factores que influyen en la productividad empresarial

8 Factores que influyen en la productividad empresarial

¿Sientes que en tu empresa hay mucho esfuerzo, pero pocos resultados? Esa sensación de estar siempre ocupados, pero sin avanzar, es más común de lo que parece. La productividad no se trata solo de hacer más en menos tiempo, sino de identificar qué está frenando ese avance. ¿Te has preguntado cuáles son realmente los factores que impactan en el rendimiento de tu equipo? 

Aquí te contamos los más relevantes y cómo puedes abordarlos desde una mirada práctica y tecnológica.  

Factores que influyen en la productividad empresarial: ¡considéralos! 

1. Tecnología que impulsa (o detiene)

Contar con herramientas digitales adecuadas puede marcar la diferencia entre un equipo enfocado y uno lleno de interrupciones. Sistemas desactualizados o procesos manuales ralentizan el trabajo. ¿Has evaluado si tus soluciones tecnológicas realmente responden a las necesidades actuales? 

Aprovechar herramientas — como la firma digital — o plataformas de automatización puede ser el primer paso para una mayor productividad en una empresa.  

2. Liderazgo claro y cercano

Un buen líder no solo dirige, sino que inspira. Cuando las metas están claras y el equipo siente respaldo, el compromiso aumenta. ¿Tus líderes están escuchando activamente? Un liderazgo cercano reduce la rotación y mejora la eficiencia en general. 

3. Comunicación que fluye

Los errores muchas veces tienen raíz en una comunicación deficiente. Reuniones sin foco, mensajes poco claros o falta de feedback pueden volverse cuellos de botella. Por esto, promover canales abiertos y efectivos para mejorar este aspecto es clave. 

4. Ambiente físico y mental saludable

¿Tu equipo trabaja cómodo y concentrado? La ergonomía, iluminación y el equilibrio emocional inciden directamente en el rendimiento. Además de cuidar el espacio físico, cuidar la salud mental también es esencial. Estrés constante o falta de pausas no son señales de compromiso: son alarmas. 

5. Capacitación constante

Formar a tu equipo no es un gasto, es una inversión. La falta de actualización puede hacer que las tareas tarden el doble o generen errores. Explora herramientas digitales y capacita a tus colaboradores para que trabajen con lo último en tecnología y buenas prácticas. 

6. Objetivos medibles

No se puede mejorar lo que no se mide. Tener metas claras, alcanzables y con seguimiento es una de las formas más efectivas de aumentar la productividad. ¿Estás alineando lo que se espera con lo que se ejecuta? 

7. Seguridad digital

Una filtración de datos o ataque informático puede frenar operaciones durante días. Proteger tu empresa con buenas prácticas de ciberseguridad, como evitar el phishing, es parte de una gestión responsable. 

8. Cultura de transformación 

¿Tu empresa se adapta o se queda atrás? Apostar por la transformación digital no es solo implementar tecnología, es cambiar la mentalidad. Las organizaciones que fomentan la innovación y la flexibilidad logran adaptarse mejor a los cambios y mantener su productividad a lo largo del tiempo.  

¿Hay alguno de estos factores que estás descuidado? Mejorar la productividad es un camino que se construye con pequeñas decisiones diarias. ¿Estás listo para dar el siguiente paso? 

Si este artículo ha sido de tu interés, te invitamos a explorar nuestra sección de Blog en el sitio web. Allí descubrirás contenido de valor sobre la transformación digital en las empresas y otros temas relevantes para la modernización de tu negocio.

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Mujer gestionando la digitalización de documentos en su empresa.

Cómo llevar a cabo el proceso de digitalización de documentos

Buscar un contrato entre pilas de archivadores, gastar tiempo en tareas repetitivas, perder información valiosa por errores humanos…¿Alguno de estos problemas te resulta familiar? Si es así, tal vez sea momento de considerar seriamente la digitalización de documentos en tu empresa. ¡Conoce acá qué debes considerar para llevar a cabo este proceso! 

Digitalización en Perú: ¿cómo está el panorama actual? 

Según un estudio de Think Digital Report 2024, el 76% de las empresas peruanas ya ha iniciado su transformación digital. Esto indica que muchas organizaciones están avanzando hacia modelos más eficientes y competitivos, donde la digitalización de documentos es un paso clave para dejar atrás los procesos manuales y lentos.

En este contexto, adoptar la digitalización de documentos ya no es una opción, sino una necesidad para seguir siendo competitivos. Modernizar los procesos documentales permite a las empresas responder con mayor agilidad, reducir errores y optimizar recursos en un entorno que avanza con rapidez hacia lo digital.

Y bien, ¿qué es la digitalización de documentos? 

Consiste en convertir archivos físicos a digitales mediante herramientas tecnológicas, como escáneres o software de gestión documental. Pero va más allá de escanear papeles: implica organizar, almacenar y proteger esa información para que esté disponible en segundos, desde cualquier lugar. 

Para quienes se preguntan ¿cómo digitalizar una pequeña empresa?, este proceso representa un punto de partida clave para avanzar hacia una empresa digital.  

Por qué digitalizar los documentos de tu negocio

  • Ahorro de espacio y materiales: al dejar de usar papel, puedes liberar espacio físico en tu oficina y reducir costos de impresión y almacenamiento. 
  • Acceso rápido a la información: basta una búsqueda digital para encontrar el documento que necesitas. Esto agiliza las decisiones y evita retrasos.  
  • Automatización de procesos: los documentos digitalizados permiten automatizar tareas como el envío de reportes, la validación de contratos o la emisión de facturas. Este punto es clave para avanzar hacia la trasformación digital de las empresas.  
  • Mayor seguridad: los archivos digitales pueden contar con copias de respaldo y medidas de seguridad digital que los protejan frente a robos, incendios o pérdidas accidentales.  
  • Promueves prácticas sostenibles: al digitalizar documentos, se reduce significativamente el consumo de papel. Además, al optimizar el uso de recursos y minimizar el desperdicio, se fomenta una cultura empresarial más consciente y responsable con el medio ambiente. 

Esta práctica no solo beneficia al planeta, sino que también mejora la imagen de la empresa ante clientes y socios que valoran la sostenibilidad. Si te interesa este tema, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo lograr que tu empresa sea sostenible, con tips y recomendaciones

6 Pasos esenciales para llevar a cabo una digitalización eficiente 

Evalúa tus documentos actuales

Revisa qué tipo de documentos maneja tu empresa (contratos, boletas, facturas, fichas de clientes) y cuáles necesitas digitalizar con mayor urgencia.

Clasifica y prioriza

No necesitas digitalizar todo de golpe. Comienza con los archivos más utilizados o los más sensibles para el negocio.

Utiliza herramientas adecuadas

Desde escáneres de alta resolución hasta software de gestión documental, elige soluciones adaptadas al tamaño de tu empresa. Si emites comprobantes o necesitas firmar digitalmente, asegúrate de contar con herramientas compatibles y seguras.

Establece una estructura de almacenamiento

Define carpetas, nombres de archivo y protocolos para que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a la información.

Capacita a tu equipo

Asegúrate de que quienes manipulan los documentos conozcan el nuevo flujo de trabajo. Esto reducirá errores y facilitará la transición hacia una cultura digital.

Haz copias de seguridad periódicas

Aunque tengas todo digitalizado, nunca está de más tener respaldos seguros en la nube o en discos duros externos. ¡Este te garantiza la continuidad del negocio ante cualquier imprevisto! 

Lee también: Qué es la seguridad digital y cómo implementarla en tu empresa 

¡Moderniza tu empresa desde lo básico! 

Dar el salto a una empresa digital no significa adoptar tecnología solo por moda. Se trata de resolver problemas cotidianos que afectan tu productividad y, muchas veces, tu rentabilidad. La digitalización de documentos es una solución simple, pero poderosa, para comenzar ese camino. 

Si te interesó este artículo, te recomendamos seguir leyendo más en nuestra sección de Blog en el sitio web; donde podrás encontrar contenido valioso sobre transformación digital en las empresas y otros temas relevantes para modernizar tu negocio. 

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Persona frente al computador, víctima de una estafa por internet en Perú.

Cómo denunciar una estafa por internet en Perú

Recibir una alerta de transacción no autorizada o descubrir que tus datos personales han sido usados sin tu consentimiento puede ser frustrante y alarmante. Las estafas por internet en Perú son cada vez más frecuentes y sofisticadas, por lo que saber cómo reaccionar ante un delito informático no solo puede ayudarte a recuperar lo perdido, sino también a prevenir que otros sean víctimas del mismo fraude. 

Aquí te explicamos de forma clara y paso a paso cómo denunciar una estafa virtual en Perú, qué instituciones pueden ayudarte y cómo proteger tu identidad digital en el proceso. 

Cómo denunciar una estafa por internet: lo que debes hacer

1. Bloquea tus cuentas y contacta a tu banco

Apenas notes movimientos extraños o detectes que tus claves o tarjetas fueron comprometidas, comunícate con tu entidad financiera. Solicita el bloqueo inmediato de tus cuentas, tarjetas o canales digitales para evitar más pérdidas. ¡Este primer paso es clave para contener el daño! 

2. Reúne todas las pruebas posibles

Guarda capturas de pantalla de conversaciones, correos, mensajes sospechosos, comprobantes de transacción o URLs de sitios fraudulentos. Estas evidencias son fundamentales al momento de hacer la denuncia formal, ya que permitirán a las autoridades identificar con más facilidad a los responsables. 

Si fuiste víctima de una técnica de suplantación de identidad como el phishing, puedes leer esta guía de cómo identificar y prevenir el phishing para entender cómo operan estos fraudes. 

3. Realiza la denuncia ante las autoridades 

Tienes varias opciones para presentar tu denuncia por estafa: 

  • Comisaría más cercana: puedes acercarte presencialmente y detallar lo sucedido. Lleva tu DNI y toda la evidencia recolectada. 
  • División de Investigación de Delitos de Alta Tecnología (DIVINDAT): es la unidad especializada de la Policía Nacional de Perú. También puedes contactarlos vía correo electrónico a delitosinformaticos@dirincri.pnp.gob.pe
  • Plataforma virtual de la PNP: en algunos casos es posible iniciar la denuncia en línea. Verifica si la opción está disponible en tu jurisdicción. 

Si lo que deseas es denunciar una página web sospechosa, puedes reportarla también ante la DIVINDAT o comunicarte con Indecopi si está relacionada al comercio electrónico o incumplimientos de servicio. 

4. Haz seguimiento de tu caso

Una vez realizada la denuncia, solicita un número de expediente o constancia que te permita hacer seguimiento. En caso se trate de un fraude bancario, también puedes reclamar formalmente ante la SBS (Superintendencia en correos, redes sociales y plataformas de pago). 

Además, te recomendamos reforzar tus medidas de seguridad en línea. Revisa esta guía sobre seguridad digital y aprende a proteger tu información en correos, redes sociales y plataformas de pago. 

5. Cuida tu identidad digital

Una estafa virtual no solo implica la pérdida de dinero, también puede comprometer tu información personal. Si esta cae en manos equivocadas, podría usarse para cometer otros fraudes a tu nombre. Por eso, fortalecer tu identidad digital es clave, sobre todo si realizar trámites o firmar documentos en línea. 

Confía en nuestras soluciones Acepta y protege tus documentos    

Una forma efectiva de proteger tu identidad y tus operaciones online es mediante el uso de firmas digitales certificadas. Estas herramientas no solo validan tu identidad en entornos digitales, sino que también garantizan la integridad del contenido firmado.

En Acepta, contamos con soluciones de firma digital y certificados digitales que te permiten realizar gestiones seguras, confiables y con respaldo legal. Infórmate sobre cómo dar el siguiente paso hacia un entorno digital más protegido.

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Hombre listo para emprender su negocio. Se encuentra buscando en su tablet qué una SRL y cuáles son sus ventajas y desventajas en Perú.

Constituir una empresa SRL en Perú: ventajas y desventajas

Si buscas emprender o formalizar tu negocio en Perú, una de las primeras decisiones importantes es elegir el tipo de sociedad que mejor se adapte a tus objetivos. Dentro de estas opciones, una de las más comunes es la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL), una figura jurídica muy utilizada por pequeños y medianos empresarios. 

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la SRL: ventajas y desventajas en Perú, cómo funciona y qué la diferencia de otras sociedades. 

¿Qué es una SRL y cómo funciona?  

La sociedad de responsabilidad limitada en Perú es un tipo de empresa conformada por un mínimo de 2 y un máximo de 20 socios, y su característica principal es que la responsabilidad de los socios está limitada al monto de su aporte. 

¿Qué significa esto?

Que si la empresa contrajera deudas, los socios no responden con su patrimonio personal. Siendo así, este modelo resulta ideal para quienes desean emprender con otras personas de confianza, pero sin los riesgos financieros que implican otras estructuras societarias más complejas. 

SRL: ventajas más importantes 

1. Protección del patrimonio personal

Como mencionamos, una de las grandes ventajas de la SRL es la limitación de responsabilidad. Así que, si el negocio enfrenta problemas financieros, los socios no arriesgan sus bienes personales, lo cual genera mayor seguridad para emprender. 

2. Estructura flexible y simple

La SRL no requiere directorio ni junta general de accionistas. Basta con que haya una gerencia, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión del negocio. 

4. Costos iniciales accesibles

Los trámites de constitución son relativamente económicos en comparación con otras sociedades. Además, hoy puedes acelerar estos procesos gracias al uso de certificados digitales, que permiten firmar electrónicamente documentos como la escritura pública. Si te interesa saber más sobre este tema, te recomendamos leer sobre trámites con certificado digital. 

4. Ideal para pequeñas y medianas empresas

Debido a su estructura limitada y al número de socios, la SRL es perfecta para negocios familiares, startups o emprendimientos que no buscan captar grandes inversionistas en el corto plazo. 

Desventajas de una SRL en Perú 

1. No permite añadir nuevos socios fácilmente

Una limitación clave es que no se pueden transferir participaciones libremente como en una sociedad anónima. Cualquier cambio de socios debe ser aprobado por los demás, lo cual puede dificultar el ingreso de nuevos inversionistas. 

2. Límite de socios

Por otro lado, al tener un máximo de 20 socios, puede quedarse corta si el negocio crece mucho y necesitas incorporar más participantes. 

3. No puede cotizar en bolsa

A diferencia de otras estructuras como la Sociedad Anónima Abierta (SAA), una SRL no puede emitir acciones en la bolsa, lo que limita las opciones de financiamiento a largo plazo.  

¿SRL o SAC? ¿Cuál conviene más? 

Una consulta común es la diferencia entre SAC y SRL. Ambas sociedades limitan la responsabilidad de sus socios, pero: 

  • La SAC (Sociedad Anónima Cerrada) permite hasta 20 accionistas y la transferencia de acciones es más sencilla. 
  • La SRL está más orientada a relaciones de confianza entre socios y tiene una estructura interna más sencilla. 

Si estás evaluando cómo formar una empresa en Perú, te recomendamos este artículo con una guía paso a paso: cómo formar una empresa en Perú

Recomendaciones finales  

Para comenzar a operar formalmente, una SRL necesita contar con RUC, libro de actas, y la capacidad de emitir comprobantes de pago electrónicos. Para esto, será necesario solicitar un certificado para emitir facturas electrónicas que autentique tus operaciones ante SUNAT. 

También es útil conocer cómo emitir un comprobante de pago o cómo manejar una nota de crédito, ya que forman parte del día a día de cualquier negocio formal.  

Formaliza tu empresa con un Certificado Digital Acepta

Con el Certificado Digital Acepta, tu empresa podrá avanzar hacia su formalización de manera rápida, confiable y sin necesidad de trámites presenciales, ahorrando tiempo y costos en el camino hacia el éxito empresarial. 

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Imagen en representación de los beneficios del DNI electrónico.

Descubre 3 beneficios del DNI electrónico que harán dar el paso a lo digital

¿Te has preguntado qué beneficios tiene el DNI electrónico y si realmente vale la pena tramitarlo? La respuesta corta: sí, y mucho. A diferencia del DNI tradicional, el DNI electrónico (DNIe) no solo sirve para identificarte, sino también para abrirte las puertas del mundo digital de forma segura, eficiente y con total respaldo legal.  

Tanto si eres ciudadano como empresa, conocer sus ventajas te ayudará a aprovechar al máximo esta herramienta. En este artículo te contamos los principales beneficios del DNI electrónico, cómo se diferencia del documento tradicional y por qué es una pieza clave para hacer trámites en línea sin complicaciones.  

¿Cómo funciona el DNI electrónico y qué información contiene?  

Al ser una herramienta digital, está compuesta por un chip criptográfico, que almacena los datos personales del titular, como su nombre, apellido, fecha de nacimiento, número de DNI y huellas dactilares. Pero, además de esta información, el chip incluye otros dos elementos clave: 

  • Certificado de autenticación digital: permite verificar tu identidad al ingresar a plataformas digitales del Estado o privadas, como si presentaras tu documento físicamente. 
  • Certificado de firma digital: te permite firmar documentos electrónicos con la misma validez que una firma manuscrita. 

Si aún no lo tienes, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo tramitar tu DNI electrónico por internet

3 Beneficios clave del DNI electrónico  

  1. Acceso seguro a trámites digitales 

Uno de los grandes beneficios del DNI electrónico es que te permite realizar diversos trámites desde casa, sin necesidad de largas filas o papeleo físico. 

Por ejemplo, podrías acceder al voto electrónico o tramitar copias certificadas de actas oficiales, como tu acta de nacimiento. Así, el DNIe permite facilitar la gestión digital con instituciones públicas y privadas. 

  1. Firma digital con validez legal 

El DNIe incluye un certificado de firma digital que tiene el mismo valor que una firma manuscrita. ¿Qué significa esto? 

Que puedes firmar contratos, solicitudes, declaraciones juradas y otros documentos electrónicos de forma segura y 100% legal. Si eres profesional o empresario, esto te resulta especialmente útil, ya que te ayuda a acelerar procesos internos y minimizar el uso del papel. 

  1. Mayor seguridad frente a suplantaciones 

A diferencia del DNI tradicional, el DNI electrónico es mucho más difícil de falsificar. Su chip contiene datos encriptados, huellas digitales y un certificado único que impide la suplantación de identidad. 

Te puede interesar: Qué es la identidad digital y para qué sirve

¿Vale la pena dar el paso? 

Definitivamente sí. El DNI electrónico no solo mejora tu experiencia como ciudadano digital, sino que también fortalece la seguridad, eficiencia y confianza en distintos procesos. 

Ahora bien, ¿qué diferencia hay entre el DNI electrónico y un certificado digital externo?  

Por un lado, el DNI electrónico ya incluye dos certificados digitales emitidos por el Estado Peruano: 

  • Certificado de autenticación, para identificarte digitalmente.
  • Certificado de firma digital, para firmar documentos electrónicos con validez legal.

Con eso, cualquier ciudadano puede realizar trámites digitales y firmar documentos personales o en representación propia sin tener que comprar otro certificado. Desde ahí es que puede surgir la pregunta: ¿cuándo sí se necesita un certificado digital, de un proveedor externo, como Acepta? 

Se requiere cuando necesitas: 

  • Firmar en representación de una empresa o institución, no como persona natural. 
  • Integrar firmas digitales en sistemas internos o automatizar procesos (como software de RR.HH., ERP, contabilidad, etc.).  
  • Firmar grandes volúmenes de documentos electrónicos de forma masiva. 

En estos casos, los certificados digitales emitidos por una Entidad de Certificación acreditada — como Acepta — son necesarios y complementan al DNIe. 

Digitaliza tu empresa con Acepta 

Súmate a la digitalización con un certificado o firma digital Acepta. Más de 10 años de experiencia en transformación digital respaldan nuestros servicios, diseñados para protegerte contra fraudes y suplantaciones.
¿Tienes preguntas? Visita nuestro blog, explora nuestra sección de preguntas frecuentes, o chatea con nosotros a través del Asistente online a un costado. ¡Estamos aquí para ayudarte a dar el siguiente paso hacia la digitalización!

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Hombre joven sonriente trabajando en una computadora en una oficina moderna. Busca cómo renovar un certificado digital.

Qué es la digitalización empresarial y cómo implementarla

Más allá de incorporar sistemas digitales, la digitalización empresarial implica un cambio profundo en los métodos de trabajo, incluso en la cultura organizacional y la experiencia tanto de los clientes como de los colaboradores de tu equipo. Y claro, no es algo que ocurre de la noche a la mañana; lleva tiempo y es necesario adoptar una serie de medidas para implementarla de manera exitosa. 

Acá te enseñamos lo principal que debes saber para instruirte en qué es la digitalización empresarial y cuáles son los pasos iniciales para incorporarla en tu negocio. ¿Todo listo? ¡Comencemos! 

Qué significa la digitalización en los negocios 

Consiste en transformar los procesos, productos y servicios de una organización mediante el uso de la tecnología. Esto no se limita a simplemente tener presencia en internet o usar herramientas digitales tradicionales — como el correo electrónico o las redes sociales —, sino que se trata de una integración profunda de la tecnología en todos los aspectos del negocio. 

Es una estrategia integral que abarca desde la simplificación de procesos repetitivos (automatización) hasta la incorporación de tecnologías avanzadas como el Big Data, la inteligencia artificial y los sistemas en la nube. 

¿El objetivo? 

Mejorar la eficiencia, reducir errores y optimizar la experiencia tanto de clientes como de colaboradores.  

Cómo implementar la digitalización empresarial: estos son los primeros pasos 

¿Quieres ser una empresa digital? Considera estos pasos iniciales para el proceso de digitalización: 

1. Evalúa el nivel actual de digitalización en tu empresa

Antes de implementar cualquier solución, es necesario entender el punto de partida. ¿Qué procesos ya están digitalizados y cuáles siguen siendo manuales? 

Por ejemplo: ¿utilizas hojas de cálculo para registrar ventas o ya cuentas con un sistema de gestión en la nube? Esta evaluación inicial te ayudará a identificar áreas clave que requieren modernización.  

Importante también comparar tu nivel de digitalización con el de tus competidores. Analiza qué tecnologías están utilizando y cómo podrían estar ganando ventaja en el mercado.  

Lee también: Cómo reducir gastos administrativos de una empresa

2. Define prioridades de transformación digital

A partir del análisis inicial, establece prioridades basadas en las necesidades urgentes de tu empresa. Imagina el caso de que tus clientes demandan procesos de compra más ágiles, podrías enfocarte primero en habilitar canales de venta en línea y opciones de pago digital. 

Si, por otro lado, la gestión contable consume demasiado tiempo, automatizar este proceso con software especializado será una buena decisión. 

No olvides considerar los recursos disponibles, tanto financieros como humanos, para evitar una implementación que pueda resultar abrumadora para tu equipo.  

3. Implementa herramientas clave paso a paso

La implementación debe ser gradual para garantizar una transición fluida. Algunos pasos que puedes dar incluyen:  

  • Plataformas de gestión de clientes (CRM): estas herramientas no solo almacenan información de tus clientes, sino que también automatizan tareas y personalizan las interacciones, mejorando la experiencia de compra.  
  • Sistemas en la nube: facilitan el acceso inmediato y seguro a documentos importantes desde cualquier parte, eliminando la dependencia de archivos físicos. 
  • Automatización de procesos contables: los software de gestión financiera reducen errores y agilizan el manejo de ingresos, egresos y reportes fiscales; como un sistema ERP, por ejemplo. 

Pro tip: dentro de esta etapa, también es relevante incluir firmas y/o certificados digitales. Estas herramientas te ayudarán no solo a reemplazar la necesidad de documentos físicos, sino también a agilizar procesos legales, garantizar la autenticidad de los documentos y a reforzar la seguridad en la comunicación contractual.   

Te puede interesar: Qué es un sistema de facturación y cómo elegir el adecuado

4. Capacita a tu equipo

De nada sirve implementar herramientas avanzadas si tu equipo no sabe cómo utilizarlas. Invierte tiempo en capacitar a tus colaboradores de manera práctica y enfocado en sus funciones. 

Dicho esto, una vez que integres las primeras soluciones, evalúa constantemente su desempeño. ¿Están cubriendo las necesidades de tu empresa? ¿Existen nuevas tecnologías que podrías incorporar para seguir creciendo? La mentalidad de mejora continua es clave en escenarios como estos. 

Súmate a la digitalización con Acepta 

La digitalización ofrece una serie de ventajas en comodidad y seguridad para desarrollar todo tipo de trámites. ¡Da el paso hacia una vida más cómoda y próspera en la economía digital junto a Acepta! Elige hacer todo desde cualquier lugar y horario, con un certificado digital de Acepta o una firma digital

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Persona firmando un documento digital con lápiz óptico sobre una pantalla, concepto de firma digital y documentos electrónicos en PDF.

¿Cómo hacer mi firma digital en PDF? Te lo explicamos fácil

Si buscas modernizar tus trámites y firmar documentos sin usar papel, la firma digital es la solución perfecta. Esta, además de ser práctica, cuenta con validez legal, ayudándote a proteger tus transacciones electrónicas. En este artículo te explicamos de manera sencilla cómo hacer tu firma digital en PDF y qué necesitas para empezar, ¡toma nota! 

¿Qué es una firma digital y para qué sirve? 

La firma digital es un sistema que permite validar la identidad de una persona o empresa en documentos electrónicos. Si te preguntas por su legalidad, no te preocupes, ¡es equivalente a firmar de manera manuscrita! 

Por otro lado, garantiza que el contenido de un documento no haya sido alterado, pudiendo firmar contratos, facturas electrónicas, documentos PDF y más, reduciendo tiempos y costos. 

¿Qué se necesita para hacer una firma digital? 

Para empezar, necesitarás los siguientes elementos básicos: 

  • Certificado digital: es un documento electrónico que permite identificarte en línea. Puedes obtenerlo a través de instituciones oficiales como la RENIEC, INDECOPI o a través de proveedores privados acreditados, como Acepta. Si tienes un DNIe (Documento Nacional de Identidad Electrónico), este ya incluye un certificado digital que puedes activar. 
  • Software de firma: son programas especializados que te permiten aplicar tu firma digital en documentos electrónicos; encontrarás opciones gratuitas y de pago. La firma digital de Acepta — por ejemplo — funciona con software de firma acreditados por INDECOPI y con el sistema de firma de RENIEC. 
  • Documento en formato de firma (como PDF): asegúrate de tener preparado el archivo que quieres firmar digitalmente. 

Pasos para hacer tu firma digital 

Una vez que tienes todo lo necesario, sigue estos pasos: 

  1. Obtén tu certificado digital. Para obtenerlo, te recomendamos leer el siguiente artículo «Qué es un certificado digital, para qué sirve y cómo obtenerlo» y seguir las instrucciones para adquirir uno. 
  2. Accede al software de firmado. 
  3. Instala y configura el software. Una vez instalado, carga el documento en PDF que deseas firmar. Selecciona el área para colocar tu firma (visible o no) y personaliza detalles como orientación y tamaño. 
  4. Firma tu documento usando la opción de “firmar” en el software. Ingresa las credenciales asociadas a tu certificado digital y guarda el archivo. El documento quedará marcado con una firma válida y sellada.  

Lee también: ¿Cómo validar una firma digital? Estas son algunas formas de hacerlo

¿Dónde usar tu firma digital? 

  • Contratos laborales o comerciales. 
  • Declaraciones juradas. 
  • Documentos administrativos. 
  • Trámites con entidades del Estado. 

Gracias a la Ley N.º 27.269 y sus normas complementarias, estos documentos tienen la misma validez legal que una firma manuscrita. 

¿Es lo mismo una firma digital que una firma electrónica? 

No, la firma digital es un tipo específico de firma electrónica que cumple con los estándares legales más altos. Tiene validez legal siempre que esté respaldada por un certificado digital emitido por una entidad autorizada. 

Confía en la firma digital Acepta

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Gerente de marketing buscando en su computador cómo reducir los gastos administrativos de la empresa.

Estrategias para reducir los gastos administrativos de una empresa

Reducir los gastos administrativos de una empresa no significa necesariamente hacer recortes drásticos o eliminar recursos importantes; más bien se trata de identificar oportunidades de optimizar procesos y tomar decisiones estratégicas que permiten mejorar la eficiencia sin comprometer la calidad del trabajo. En esta oportunidad, te contamos cómo reducir los gastos administrativos de una empresa con estrategias prácticas, pensadas para organizaciones que buscan crecer de manera sostenible. 

¿Qué se consideran gastos administrativos? 

Antes que todo, debemos estar de acuerdo en que los gastos administrativos son todos aquellos que se generan por la operación diaria de la empresa, pero que no están directamente relacionados con la producción o venta de bienes y servicios

Dicho esto, algunos ejemplos de gastos administrativos son: 

  • Sueldos administrativos. 
  • Alquiler de espacios. 
  • Materiales de oficina. 
  • Servicios de telefonía, internet o energía eléctrica. 
  • Licencia de software. 
  • Papelería y suministros. 
  • Gastos contables y legales. 

¡Y ojo! Porque estos gastos pueden acumularse rápidamente si no se gestionan con cuidado. Por eso, aplicar estrategias efectivas puede marcar una gran diferencia en la rentabilidad de tu negocio. 

¿Qué se puede hacer para deducir costos en una empresa?  

Como mencionamos antes, no se trata únicamente de recortar gastos, sino de asegurar que cada inversión sume al crecimiento sostenible de la empresa. Usa estas preguntas como guía: 

  1. ¿Están alineados tus gastos administrativos con los objetivos de la empresa?
  2. ¿Hay áreas en las que la tecnología y la transformación digital pueden mejorar la eficiencia?
  3. ¿Cómo está impactando cada unidad de negocio en los ingresos generales?

Responder estas preguntas te ayudará a tomar decisiones más informadas y a implementar los cambios necesarios con mayor confianza. 

Cómo reducir los gastos administrativos de una empresa: 6 estrategias clave 

1. Digitaliza y automatiza procesos

La automatización es uno de los caminos más efectivos a la hora de reducir costos. Herramientas como certificados digitales y las firmas digitales permiten eliminar procesos manuales, reducir el uso de papel, y acelerar tareas como la firma de contratos o la validación de documentos. 

Además, muchas tareas administrativas — como la gestión de facturas, reportes financieros o control de asistencia — pueden ser automatizadas con software especializados, como un sistema ERP o plataformas de administración de documentos; estos pueden ser muy útiles a la hora de integrar tareas, reducir duplicidades y aumentar la eficiencia.  

Lee también: Sistema de gestión documental: qué es y cómo funciona

2. Evalúa y ajusta el portafolio de servicios

También es crucial analizar el desempeño individual de cada uno de los servicios o productos de tu empresa. Si identificas operaciones no rentables, considera eliminarlas para concentrarte en las que realmente generan valor. 

3. Terceriza servicios no esenciales

Externalizar tareas no esenciales, como soporte técnico, limpieza o mantenimiento, puede ser más rentable que mantener personal interno para estas labores. La clave está en delegar a empresas especializadas en estas funciones para obtener una relación costo-beneficio favorable, sin comprometer la calidad. 

4. Prioriza inversiones estratégicas

A veces, invertir en una solución digital o en la capacitación del personal puede parecer un gasto adicional, pero a mediano plazo se traduce en mayor eficiencia y menos errores administrativos. Evalúa qué herramientas o conocimientos pueden ayudarte a reducir cargas operativas en el futuro.

5. Promueve el trabajo remoto

Tras la pandemia, el trabajo a distancia demostró ser una herramienta poderosa. Más allá de aumentar la productividad, también permite reducir gastos fijos como luz, agua, mantenimiento y alquiler de oficinas. Incluso con modalidades híbridas, se puede optimizar el uso del espacio y lograr ahorros significativos. 

Te puede interesar: 4 cosas que debes saber sobre la Ley de Teletrabajo

6. Evalúa y ajusta constantemente

Una buena estrategia no termina al implementarse. Es fundamental monitorear constantemente los indicadores financieros y operativos, revisar presupuestos y ajustar en función de los resultados. Esto permitirá que te detectes nuevas oportunidades de ahorro y mantener una operación eficiente. 

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Colaboradora de una empresa sostenible, trabajando en su computador.

Cómo lograr que tu empresa sea sostenible: tips y recomendaciones

La sostenibilidad ya no es un tema lejano, ni ajeno a nadie. Cada vez hablamos más sobre cómo cuidar el planeta, la importancia de la reducción de residuos y el uso responsable de los recursos naturales. Pero, ¿qué pasa con las empresas? 

Hoy en día, ser una empresa sostenible no es solo una elección ética, es una necesidad para mantenerse competitivo en un mercado que valora el impacto positivo en el medio ambiente y la sociedad. La pregunta en realidad es: ¿cómo las empresas pueden aportar, desde sus capacidades, a la sostenibilidad? Acá te damos algunos tips y recomendaciones. 

¿Qué es una empresa sostenible? 

Cuando hablamos de que una empresa es sostenible, estamos refiriéndonos a una organización que opera cuidando los recursos, respetando a las personas involucradas en sus procesos y dejando un impacto positivo en el entorno.  

Esto incluye prácticas que benefician tanto al medio ambiente como a la sociedad. En general, todo se basa en 3 pilares esenciales: 

  • Medio ambiente: reducir la contaminación y optimizar el uso de recursos naturales. 
  • Sociedad: mejorar el bienestar de los trabajadores y la comunidad. 
  • Economía: asegurar rentabilidad a largo plazo para la sostenibilidad financiera.  

Consejos para que tu empresa contribuya a la sostenibilidad  

1. Adopta prácticas de ahorro energético

Reducir el consumo de energía es una de las primeras medidas que muchas empresas sostenibles implementan. Algo tan simple como cambiar a luces LED, aprovechar la luz natural o apagar los equipos fuera de horario ya puede hacer una gran diferencia.  

Por otro lado, si tu empresa cuenta con equipos antiguos, renovarlos también es una práctica eficiente en términos de energía, al ser los equipos modernos más eficientes en su consumo.

2. Reduce el uso del papel  

¿Sabías que una de las formas más efectivas de practicar el desarrollo sostenible en las empresas es eliminando el exceso de papel? Según Gartner, para el año 2025, más del 85% de las empresas habrán adoptado un enfoque centrado en la nube, consolidando un cambio irreversible en el camino hacia la transformación digital. 

¿Qué significa esto? Que cada vez más tareas se realizan de forma digital, disminuyendo en absoluto el uso del papel. 

Aquí es donde entran las firmas digitales o los certificados digitales, una alternativa ideal para simplificar tus transacciones. Con esta tecnología, puedes firmar contratos y documentos de manera segura sin necesidad de imprimirlos, lo que a su vez facilita la implementación de un sistema de gestión documental que centralice y organice digitalmente toda la documentación de tu empresa.

Lee también: Transformación digital en las empresas: ¿en qué consiste?

3. Capacita a tus colaboradores

Transformar tu organización en una empresa sostenible no es algo que harás en solitario; se necesita del compromiso de todo un equipo. Organiza talleres para sensibilizar a tus colaboradores sobre el cambio climático, la gestión adecuada de residuos o el ahorro de recursos. 

4. Crea conexiones responsables

Unirte con otras empresas que también están promoviendo la sostenibilidad te ayudará a aprender buenas prácticas y a potenciar tu impacto. Desde la selección de proveedores sostenibles hasta la colaboración en proyectos conjuntos, el trabajo en equipo es clave. 

Beneficios de ser una empresa sostenible 

Adoptar estas prácticas tiene beneficios que van más allá de cuidar el medio ambiente. Aquí algunos motivos para animarte: 

  • Mejora tu reputación. 
  • Ahorro de costos operativos a través de la eficiencia en recursos. 
  • Acceso a un nicho de mercado que valora consumir de manera responsable. 
  • Fortalecimiento de la fidelidad de tus colaboradores al trabajar en un lugar comprometido con el bienestar global. 

En definitiva, transformar tu compañía en una empresa sostenible puede parecer un reto, pero no es imposible. Cada pequeño paso aporta al gran propósito de construir un futuro mejor para todos. Piensa en acciones como implementar firmas electrónicas, reducir el consumo de energía y capacitar a tu equipo. Con estas medidas podrás beneficiar al medio ambiente, pero también posicionar tu negocio como un líder responsable dentro de tu sector. 

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¿Tienes preguntas? Visita nuestro blog, explora nuestra sección de preguntas frecuentes, o chatea con nosotros a través del Asistente online a un costado. ¡Estamos aquí para ayudarte a dar el siguiente paso hacia la digitalización! 

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Foto referencial para el artículo sobre el manejo de cartera de clientes.

7 Consejos para fidelizar y lograr un buen manejo de tu cartera de clientes

En el ámbito jurídico, un buen manejo de cartera de clientes es clave para garantizar no solo el funcionamiento eficiente del despacho, sino también para fortalecer la confianza, fidelizar y atraer nuevos casos por recomendación. En este artículo, ¡te compartimos 7 consejos prácticos para fidelizar a tus clientes y construir relaciones sólidas!

Cómo manejar una cartera de clientes: 7 consejos clave 

1. Conoce a tus clientes individualmente  

Cada cliente tiene necesidades, expectativas y objetivos únicos. Dedica tiempo a saber más sobre su situación y muestra interés genuino en su caso. Documenta detalles clave en tu sistema para futuras referencias y personaliza el trato.  

Por ejemplo, un cliente empresarial probablemente valora la rapidez en las respuestas, mientras que un cliente individual puede necesitar más explicaciones sobre procesos legales complejos. ¡Adaptarse a sus necesidades refuerza la confianza! 

2. Comunicación clara y frecuente  

Si la incertidumbre ya de por sí genera ansiedad, imagina cómo esta se dispara en casos legales. Por esto, mantén a tus clientes informados en todo momento; una llamada de seguimiento, un correo de actualización o simplemente confirmar la recepción de un documento pueden marcar la diferencia.   

Te recomendamos utilizar herramientas como correos electrónicos automatizados o mensajería instantánea para mantener la comunicación fluida. 

3. Cumple con plazos y compromisos  

No olvides esta premisa: nada genera mayor desconfianza que la falta de cumplimiento. Si prometes entregar un documento o resolver una consulta para cierta fecha, asegúrate de cumplir.   

Puedes apoyarte en herramientas de gestión de proyectos para administrar tus plazos. Organizar tu tiempo no solo te ayudará a manejar mejor tus casos legales, sino también a proyectar responsabilidad ante tus clientes. 

4. Ofrece una experiencia personalizada  

Hoy en día, los clientes buscan algo más que un buen resultado legal; quieren sentirse valorados. Pequeños gestos personalizados, como recordar aniversarios importantes de casos o enviar notas de agradecimiento al finalizar un proceso, pueden marcar una gran diferencia.   

5. Facilita los procesos legales  

El tiempo es oro, y para muchos clientes interactuar con procesos legales puede ser complejo y, a veces, cansador. Simplificar trámites al digitalizar ciertos procesos, como la firma de documentos, les ahorra tiempo y esfuerzo.  

Aquí es donde entra en juego la firma digital. No solo le otorga valor probatorio a los documentos legales, sino que también agiliza los procesos, brindando comodidad y profesionalismo. 

6. Solicita feedback y escucha activamente  

Pide a tus clientes que te compartan su opinión sobre los servicios ofrecidos. Si bien esto en primera instancia te ayudará a identificar áreas de mejora, también podrás demostrar a tus clientes que valoras sus puntos de vista. 

El manejo de cartera de clientes también implica estar dispuesto a ajustar tus servicios según el feedback recibido, creando así relaciones más duraderas y colaborativas.

7. Refuerza la confianza con ética y transparencia  

Genera claridad sobre lo que puedes lograr, explica riesgos y mantén la transparencia en honorarios y avances. Los clientes necesitan saber que pueden confiar en tu palabra, así como también las limitaciones que conllevan sus casos. Al final del día, nada fideliza más que la ética demostrada en cada proceso. 

Potencia el manejo de cartera de clientes con una firma digital Acepta

¡Una firma digital puede convertirse en tu mejor aliada! Con esta herramienta, podrás firmar documentos con los más altos estándares de seguridad, otorgándoles un valor jurídico adicional que fortalece la confianza de tus clientes y optimiza el manejo de cartera de clientes.

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