En el dinámico panorama empresarial actual, la digitalización se ha convertido en un imperativo para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y potenciar la productividad. En este sentido, el área de recursos humanos (RRHH) no es ajena a esta tendencia, y la incorporación de la firma electrónica se perfila como un elemento transformador en la gestión de los procesos.
Esta alternativa ofrece una serie de ventajas que no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también refuerzan la seguridad y la legalidad de los documentos.
A continuación, exploraremos en detalle los beneficios clave y cómo la firma electrónica está revolucionando la gestión de recursos humanos.
¿Qué es la firma digital o firma electrónica?
La firma electrónica es como tu firma manuscrita, pero en versión digital. Te permite firmar documentos electrónicos con la misma validez legal que una firma física, ¡y con muchas ventajas adicionales!
¿Cómo funciona?
Al ser una versión digital de una firma manuscrita, funciona reuniendo un conjunto de datos digitales que permiten identificar al firmante de un documento electrónico, estableciendo una conexión entre la identidad del usuario y el documento firmado.
Al entrar en este mundo, te podrás encontrar con dos tipos de firmas electrónicas: la simple y la avanzada. ¿La diferencia? Las garantías de seguridad que ofrece cada una. Si quieres profundizar en esto, te recomendamos leer: ¿Cuál usar? Diferencias entre firma electrónica simple y firma avanzada.
Aplicaciones prácticas de la firma digital en el área de recursos humanos
Imagina que en lugar de firmar documentos a mano, pudieras hacerlo digitalmente con la misma validez legal, ¡y de una manera mucho más rápida, fácil y segura! Eso es precisamente lo que ofrece la firma digital o electrónica.
¿Y qué mejor que utilizar esta tecnología para automatizar los procesos en el área de recursos humanos? Sería maravilloso poder optimizar tu tiempo y tus tareas, ¿verdad?
Por suerte, esto ya es una realidad con la firma electrónica. Acá te damos algunos ejemplos donde puedes aplicar este sistema:
- Contratos de trabajo: Firma contratos en un abrir y cerrar de ojos, sin necesidad de trámites engorrosos.
- Formularios de solicitud: Aprueba solicitudes de empleo, vacaciones, permisos y otros documentos en un instante.
- Evaluaciones de desempeño: Revisa y firma evaluaciones de desempeño de forma rápida y segura.
- Documentos confidenciales: Firma y comparte documentos confidenciales con total tranquilidad, sabiendo que nadie podrá falsificarlos.
- Prestaciones: Firma documentos de prestaciones como seguros médicos, planes de retiro y otros beneficios en cuestión de minutos.
- Pagos que necesitan facturas: Firma facturas electrónicas para realizar pagos de forma rápida y eficiente.
- Permisos de vacaciones: Aprueba solicitudes de vacaciones con solo unos clics.
¿Ya comienzas a imaginar todas las posibilidades que te ofrece la firma digital? Si aún no te hemos convencido al 100%, quizá debas leer los beneficios que tiene la firma digital para RRHH acá abajo.👇🏽
¿Cuáles son los beneficios de la firma digital para recursos humanos?
Fenómenos como el Covid-19 o la rápida transformación digital aceleraron la adopción de herramientas tecnológicas en el ámbito laboral, y la firma digital es una de ellas.
En 2020, por ejemplo, en plena pandemia, el uso de la firma electrónica aumentó en un 600% en las empresas de Chile; una tendencia que hoy sigue más vigente que nunca.
¿Los motivos? Podríamos dedicar un buen rato a discutir las ventajas de emplear un sistema de firma electrónica, pero aquí nos enfocamos en algunos de los que afectan directamente al departamento de recursos humanos: la automatización de las tareas.
Con un sistema de firma electrónica, procesos como la contratación de empleados, la gestión de contratos y la actualización de documentos se vuelven mucho más eficientes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y mejora la precisión en la gestión documental.
Además, la automatización permite a los profesionales de recursos humanos centrarse en tareas más estratégicas, como el desarrollo del talento y la mejora de la cultura organizacional. Todo lo anterior se resume en los siguientes beneficios:
1. Ahorro de tiempo y dinero
Si eres parte del área de RRHH, sabes perfectamente lo que es ir contra el tiempo. ¡A veces pareciera que los 5 días laborales no son suficientes para cumplir con todas las tareas!
Esto puede ser muy cansador y estresante y, por lo mismo, la firma electrónica se posiciona como solución eficiente, ya que ayuda a reducir el tiempo en la gestión de documentación.
Además de esto, la firma elimina la necesidad de imprimir, firmar y enviar documentos en papel, ahorrando dinero para la empresa.
2. Mejora la eficiencia del área
De la mano de lo anterior, contar una firma electrónica te permitirá agilizar los procesos dentro del área, como es la contratación o onboarding de empleados, que generalmente requiere de una gran cantidad de trámites administrativos.
Así, te ayudará a agilizar la certificación de los diversos documentos vinculados con la contratación de un nuevo empleado, como el contrato de trabajo, protección de los datos personales, cláusulas asociadas a accidentes laborales y acuerdos de confidencialidad.
3. Entrega una mayor flexibilidad para firmar documentos
Si tu empresa desarrolla sus actividades de forma remota o tienen políticas de flexibilidad laboral, contar con una firma electrónica será especialmente útil, debido a que con ella tendrás la capacidad de firmar documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
4. Contribuye a la sostenibilidad
Recursos Humanos debe ser una de las áreas de una empresa que más gasta en impresiones, copias y almacenamiento de documentos. Por lo mismo, la implementación de la firma electrónica vendría a reducir significativamente estos gastos, contribuyendo así a las políticas de responsabilidad corporativa y sostenibilidad.
¡Al disminuir el consumo de papel, las empresas pueden reducir su huella ambiental y promover prácticas más sostenibles!
5. Entrega mayor seguridad
Imagina poder firmar documentos importantes desde la comodidad de tu escritorio, de manera segura y confiable. Una firma electrónica te garantizará un alto nivel de seguridad desde su diseño hasta su implementación y seguimiento.
Las firmas electrónicas no solo cumplen con estrictas regulaciones estatales, sino que también son creadas por equipos de expertos dedicados a mantener tus datos seguros y en cumplimiento con estándares internacionales, como las firmas de Acepta.
Con estas medidas de seguridad, nos aseguramos de que sólo los individuos autorizados y verificados puedan usar las firmas electrónicas, permitiendo la detección inmediata de cualquier intento de falsificación y la identificación de los responsables.
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Estas son solo cuatro de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura.
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