¿Sientes que tu pyme se ahoga en un mar de papeles? Firmas, contratos, facturas… ¡Documentos en todas partes!
Si te identificas con esta situación, mantén la calma, porque como tú, hay muchas pymes que se enfrentan al reto de gestionar un sinfín de documentos de forma manual; un proceso tedioso, lento y propenso a errores.
En este sentido, la automatización de tareas con firma electrónica ha llegado para revolucionar la forma en que trabajas, permitiéndote optimizar procesos, ahorrar tiempo y, por supuesto, ¡despedirte del papeleo!
¿Qué es la automatización de tareas?
La automatización de tareas es el uso de tecnología para realizar tareas repetitivas de forma automática, sin necesidad de intervención humana.
En otras palabras, se trata de programar computadoras o software para que ejecuten acciones específicas, como enviar correos electrónicos, generar informes, procesar datos, entre muchas otras.
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Y…¿qué es la automatización de tareas con firma electrónica?
La automatización de tareas con firma electrónica implica la utilización de herramientas tecnológicas para agilizar y simplificar flujos de trabajo que requieren la firma de documentos.
Esto se logra mediante la integración de soluciones de firma electrónica en plataformas digitales, permitiendo a los usuarios firmar documentos de manera electrónica desde cualquier lugar y en cualquier momento.
5 Beneficios de la automatización de tareas para tu pyme
A medida que una empresa crece y la digitalización avanza, se hace necesario adaptarse y adoptar nuevas herramientas para mejorar la eficiencia y productividad en el trabajo. De lo contrario, corremos el riesgo de quedarnos atrás y perder oportunidades.
La automatización de tareas con firma electrónica ofrece una serie de beneficios para las pequeñas y medianas empresas, entre ellos:
1.- Aumento de la eficiencia y productividad
Olvídate de las tareas manuales repetitivas y libera tiempo valioso para que tu equipo se concentre en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
La automatización elimina la necesidad de procesos manuales repetitivos y propensos a errores, liberando tiempo valioso para que los empleados se concentren en tareas estratégicas de mayor valor agregado.
2.- Reducción de costos
Se minimizan los gastos asociados con la impresión, el envío físico de documentos y el almacenamiento de papel.
¿Sabías que, de acuerdo a la consultora Gartner Inc., el 3% de los ingresos de una compañía se van en papel, impresión, presentación y los cortos de almacenamiento de archivos?
De acuerdo a la misma consultora, en Chile, las empresas invierten un promedio de 16 millones 414 mil pesos al año para completar un sistema de archivo que consta de cuatro cajas.
Desde nuestro punto de vista, esto es un gasto excesivo e innecesario. Al implementar prácticas digitales para la gestión de documentos, como una firma electrónica, las empresas pueden ahorrar en costos operativos y a su vez ser más amigables con el medio ambiente al reducir el uso de papel.
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3.- Mejora en la seguridad y trazabilidad
Las firmas electrónicas garantizan la autenticidad e integridad de los documentos, además de proporcionar un registro auditado de todo el proceso de firma.
4.- Aceleración de los procesos de negocio
La firma electrónica agiliza la firma de contratos, acuerdos y otros documentos, lo que se traduce en una toma de decisiones más rápida y una mayor competitividad.
5.- Mejora en la experiencia del cliente
Brinda a los clientes una forma más cómoda, segura y rápida de firmar documentos, lo que aumenta su satisfacción y fidelización.
Te invitamos a leer otros 6 beneficios de trabajar con un sistema de firma electrónica, si quieres conocer más sobre esta herramienta.
Desventajas a corto y largo plazo de no automatizar las tareas en tu emprendimiento
Como te decíamos, la tecnología es un gran aliado para los emprendimientos, y no aprovecharla puede tener consecuencias en tu negocio. Algunas de ellas son:
- Pérdida de competitividad: De no adoptar esta práctica, existe la posibilidad de que tu pyme quede rezagada respecto a sus competidores que sí cuenten con la automatización de tareas.
- Dificultad para crecer: A medida que una pyme crece, la carga de trabajo manual también aumenta. Si las tareas no se automatizan, la empresa llegará a un punto en el que no podrá expandirse sin un aumento considerable en su fuerza laboral. Esto puede ser un obstáculo importante para el crecimiento del negocio.
- Errores humanos: Las tareas manuales son más propensas a errores humanos que las tareas automatizadas. Estos errores pueden costar dinero a la empresa, dañar su reputación y afectar la satisfacción del cliente.
- Mayor riesgo de fraude: Las tareas manuales son más propensas al fraude que las tareas automatizadas. La automatización puede ayudar a prevenir el fraude al eliminar la necesidad de que los empleados intervengan en procesos financieros y de otro tipo.
Poca visión de sostenibilidad: Las tareas manuales a menudo no son sostenibles desde el punto de vista medioambiental. La automatización puede ayudar a reducir el consumo de energía y recursos, y a disminuir la cantidad de residuos generados.
Ejemplos de automatización de tareas con firma electrónica en pymes
- Firma de contratos.
- Firma de facturas electrónicas.
- Firma de permisos y autorizaciones (automatiza la solicitud, revisión y firma de permisos y autorizaciones internas, como solicitudes de vacaciones, viajes o compras).
- Firma de documentos de onboarding (simplifica el proceso de onboarding de nuevos empleados, automatizando la firma de documentos como contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y manuales de empresa).
- La firma se puede integrar con herramientas de contabilidad, facilitando la ejecución de tareas en gestión financiera y cumplimiento tributario. Por ejemplo, el Certificado Digital de Acepta, que se configura automáticamente con la plataforma del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Y tú, ¿aún no tienes una firma electrónica? Conoce cómo hacer una firma electrónica por primera vez, en este artículo te lo enseñamos.
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