Author Archives: efrainrodriguez

Manos de persona sobre el teclado del computador con software de firma electrónica

23 de enero de 2024in Actualidad, Emprendimiento, Sunat

¿Qué es un software de firma electrónica?

La firma de documentos en papel está pasando a la historia. Con la digitalización de este proceso por medio de un software de firma electrónica, las empresas obtienen múltiples beneficios e impactos en su gestión administrativa.

Es así, como la firma electrónica está siendo adoptada en industrias como telecomunicaciones, para facilitar contratos de planes; en la educación, para identificar a estudiantes en procesos de matrículas; en la banca, para apertura de cuentas bancarias; entre otros usos, que reflejan su relevancia y practicidad. Si aún no sabes qué es un firma electrónica y para qué sirve, visita nuestro artículo.

¿Para qué sirve un software de firma electrónica?

Un software de firma electrónica es una herramienta que permite enviar y firmar un documento de manera digital. Además, almacena los documentos en línea, lo que facilita el acceso a la información desde cualquier dispositivo.

De esta manera, un software de firma electrónica sirve para:

-Agilizar la gestión de firmas, ya que al realizarse de manera remota evita el tiempo del traslado de los firmantes.

-Firmar de manera masiva, al permitir que varias personas puedan firmar de manera simultánea.

-Respaldar información, ya que es posible almacenar los documentos firmados en línea y así poder acceder a ellos en cualquier momento, reduciendo el tiempo en la búsqueda.

-Legalizar documentos con certeza jurídica, al usar un software de firma electrónica que esté certificado por el gobierno local.

¿Cuáles software de firma electrónica existen?

Hoy en día, en el mercado peruano, existen 2 tipos de software de firma electrónica:

Software de firma electrónica gratuito: Este sistema ofrece la opción de firma de manera remota, permitiendo enviar el documento a la persona firmante vía email. Esta podrá insertar una imagen de su firma digital en el documento para concretar su aprobación.

La desventaja de esta solución es que las firmas no cuentan con validez legal, entonces, si en un futuro se necesita establecer una instancia jurídica, los documentos no podrían usarse para tal fin.

Software de firma electrónica pagado: Esta herramienta permite firmar documentos de manera remota, validando previamente la identidad de los firmantes con un alto grado de seguridad, a través de diversos métodos de autenticación que incluye tecnología de biometría digital.

Además, el gran diferencial con un sistema gratuito, es que cuenta con certeza legal, al estar certificado por el gobierno local como proveedor de este servicio (Revisa aquí el registro oficial de prestadores de servicios de certificación) lo cual garantiza que las firmas sean legítimas cumpliendo con las leyes locales.

¿Cómo implementar un software de firma electrónica en tu empresa?

Ahora que ya conoces las diferencias entre un software de firma electrónica gratuito y uno pagado, podrás elegir el más conveniente para tu empresa.

En el caso del software de firma electrónica de Acepta distribuido por Sovos, facilita la verificación de identidad con altos estándares de seguridad biométrica de los firmantes, y es compatible con los diferentes tipos de firmas electrónicas, como: PIN, huella digital, HSM, entre otras.

Además, funciona como repositorio y gestor de documentos, permitiendo administrar todo en un mismo lugar. Así será más fácil acceder a la documentación para solicitar la firma de tus colaboradores, clientes o proveedores, teniendo respaldo legal.
Si tu empresa aún no está lista para adquirir un software de firma electrónica, puedes empezar la transformación digital de tus documentos con el certificado digital para firmas electrónicas de Acepta, y convencerte de los beneficios que traerá a tu negocio.

27 de diciembre de 2023in Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Sunat

¿Cómo emitir una factura electrónica desde el portal de SUNAT?

Si tienes un negocio y no sabes cómo emitir una factura electrónica, aquí te explicamos cómo hacerlo. Recuerda que estás obligado a emitir factura electrónica para sustentar costo, gasto y crédito fiscal en tu declaración anual de rentas.

Para ello, SUNAT tiene habilitada su plataforma gratuita, que puedes utilizar en caso el volumen de emisión de tus comprobantes sea bajo.

¿Quiénes deben emitir factura electrónica de manera obligatoria?

Cualquier empresa que se encuentre en el Régimen General, Régimen Mype Tributario, Régimen Especial de Renta, Régimen Agrario o Régimen de Cooperativas Agrarias, está obligada como emisor de factura electrónica.

Debes tener en cuenta que una factura electrónica se emite al comprador que cuente con un RUC, salvo en el caso de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados en el Perú por operaciones de exportación.

¿Cuáles son los pasos para emitir una factura electrónica SUNAT?

Primero: debes contar con conexión a internet y tener habilitado tu usuario y clave SOL en la plataforma de SUNAT Operaciones en Línea. También puedes emitir facturas electrónicas desde la App Sunat utilizando tu smartphone.

Segundo: ingresa al sistema SUNAT Operaciones en Línea y elige la opción “Empresa”. Luego, selecciona “Accesos Directos” y completa la información correspondiente.

Tercero: debes tener en cuenta si la forma de pago de la factura es al contado o crédito, e indicarlo al momento de la emisión. El pago “al contado” es cuando el importe total de la venta o servicio se paga en la fecha de su emisión; y “a crédito” se refiere al pago total o parcial en una fecha posterior a la de la emisión de la factura. Además, debe indicarse el monto neto pendiente de pago y la fecha de vencimiento del pago único o de las cuotas.

Cuarto: verifica que la información de la factura esté correcta en “forma preliminar”, antes de seleccionar “Emitir”, ya que una vez que hayas realizado este paso el sistema de SUNAT lo guardará automáticamente.

Quinto: elige si deseas enviar la factura electrónica al email de tu cliente, descargarla o imprimirla.

Elige Acepta para comprar un certificado digital

SUNAT almacena y conserva tus facturas electrónicas en su sistema en línea, por si necesitas consultarlas después o realizar algún ajuste. Lo puedes gestionar ingresando a “Consultar Factura”.

Recuerda que SUNAT cuenta con mecanismos de seguridad que garantizan la autenticidad de los documentos emitidos desde su web, los cuales tienen toda la validez tributaria.

Para firmar las facturas electrónicas en el portal de SUNAT, debes adquirir el Certificado Digital de Acepta, 100% compatible, además ERP y software de facturación.

Emitir las facturas electrónicas de tu negocio ahora es más fácil, rápido y seguro, obteniendo el tiempo para enfocarte en el crecimiento de tu empresa. Solo es cuestión de adaptarte para empezar a disfrutar de los beneficios.

Persona firmando digitalmente, por que ya conoce qué es un a firma electrónica

7 de diciembre de 2023in Actualidad, Sunat

¿Qué es y para qué sirve una firma electrónica en el Perú?

El uso del papel va perdiendo relevancia en la actual gestión administrativa. En donde firmar un documentos es una obligación, la firma electrónica se presenta como una solución necesaria.

Ya sea para firmar contratos con clientes, acuerdos comerciales, actas de conformidad, planillas de trabajadores, declaraciones juradas, etc.; la firma electrónica mejora de manera significativa la eficiencia y seguridad de estos trámites en las empresas.

¿Qué es una firma electrónica?

El acto de firmar un documento representa la identificación de una persona y su consentimiento de manera voluntaria, a través de la escritura manuscrita de su nombre y rúbrica. Hoy en día, se puede realizar de manera digital usando una firma electrónica que tiene la misma validez legal que el trámite notarial, con diferentes niveles de seguridad y certeza.

Una firma electrónica es un archivo electrónico que puede almacenarse en cualquier plataforma que lo permita, así pueda ser verificada en el futuro. Pero, ¿cómo se garantiza su validez y autenticidad en tiempos de fraudes cibernéticos?

Como la tecnología avanza al ritmo de las nuevas necesidades de la vida digital, existen los Certificados de Firma Electrónica. Este certificado digital cumple el rol de “un notario”, es decir, acreditan la firma e identidad de la persona por medio de un software de emisión de firmas digitales debidamente acreditado ante Indecopi, que es la institución a cargo de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) en el Perú.

¿Qué tipos de firmas electrónicas existen en el Perú?

Las firmas electrónicas están reguladas en el Perú con la Ley de Firmas y Certificados Digitales. Existen 3 tipos que te las explicamos a continuación, para que así tomes la mejor decisión según las necesidades de tu empresa.

Firma simple: Es cualquier garabato o carácter que se realiza de manera digital (teclado de computadora, mouse, celular o tablet). Incluso una imagen de una firma en papel escaneada permite a una persona vincular su consentimiento sobre un determinado documento.

Firma calificada o digital: Esta firma está respaldada con un certificado emitido por un prestador acreditado por Indecopi, cumpliendo estándares exigentes para otorgar su validez legal. Se utiliza particularmente en documentos sensibles, que tienen códigos de procedimientos que exigen este tipo de firma. En Acepta Perú estamos acreditados desde el 2014 por el Indecopi.

Firma avanzada: Es una firma con un sistema tecnológico y legal más sofisticado que incluye biometría, obteniendo un mayor peso probatorio que una firma simple.

¿Para qué serviría una firma electrónica en mi empresa?

Para firmar documentos de manera remota: No necesitas trasladarte, ya que puedes firmar desde la comodidad de tu computadora estén en donde estes.

Para hacer tu gestión más fácil: Ya que podrás administrar tu negocio mucho más fácil y ágil para tus clientes desde cualquier lugar.

Para reducir costos: Al no necesitar imprimir, tu empresa ahorrará en papel, envío de documentos, almacenamiento, y gastos de traslados de personas para firmar. Esto es un ahorro importante que puede ser invertido en otras áreas de tu negocio.

Para ahorrar tiempo: Los procesos administrativos de tu empresa reducirán sus tiempos con la agilidad que brinda la gestión de firmas de manera digital. La opción de firma masiva de documentos mejorará la colaboración en tiempo real y trabajo en equipo.

Para mayor seguridad y certeza legal: La firma electrónica asegura el cumplimiento de los requerimientos legales. Puedes facilitar el acceso a la información al tener los documentos disponibles en línea con altos estándares de seguridad, evitando el riesgo que implica el traslado de documentación física.

Para mejorar la experiencia del cliente: Reduces la fricción que genera la gestión documental al agregar valor al servicio de tu empresa, mejorando la satisfacción de tus usuarios.

Ahora que conoces cómo funciona la firma electrónica, es momento de que la incorpores en la gestión administrativa de tu empresa, aprovechando los beneficios para el crecimiento de tu negocio.

La parte tecnológica la puedes dejar en las manos de Acepta, adquiriendo el certificado digital para firmas electrónicas que más se adapte a tus necesidades.