Cómo firmar digitalmente un documento
En un mundo que gira cada vez más hacia la virtualidad, saber cómo firmar documentos digitalmente es esencial para no quedarse atrás en la evolución de la sociedad, perder oportunidades únicas o tiempo imposible de recuperar.
Ya sea para fines laborales, trámites legales o procesos financieros, de seguro en algún momento te enfrentarás a este desafío. En este artículo te presentamos todo lo necesario para que ese documento que espera tu firma salga de la lista de pendientes. Sigue leyendo y descubre cómo firmar documentos digitalmente en PDF o Word.
¿Cómo se firma un documento digitalmente? Esto es lo se necesita
Para firmar digitalmente un documento solo necesitas tres cosas:
1. Documento virtual
El documento virtual es lo que firmarás y generalmente puede venir en dos formatos:
- Formato PDF: es un documento en un formato universal que permite su lectura en una gran cantidad de softwares y dispositivos. Es sencillo de reconocer, ya que solo permite la lectura o unos pocos cambios, y contiene el término “.pdf” al final del nombre del archivo.
- Formato Word: es un documento en el clásico formato de Microsoft Word, el programa más extendido para escribir y editar textos en cualquier computador, aunque también puede venir solo con el permiso de lectura (sin posibilidad de modificación). Se puede reconocer porque al final del nombre del archivo hay un “.docx”.
2. Software para leer el documento
Respecto al software que te permita leer el documento, dependerá en gran medida del formato del mismo. Por ejemplo, para PDF, el más extendido y usado es Adobe Acrobat, mientras que para Word sin duda es Microsoft Word, parte de la Suite de Microsoft 365.
3. Una firma electrónica
Finalmente, también necesitarás tu firma electrónica; un archivo que valida tu identidad virtual tal como lo hace un carnet de identidad, pero con mayores ventajas en seguridad, facilidad de uso y ahorro de tiempo que una firma tradicional. Y bueno, es la que te permite firmar documentos digitalmente.
Si ya tienes la tuya, ¡esto será mucho más rápido! Pero si aún no sabes qué es o cómo adquirirla, te invitamos a revisar nuestro artículo para obtener tu firma electrónica por primera vez.
A continuación te explicamos cómo poner una firma digitalmente en un documento PDF o Word.
Lee también: 6 beneficios de trabajar con un sistema de firma electrónica
¿Cómo firmar digitalmente documentos en PDF?
Para firmar un documento en PDF con firma electrónica debes realizar el proceso en el computador donde tengas instalada tu firma, además te recomendamos hacerlo a través de Adobe Acrobat por su facilidad de uso y verificación.
Una vez tengas abierto el archivo que deseas firmar en Adobe Acrobat, sigue estos sencillos pasos:
- Selecciona la opción “Herramientas” ubicada en la parte superior o al costado del documento que abriste (esto dependerá de la versión del programa que tengas).
- Dirígete a la sección de “Formularios y Firmas” y haz clic en “Certificados”.
- Elige la opción de firma digital y presiona “Aceptar”.
- Ahora, dirígete al lugar donde quieres insertar tu firma en el documento. Una vez ahí, mantén presionado el botón izquierdo del mouse y desplaza el cursor definiendo el área donde quieres que se ubique tu firma. Se verá como dibujar un recuadro azul.
- Una vez hayas delimitado la zona, se desplegará una ventana que te ofrecerá todas las firmas que tienes guardadas en el computador. Elige la que corresponda y da clic en “Continuar”.
- Se abrirá otra ventana con la firma a utilizar para que puedas corroborar que todos los datos están en orden, si es así, da clic en “Firmar”.
- Finalmente, se desplegará una ventana para guardar el nuevo documento firmado. Si deseas mantener el archivo original sin tu firma, modifica el nombre del nuevo documento firmado. Si no es así, conserva el mismo nombre y se reemplazará automáticamente. Da clic en “Guardar”.
¡Y ya está! Tendrás un documento PDF firmado con seguridad y facilidad.
Cómo firmar documentos digitalmente en Word
Si quieres saber cómo firmar digitalmente un documento en Word, te lo contamos sin demora. Solo debes hacerlo en el computador donde tengas instalada tu firma electrónica y seguir estos pasos:
- Una vez tengas abierto el documento en Microsoft Word, dirígete al lugar donde quieres firmar. Si no hay una línea de firma, haz clic derecho ahí.
- Selecciona la opción “Insertar”, haz clic en la lista “Línea de firma” y elige “Línea de firma de Microsoft Office”. Rellena la información que se te solicita y da clic en “Aceptar”. Así se generará la línea de firma.
- Ahora, si el documento ya trae la línea de firma o la acabas de crear, haz clic derecho sobre ella y selecciona “Firma”. Si el documento viene en formato de “Solo lectura”, se desplegará un recuadro donde deberás presionar en “Editar de todos modos”.
- Busca y elige la firma electrónica. Da clic en “Seleccionar” y luego en “Firmar”.
¡Felicidades! Has logrado firmar tu documento. Solo recuerda guardarlo para no perder los cambios realizados.
Como viste, sumarte a la digitalización de los documentos y trámites que debes realizar día a día es muy sencillo. Y es que la firma electrónica ofrece muchos otros beneficios que te invitamos a descubrir, por ejemplo para los emprendedores y sus negocios al realizar boletas electrónicas.
¡Esperamos que este artículo te ayude a iniciar una nueva etapa en tu desarrollo!
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