Firma electrónica avanzada

Para cualquier empresa, saber cómo protegerse de los ciberataques es una necesidad imperiosa para garantizar su supervivencia y éxito en la era digital. Y las pymes lo saben muy bien, al ser la tecnología uno de los ejes centrales de sus operaciones. 

Lamentablemente, y como lo hemos mencionado en artículos anteriores, son precisamente las pymes un objetivo frecuente para los ciberdelincuentes, quienes aprovechan las brechas de seguridad y la falta de recursos especializados para perpetrar ataques que pueden tener consecuencias devastadoras. 

Sin embargo, ¡no hay que entrar en pánico! 

Tomar las medidas adecuadas puede convertir a tu pyme en una fortaleza impenetrable en el ciberespacio. Así que, sin más preámbulo, te contamos cómo proteger a tu pyme de los ciberataques a través de 3 medidas de prevención. 

¿Qué son los ciberataques? 

Son acciones deliberadas cuyo objetivo es acceder, modificar, eliminar o interrumpir el funcionamiento de los sistemas informáticos o redes de una empresa con fines maliciosos.

Los ciberdelincuentes utilizan diversas técnicas o estafas virtuales para llevar a cabo sus ataques, como:

• Malware: Software malicioso que se infiltra en tus dispositivos para robar información, corromper archivos o incluso tomar el control de los sistemas. 

• Phishing: Engaños meticulosos que buscan obtener datos confidenciales, como contraseñas o información bancaria, a través de correos electrónicos, sitios web o mensajes falsos.

• Ransomware: Un tipo de malware que secuestra los datos de la víctima, podrías ser tú o un colaborador, donde se te exige un rescate para liberarlos.

• Ataques a la cadena de suministro: Explotación de vulnerabilidades en proveedores o socios comerciales para acceder a la red de tu pyme. 

¿Y las consecuencias?

Las consecuencias de un ciberataque pueden ser devastadoras. Estos son algunos ejemplos de lo que podría ocurrir eventualmente al caer en alguna de estos engaños digitales: 

• Pérdidas financieras: El robo de datos, la interrupción de operaciones o el pago de rescates pueden generar cuantiosas pérdidas económicas.

• Robo de datos: La filtración de información sensible, como datos de clientes o empleados, puede dañar gravemente tu reputación y la confianza de la empresa.

• Daño a la reputación: Un ciberataque puede empañar la imagen de tu pyme, generando desconfianza entre clientes y socios comerciales.

Pérdida de productividad: La interrupción de las operaciones puede afectar significativamente tu productividad y ganancias.

Cómo protegerse de los ciberataques: 3 Medidas de prevención para pymes

¿Cómo protegerse de los peligros cibernéticos? ¿Qué medidas se deben tomar para disminuir el riesgo cibernético? Estas son algunas de las preguntas comunes que surgen cuando hablamos de pymes y ciberseguridad. 

Y es que sí, para tu pyme será fundamental saber cómo protegerse de los ciberataques para asegurar la integridad y confidencialidad de tu información, así como la continuidad de tu negocio. 

Aquí te dejamos las 3 medidas de prevención más relevantes contra ciberataques que puedes comenzar a aplicar con tu pyme: 

1. Educación y capacitación de colaboradores 

Los colaboradores son la primera línea de defensa contra los ciberataques. Por ello, es fundamental ofrecer formación regular sobre:

• Reconocimiento de correos electrónicos de phishing: Enseña a tus empleados a identificar señales de phishing, como enlaces sospechosos y remitentes desconocidos

• Buenas prácticas en el uso de contraseñas: Fomenta el uso de contraseñas seguras y únicas para cada cuenta y la implementación de la autenticación de dos factores (2FA). 

• Políticas de navegación segura: Capacita sobre la importancia de evitar sitios web no seguros y la descarga de archivos de fuentes desconocidas

Además de esto, será importante implementar programas de formación periódicos para todos los colaboradores, asegurando que estén al día con las mejores prácticas de ciberseguridad. Los cursos y talleres deben abordar las amenazas más recientes y cómo enfrentarlas. 

Lee también: Los desafíos de la contabilidad para Pymes

2. Contar con un protocolo de acción ante incidentes  

Siempre será importante tener mapeado el cómo protegerse de los ciberataques a través de un protocolo o plan de acción, para luego tener claridad de cuáles son los pasos a seguir y minimizar el impacto. 

Un ejemplo de plan de acción sería el siguiente: 

Fase 1: Contención y evaluación

• Identificar y aislar el ataque: Detener el ataque en curso y aislar los sistemas afectados para evitar su propagación. 

• Evaluar el alcance del daño: Determinar la naturaleza del ataque, los sistemas y datos comprometidos, y el impacto en las operaciones del negocio.

• Notificar a las partes interesadas: Informar a los empleados, clientes, socios comerciales y autoridades pertinentes sobre el incidente, siguiendo los protocolos establecidos. 

Fase 2: Erradicación y recuperación

• Eliminar la amenaza: Eliminar la presencia del malware o la vulnerabilidad que causó el ataque.

• Restaurar los sistemas: Recuperar los sistemas y datos afectados a partir de copias de seguridad seguras.

• Cambiar contraseñas: Cambiar las contraseñas de todas las cuentas comprometidas y fortalecer las políticas de contraseñas. 

Fase 3: Prevención y mejora

• Analizar el incidente: Realizar una investigación exhaustiva del ataque para identificar las causas y las fallas de seguridad que lo permitieron.

• Fortalecer las defensas: Implementar medidas de seguridad adicionales para prevenir futuros ataques, como firewalls más robustos, sistemas de detección de intrusiones y capacitación en seguridad para empleados.

• Actualizar planes de respuesta: Revisar y actualizar los planes de respuesta a incidentes para garantizar su eficacia en futuros ataques. 

Fase 4: Comunicación y recuperación de la reputación

• Comunicar el incidente de manera transparente: Informar a los clientes y socios comerciales sobre el incidente, las medidas tomadas y los pasos para prevenir su recurrencia. 

• Ofrecer asistencia a los afectados: Brindar asistencia y apoyo a los clientes y empleados que hayan sido afectados por el ataque. 

• Monitorear la reputación: Monitorear la imagen de la empresa en línea y abordar cualquier comentario o inquietud negativa relacionada con el ataque.

3. Utilizar herramientas de seguridad 

Las herramientas de seguridad son elementos esenciales para fortalecer las defensas y mitigar el riesgo de sufrir un ciberataque.

Estas herramientas te ofrecen una amplia gama de beneficios, como la protección contra malware, la prevención de intrusiones, el cifrado de datos, la gestión de identidades y accesos, y la copia de seguridad y recuperación. 

Con ellas, tu pyme podría evitar las consecuencias de las que hablamos en un comienzo, como pérdidas financieras, daños a la reputación, pérdida de datos e interrupciones del negocio. 

Ahora, el funcionamiento de las herramientas de seguridad varía según su tipo, pero ejemplos comunes incluyen antivirus, firewalls, IDS/IPS, herramientas de cifrado y soluciones de copia de seguridad.

En el caso de los antivirus, estos programas se encargan de detectar y eliminar software malicioso, como virus, gusanos y troyanos. Los firewalls, por su parte, actúan como una barrera entre la red interna de la empresa y el mundo exterior, controlando y filtrando el tráfico de internet para prevenir accesos no autorizados, y así, muchas herramientas pueden ser cruciales para la seguridad de tu pyme. 

¿Cómo protegerse de los ciberataques con las firmas electrónicas? 

Las firmas electrónicas van más allá de ser una simple firma digital; son herramientas de seguridad que blindan tu negocio en la era digital.

Imagina que un documento firmado tradicionalmente cae en manos equivocadas. ¡Un desastre! Con las firmas electrónicas, la autenticación de documentos e identidades se vuelve inquebrantable: la criptografía robusta garantiza que tus documentos no sean alterados y que solo la persona autorizada haya firmado.

Además, mejoran la trazabilidad y auditoría, creando un registro inmutable de quién firmó y cuándo, perfecto para cumplir con regulaciones y demostrar el cumplimiento.

Refuerza la seguridad de tu negocio con una firma electrónica

Las firmas electrónicas de Acepta ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital. 

Al implementar soluciones de firma electrónica en sus procesos, las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de:

• Verificación de Identidad: Las plataformas de firmas electrónicas utilizan métodos avanzados de encriptación y verificación para asegurar que solo usuarios autorizados puedan firmar documentos. Esto reduce el riesgo de suplantación de identidad y asegura la legitimidad de las transacciones.

• Transparencia: Cada firma electrónica genera un registro detallado de la transacción, incluyendo quién firmó el documento y cuándo. Este nivel de rastreo es invaluable para detectar actividad sospechosa y prevenir fraudes.

• Validez y transparencia: Las empresas prestadoras de servicios de certificación (PSC) como Acepta, pasan por un riguroso proceso de acreditación y auditorías anuales por parte del Ministerio de Economía, para que puedan entregar certificados de firma electrónica avanzada a los ciudadanos. 

Al mismo tiempo, el SII es el encargado de acreditar a las empresas proveedoras de certificados digitales para la firma de facturas electrónicas.
¿Te gustaría saber más? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para realizar trámites y firmar documentos de manera segura y digital. Sin embargo, como cualquier herramienta, su uso incorrecto puede generar inconvenientes e incluso invalidar la firma. A continuación, te presentamos algunos errores comunes al usar firma electrónica que debes evitar. 

¿Qué es una firma electrónica? 

En términos simples, una firma electrónica es el equivalente digital de una firma manuscrita. Es un mecanismo que permite verificar la identidad del firmante de un documento electrónico y garantizar la integridad del mismo.

Las firmas electrónicas se basan en la criptografía, una técnica matemática que utiliza algoritmos complejos para proteger la información. Al firmar un documento electrónicamente, el firmante utiliza una clave privada única para crear una firma digital que se adjunta al documento. Esta firma digital está vinculada a la identidad del firmante y al contenido del documento, y puede ser verificada por cualquier persona que tenga acceso al documento.

Si quieres profundizar más en la firma electrónica, te recomendamos leer Cómo firmar digitalmente un documento y también Cómo hacer una firma electrónica por primera vez. 

5 Errores comunes al usar firma electrónica 

Al usar firma electrónica, tanto si es para uso personal como para tu negocio, es crucial adoptar un enfoque estratégico y meticuloso. Si la utilizas de manera correcta, no sólo te ayudará a optimizar los procesos internos, sino que también se convertirá en un pilar fundamental para fortalecer la confianza y lealtad de terceros. 

En este sentido, es fundamental evaluar cuidadosamente diversos factores al momento de seleccionar una solución de firma digital. Entendiendo esto, acá tienes algunos de los errores más comunes al usar firma electrónica, y que puedes evitar: 

1. No proteger la clave privada

La clave privada es la clave que permite firmar electrónicamente. Es esencial protegerla con cuidado, ya que su pérdida o divulgación puede permitir que alguien firme documentos en su nombre.

Recomendaciones:

• No compartas tu clave privada con nadie.
• Guarda tu clave privada en un lugar seguro, como un disco duro encriptado o un token USB.
• Utiliza una contraseña segura para proteger tu clave privada. En Acepta, esta debe tener más de 8 caracteres, incluyendo: una minúscula, una mayúscula, un número. Además, no debe contener caracteres especiales como #$”’/, etc.

2. No verificar la autenticidad de la firma

Uno de los errores más comunes es confiar ciegamente en la validez de una firma electrónica sin verificar su autenticidad. Esto puede llevar a problemas legales y de seguridad si la firma no es genuina.

¡Verificar la autenticidad de las firmas ayuda a garantizar que los documentos sean firmados por las personas correctas y que no hayan sido manipulados! Puedes leer Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica, y  seguir los pasos para asegurarte de que la firma es legítima. 

3. Crear copias y compartir la clave

Si bien es común pensar que crear una copia de seguridad o compartir nuestra clave con otros protegerá nuestra firma electrónica, la realidad es que esto nos expone a posibles manipulaciones de documentos. 

Entonces, ¿qué pasa si pierdo mi firma electrónica? 

En ese caso, tendrías que descargar el archivo desde nuestro sitio web, o bien desde el correo que te enviamos al momento de comprarlo. 

¿Y si pierdo la contraseña? 

Si pierdes la contraseña, estarás en problemas mayores. Las empresas certificadoras no pueden almacenarla ni guardarla, por lo que no podrás recuperarla. En este caso, la única solución sería comprar una nueva firma electrónica.

Por todo esto, te recomendamos que guardes tu contraseña de manera segura (no así la compartas), pero no la firma electrónica. Si un “hacker” quisiera robar tu firma, tendría que descargarla desde la sesión privada de Acepta o desde tu correo como cliente. 

Lee también: Ciberseguridad para Pymes: medidas para proteger tus datos

4. No familiarizarse con los diferentes tipos de firmas

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, como la firma electrónica simple y la avanzada, cada una con su propio nivel de seguridad y requisitos. 

Mientras la firma electrónica simple se utiliza para transacciones que no requieren un alto nivel de seguridad o donde las partes se conocen y confían mutuamente, la firma electrónica avanzada es ideal para transacciones que requieren un alto nivel de confianza y seguridad, como contratos legales o documentos financieros importantes. 

Por esto, familiarízate con los diferentes tipos de firmas para elegir la más adecuada para cada necesidad.

Recomendaciones:

• Infórmate sobre los diferentes tipos de firmas electrónicas disponibles.
• Consulta con un experto si tiene dudas sobre qué tipo de firma electrónica utilizar. 

5. No capacitar a los empleados

No brindar la formación adecuada a los empleados sobre el uso correcto de la firma electrónica puede resultar en errores frecuentes y malinterpretaciones, lo que a su vez podría impactar negativamente en la eficiencia y la seguridad de los procesos de firma digital en la organización. 

Recomendaciones: 

• Ofrece capacitación regular a todos los empleados sobre el uso de la firma electrónica, sus beneficios y sus riesgos. Esto garantiza que todos comprendan cómo utilizarla de manera segura y eficiente. 

En resumen, utilizar la firma electrónica de manera incorrecta puede acarrear graves consecuencias para ti y tu empresa. Estas repercusiones pueden incluir desde la pérdida de control sobre tu propia firma, lo que podría desencadenar en problemas financieros y legales, hasta provocar daños a la reputación de la entidad o individuo afectado.  

Es esencial comprender la importancia de utilizar la firma electrónica de manera adecuada para evitar posibles contratiempos y proteger la integridad de la firma y los datos asociados.

Confía en la firma electrónica de Acepta

Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Estas son solo cuatro de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura. 

Únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital con un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada. Llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios. 

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