Emprendimiento

¿Tienes una empresa y buscas mantener tus procesos comerciales en perfecto orden? La orden de compra es tu aliada esencial. Esta herramienta te permite gestionar la adquisición de bienes o servicios de manera formal y organizada. ¡Conoce aquí cómo hacer una orden de compra en Chile y para qué sirve en distintos contextos comerciales! 

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (OC) es un documento formal que una empresa o institución emite para solicitar la adquisición de productos o servicios. Este documento detalla los términos y condiciones del pedido, como la cantidad de productos, el precio acordado y los plazos de entrega. 

En otras palabras, es simplemente poner en papel lo que le comprarás a otra empresa. 

Este instrumento es utilizado tanto por grandes empresas como por pequeñas y medianas (pymes), y su objetivo principal es garantizar que la transacción sea clara y que ambas partes (comprador y proveedor) estén alineadas en las condiciones del acuerdo.

Elementos principales de una orden de compra

• 1. Datos del comprador: Información detallada de la empresa o persona que solicita los productos.

• 2. Datos del proveedor: Información de la empresa o persona que suministra los bienes o servicios.

• 3. Descripción del producto o servicio: Detalle específico de lo que se está solicitando, incluyendo cantidades.

• 4. Condiciones de pago: Modo y plazos de pago acordados entre las partes.

• 5. Plazos de entrega: Fecha o período en el que se espera recibir los bienes o servicios.

• 6. Firmas: Aprobaciones de ambas partes para formalizar el acuerdo.

Cómo hacer una orden de compra 

Lo primero que debes saber es que no hay un formato estandarizado para hacer una orden de compra, ya que no es un documento tributario, por tanto, no es como una factura o una guía de despacho, que ya tienen ciertos formatos establecidos por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII). 

Por lo mismo, son muchos los emprendedores que se preguntan cómo hacer una orden de compra. Afortunadamente, es más sencillo de lo que parece. ¡Aquí te facilitamos un formato para que puedas generar tu orden de compra de forma clara y completa! 

Paso 1: Recolecta la información necesaria

Antes de redactar tu OC, asegúrate de tener a mano todos los datos relevantes:

• Nombre y detalles del proveedor.
• Descripción detallada de los productos o servicios que vas a solicitar.
• Precio acordado y condiciones de pago.
• Fecha y lugar de entrega.
• Número de referencia del pedido (para llevar un mejor control).

Paso 2: Usa un formato estandarizado

Aunque puedes hacer una orden de compra en un simple documento de texto, lo ideal es que siempre uses el mismo formato. Puedes crear una plantilla en Excel, Word o utilizar software especializado en gestión de compras. 

Algunas plataformas contables, como FacturaSencilla o Softland CRM, también ofrecen herramientas para generar órdenes de compra automáticamente.

Paso 3: Completa los datos básicos

En el formato de la OC, incluye los siguientes datos:

• Logo de tu empresa: Siempre es importante mostrar formalidad en nuestros documentos. 
• Encabezado: El nombre “Orden de compra” y un número de referencia único.
• Información del comprador y proveedor: Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Fecha de emisión: La fecha en la que se emite la OC.  

Paso 4: Detalla los productos o servicios

Especifica con claridad cada uno de los productos o servicios que estás adquiriendo. Indica:

• Descripción detallada.
• Cantidad solicitada.
• Precio unitario y total por cada ítem.

Por ejemplo, si estás comprando materiales de construcción, detalla el tipo de material (como cemento, ladrillos, etc.), la cantidad, y el precio por unidad.

Paso 5: Establece los términos de pago y entrega

Define claramente las condiciones de pago; si será al contado, con transferencia bancaria, o a crédito. También, es crucial especificar los plazos y condiciones de entrega: la fecha límite, lugar y cualquier otro detalle relevante.

Paso 6: Firma y envía la orden de compra

Una vez que hayas completado todos los detalles, la OC debe ser firmada por la persona autorizada para formalizar el pedido. Luego, se envía al proveedor por correo electrónico o a través de una plataforma de gestión de compras.

Podrías utilizar un Certificado Digital o firma electrónica simple para llevar a cabo este proceso. Recuerda que estas firmas son jurídicamente vinculantes de acuerdo a la Ley 19.799. 

[Descargar Plantilla Orden de compra] 

Lee también: Los desafíos de la contabilidad para Pymes

¿Para qué sirve una orden de compra?

Una orden de compra no solo actúa como un contrato entre el comprador y el proveedor, sino que también tiene múltiples propósitos dentro de la gestión empresarial:

1. Control y seguimiento

Las órdenes de compra permiten a las empresas llevar un control detallado de sus gastos y de los productos o servicios adquiridos. Esto facilita el seguimiento de los pedidos, asegurando que se cumplan los tiempos de entrega y las condiciones acordadas.

2. Garantía de cumplimiento

Al ser un documento legalmente vinculante, una orden de compra protege a ambas partes en caso de incumplimiento. Si uno de los términos acordados no se respeta, este documento puede utilizarse para exigir responsabilidades.

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3. Optimización de procesos internos

Las órdenes de compra ayudan a organizar el proceso de adquisición, evitando errores y omisiones. 

Una orden de compra es un documento esencial para la gestión de compras de cualquier empresa en Chile. Saber cómo hacer una orden de compra correctamente no solo te ayudará a tener un mayor control sobre los gastos, sino que también garantizará transacciones claras y ordenadas con tus proveedores. 

¡Sigue los pasos y recomendaciones que te hemos dado y verás cómo este proceso se convierte en una herramienta clave para el éxito de tu negocio!  

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Así como un viajero necesita un pasaporte para demostrar su identidad y el motivo de su viaje, las mercancías también requieren un documento que acredite su origen y destino. Ese documento es la guía de despacho. Si tienes un emprendimiento y aún no sabes qué es una guía de despacho, ¡quédate a leer este post! Al finalizar este artículo sabrás con exactitud qué es este documento tributario, para qué sirve y cómo obtenerlo. ¡Comencemos! 

¿Qué es una guía de despacho? 

La guía de despacho es un documento tributario esencial en el traslado de mercaderías, ya sea para ventas o simplemente para movimientos internos de productos. 

En Chile, su emisión es obligatoria y permite acreditar que el envío de los bienes es legal, lo que protege tanto al vendedor, como al receptor y al transportista en caso de fiscalización. Si una autoridad detiene el transporte y no se presenta este documento, se podría presumir que los productos tienen un origen dudoso, arriesgando sanciones. 

Otro aspecto importante es la trazabilidad. 

Gracias a la emisión de guías de despacho, es posible seguir el rastro de los productos desde su punto de origen hasta su destino final. Esto es fundamental no solo en caso de fiscalización, sino también para la gestión interna de inventarios y para asegurar que los productos lleguen en tiempo y forma a su destino.

Cuándo es necesaria la guía de despacho

Cuando se acuerda no emitir una factura en el momento de la entrega de los productos. 

Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), la guía de despacho debe emitirse obligatoriamente si se decide posponer la factura y siempre que se trasladen bienes, sea o no una venta. 

Además, debe cumplir con las normas legales especificadas en la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, y seguir los lineamientos del reglamento correspondiente.

¿Quién emite la guía de despacho? 

Debe ser emitida por el vendedor o quien presta el servicio, y enviarla a la dirección del comprador o cliente, para documentar el envío de productos. 

Qué debe incluir una guía de despacho: requisitos a considerar 

Ahora que sabes qué es una guía de despacho y cuándo es necesaria, es momento de emitirla. Pero antes de eso, recuerda tener en cuenta los siguientes requisitos: 

• Fecha en que se hará el envío o retiro de los productos. 
• Nombre, dirección y RUT, tanto del emisor, receptor y transportista. 
• Los productos enviados o retirados deben estar numerados de manera correlativa, indicando la cantidad y el precio unitario de cada uno. 
• Registrar la patente del vehículo que realizará el transporte de carga.

¡Importante!  

Si eres emisor de la guía de despacho, deberás conservar los duplicados de las guías durante 6 años. Por otro lado, el cuadruplicado, el documento original y la segunda copia se entregarán al receptor. 

En el caso de las guías de despacho emitidas por las empresas expendedoras de combustible, es necesario registrar la patente del vehículo que está cargando el combustible. 

8 Tipos de guías de despacho 

1. Constituye venta: Usada cuando el producto ya fue enviado, pero la factura llegará después. 

2. Venta por efectuar: Se utiliza cuando los productos se envían antes de fijar el precio final, y donde la venta ya se pactó con el cliente. 

3. Consignaciones: Este traslado documenta el envío de mercancías consignadas a terceros que, aunque no son los titulares legales, cuentan con el permiso para comercializarlas. 

4. Entrega gratuita: Para registrar envíos de productos que no se venden. 

5. Traslados internos: Se emiten cuando las empresas realizan movimientos de mercancías entre sus propios almacenes o sucursales. 

6. De devolución: En este caso, la guía de despacho tiene el propósito de garantizar el traslado de mercancía que fue devuelta, ya sea por el cliente o comprador. 

7. Exportación no comercial: Para productos enviados al extranjero, pero que no constituyen una venta. 

8. Exportación comercial: Cuando los productos exportados sí forman parte de una venta.

Cómo hacer una guía de despacho

El proceso de emisión de una guía de despacho ha sido simplificado en gran medida gracias a la digitalización. Hoy en día, las guías de despacho deben emitirse electrónicamente, lo que no solo genera un mayor control, sino también facilita la fiscalización y mejora la eficiencia del proceso. 

Es así que las empresas con ventas anuales de hasta $500 millones pueden utilizar el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Solo necesitan: su RUT, contraseña de empresa, o un Certificado Digital. El SII también ofrece un instructivo claro y paso a paso para facilitar la creación de guías de despacho electrónicas. 

Acá te detallamos el procedimiento:

• Paso 1: Ingresa al sitio web el SII: www.sii.cl  

• Paso 2: En el menú superior, haz clic en “Servicios Online”. Se desplegarán varias opciones. Haz clic en “Factura Electrónica”. 

• Paso 3: Ingresa a “Sistema de Facturación gratuito del SII” > “Emisión de documentos tributarios electrónicos” > Guía de despacho electrónica. 

• Paso 4: Ahora debes ingresar como contribuyente, con tu RUT y Clave Tributaria. ¡Ojo! No inicies sesión con tu RUT de empresa, sólo se puede acceder a esta funcionalidad con el RUT de la persona representante ante el SII.  

• Paso 5: Completa los datos de la guía de despacho con los requisitos que te mencionamos anteriormente.  

• Paso 6: Revisa los datos ingresados y, si estás de acuerdo con el contenido, haz clic en “Firmar y enviar”. ¡Y listo! Ya tienes tu guía de despacho. 

Te puede interesar: Cómo firmar digitalmente un documento 

Cómo anular una guía de despacho electrónica

De acuerdo al SII, en caso de emitir una guía de despacho electrónica: 

• No se puede modificar: Una vez emitida y firmada digitalmente, es como un documento oficial que no se puede cambiar.

• Para anularla: Debes registrarla como anulada en el “Libro de guías electrónico”. 

• Si usas el sistema gratuito del SII: Tienes que entrar a la sección de documentos emitidos y buscar la guía que quieres anular. Allí encontrarás una opción para registrar la anulación. Te debería llegar un mail informándote de la anulación. 

Si no tienes la opción de anular la guía de despacho, es probable que el documento ya esté vinculado a una factura de ventas. En este caso, deberás anular la factura de venta y, posteriormente, generar una nota de crédito para documentar esta operación. 

Elige tu certificado digital Acepta y firma todo tipo de documentos tributarios 

Si tienes un emprendimiento, es importante que conozcas qué es la guía de despacho y cómo puedes emitirla. ¡Esperamos que este artículo te haya ayudado a resolver tus dudas al respecto! 

Por último, recuerda que con Acepta puedes firmar tus documentos digitalmente, ya sea a través de un Certificado Digital, o bien a través de una firma electrónica avanzada. La experiencia nos avala: llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios. 

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¿No sabes qué es la Carpeta Tributaria Electrónica? A modo de introducción, esta es una herramienta digital gratuita que te permite tener toda tu información tributaria centralizada en un solo lugar. 

Imagina tener acceso a tus documentos más importantes para trámites financieros — como la solicitud de un crédito — desde la comodidad de tu casa y con solo un par de clics. 

¿Interesante, no? Vamos a profundizar en qué es, para qué sirve y, lo más importante, cómo puedes obtenerla.

¿Qué es la Carpeta Tributaria Electrónica y para qué sirve? 

La Carpeta Tributaria Electrónica es un documento digital que el Servicio de Impuestos Internos (SII) pone a disposición de todos los y las contribuyentes, es decir, todas las personas que están obligadas a pagar impuestos al Estado. 

Contiene información clave sobre tu situación tributaria, como tus declaraciones de impuestos, certificados de renta, y otros datos relevantes que pueden ser utilizados por bancos, instituciones financieras, y otras entidades para evaluar tu perfil financiero.

Lo mejor de esta herramienta es que la información proviene directamente del SII, lo que asegura que sea confiable y esté siempre actualizada. 

Además, tiene una validez de 90 días desde su generación, lo que significa que puedes usarla durante ese período para realizar diversos trámites sin preocuparte por su caducidad.  

¿Qué contiene esta carpeta? 

• Tu registro como contribuyente. 
• Información tributaria. 
• Propiedades y bienes raíces. 
• Resumen de boletas de honorarios electrónicas. 
• Declaraciones de renta e iva.

Tipos de Carpetas Tributarias

Ya tenemos conocimiento de qué es la carpeta tributaria electrónica. Pero, ¿sabías que existen distintos tipos? Así es, las carpetas varían según el uso que les quieres dar: 

• Carpeta para Solicitud de Crédito: Ideal si estás pensando en pedir un crédito, ya que contiene toda la información que el banco necesitará para evaluar tu capacidad de pago.

• Carpeta de Acreditación de Renta: Perfecta para aquellos casos en que necesites demostrar tus ingresos, como al arrendar una propiedad o al inscribirte en ciertos servicios.

• Carpeta de Declaraciones Tributarias: Recopila tus declaraciones de impuestos, lo que es útil para llevar un registro ordenado y evitar contratiempos en tus trámites.

¿Cómo obtener mi Carpeta Tributaria Electrónica?

Obtener tu Carpeta Tributaria Electrónica es un proceso sencillo y rápido. Aquí te dejamos un paso a paso para que no te pierdas en el camino:

1. Accede al portal del SII

Ingresa a la página del SII y ve a la sección Ingresar a mi SII con tu RUT y clave tributaria. Si aún no tienes una cuenta, puedes crearla en pocos minutos. También puedes ingresar con tu Clave Única. 

2. Navega hasta la sección de “Trámites en línea”

Una vez dentro de “Trámites en línea”, dirígete a la sección de “Situación tributaria”. Allí, encontrarás las diferentes opciones disponibles. Haz clic en “Carpeta tributaria electrónica”. Ya en este apartado, te aparecerán 2 alternativas:

• Carpeta Tributaria Regular
• Carpeta por Mandato a Instituciones 

En carpeta Tributaria Regular te encontrarás con las siguientes opciones: 

• Generar Carpeta: Solicitar Créditos
• Generar Carpeta: Acreditar Renta
• Generar Carpeta: Acreditar Tamaño de Empresas
• Generar Carpeta: Personalizar su Carpeta
• Revisar Carpeta Tributaria
• Revisar Carpeta Recibida

Mientras en carpeta por Mandato a Instituciones, te encontrarás con:  

• Generar Carpeta por Mandato a Instituciones
• Revisar historial de mandatos emitidos
• Descargar Carpeta Tributaria por Instituciones

3. Selecciona y genera tu Carpeta

Elige la carpeta que se ajuste a tus necesidades y haz clic en “Generar”. En este paso, el sistema te pedirá que confirmes los datos que serán incluidos en el documento.

4. Descarga tu Carpeta

Una vez generada, podrás descargar la Carpeta Tributaria en formato PDF. ¡Y listo!

¿Por qué es tan importante? 

La Carpeta Tributaria Electrónica no solo te facilita la vida, sino que también es una herramienta clave para asegurar que tu información financiera sea manejada de forma segura y eficiente. 

Al provenir directamente del SII, puedes tener tranquilidad de que la información es válida y está protegida contra fraudes. Por otro lado, también resulta una oportunidad. 

Y es que tiempo atrás, tanto las personas como empresas, tardaban mucho tiempo en recolectar sus certificados y otros documentos, lo que resultaba demasiado engorroso y lento. En tanto, hoy, esta herramienta es una forma de avanzar junto a la digitalización y simplificación de los procesos. 

En este sentido, si tienes una empresa, es importante que estés al tanto de las nuevas tendencias tecnológicas y cómo estás pueden ayudarte a mejorar la eficiencia de tu negocio. Si quieres saber más sobre esto, te compartimos algunas de las claves de los emprendimientos digitales. 

Como ejemplo de lo anterior, la firma electrónica es una de las formas más populares en que puedes digitalizar tu empresa. Tiene importantes ventajas competitivas y de gestión; tanto así que hoy en día en Chile es un requisito para poder realizar boletas electrónicas y cualquier trámite en el Servicio de Impuestos Internos. 

Algunas recomendaciones finales

Antes de descargar tu Carpeta Tributaria, asegúrate de revisar que toda la información esté correcta y actualizada. Y recuerda, aunque la carpeta tiene una validez de 90 días, es una buena práctica generar una nueva cada vez que vayas a realizar un trámite importante, para que siempre tengas la información más reciente.

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