago del sueldo acordado.
  • Duración y distribución de la jornada de trabajo, excepto si es por turnos.
  • Plazo del contrato y cualquier otro acuerdo al que se haya llegado.

Una vez escrito, siempre será recomendable validarlo con un profesional del área. Si todo está en orden, puedes descargarlo en el formato que prefieras. Sin embargo, para evitar modificaciones intencionadas o accidentales, la descarga como PDF es la mejor opción.

2.- Elección del proveedor de firma electrónica

Es fundamental que elijas un proveedor de firma electrónica acreditado, que cumpla con la normativa chilena y te ofrezca la seguridad necesaria. 

¡En Acepta somos orgullosamente uno de ellos! Puedes explorar cómodamente más de nuestro certificado digital o firma electrónica avanzada. Descubrirás que es fácil adquirir una, y todavía mucho más sencillo usarla.

Y si algo te llega a complicar, siempre podrás recurrir a nuestro Centro de Ayuda para encontrar la mejor guía y consejos con los que aprovechar al máximo sus beneficios.

3.- Utiliza tu firma electrónica

Una vez seleccionado tu proveedor y redactado el contrato de trabajo, ¡llegó la hora de utilizar tu firma electrónica!

Firma el documento siguiendo las recomendaciones de la empresa que te suministró la firma digital. En caso de que hayas preferido a Acepta, apenas hayas realizado tu compra te indicaremos cómo usarla en pocos clics. 

Sin embargo, si olvidaste cómo hacerlo, o requieres una guía más detallada, puedes consultar nuestro artículo que te enseña cómo firmar documentos digitales.

4.- Envío y firma del contrato por el colaborador

Cuando el contrato de trabajo tenga tu firma, llegó la hora de enviarlo a tu futuro nuevo colaborador para que pueda revisarlo. Recuerda que debes hacérselo llegar a su email personal. 

Y en caso de que aún se encuentre en la búsqueda de su firma electrónica, puedes compartirle nuestro artículo sobre cómo elegir qué firma digital usar.

Si está de acuerdo con tu propuesta, solo restará que también valide el documento con la firma electrónica que posea y te lo devuelva al email que tú identificaste en el contrato.

5.- Registro del contrato y almacenamiento

Después de firmado, el contrato debe ser almacenado de forma segura. Gracias a su carácter digital, ¡te será muy fácil dejar copias de respaldo!

Por otro lado, siempre será recomendable consultar con la Dirección del Trabajo sobre las normas vigentes para el almacenamiento y registro del documento. Debido al avance de la tecnología y la adaptación constante de la legislación, puede que haya algún paso o elemento nuevo que debas considerar.

Elige hacer contratos laborales con firma electrónica Acepta

¡Y listo! Así de fácil, rápido y seguro, puedes gestionar este y otros tipos de documentos claves para el crecimiento de tu negocio. Al seguir los pasos adecuados y elegir un proveedor confiable, como Acepta, tu empresa puede beneficiarse significativamente de la tecnología. Sin duda, apoyará la eficiencia de tus gestiones, además será una declaración de tu compromiso con la innovación y el bienestar de tu equipo de trabajo.

Únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital con un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada. Llevamos más de 20 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios. 

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.