Checklist de aspectos a considerar antes de comprar firma electrónica avanzada
14 de noviembre de 2024in Centro de ayuda, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Qué considerar antes de comprar una firma electrónica avanzada

Si has llegado hasta aquí, seguramente estás pensando en comprar una firma electrónica avanzada, pero tal vez te surgen algunas dudas: ¿es fácil de usar?, ¿cuál es la mejor opción? ¡Tranquilidad! Aquí te explicaremos los puntos clave que debes tener en cuenta antes de adquirir una, para que tomes la mejor decisión sin complicaciones.

¿Qué es una firma electrónica avanzada?

Antes de entrar en detalles, aclaremos qué es una firma electrónica avanzada. A diferencia de la firma electrónica simple, y de acuerdo a la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación, la avanzada ofrece un nivel más alto de seguridad. Esta ley establece que una firma avanzada tiene las siguientes características:

  • Vinculación exclusiva al firmante.
  • Capacidad de identificar al firmante.
  • Protección contra alteraciones del documento firmado.

Si tu empresa o tú necesitan firmar documentos con valor legal, como contratos, acuerdos de compraventa o trámites ante organismos estatales, este tipo de firma es la herramienta ideal.

Comprar firma electrónica avanzada: 6 aspectos a considerar

1. Cumplimiento con la normativa chilena

Al momento de comprar una firma electrónica avanzada en Chile, es esencial verificar que el proveedor esté certificado por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño a través de la Entidad Acreditadora. Solo las entidades acreditadas por esta autoridad pueden ofrecer firmas electrónicas avanzadas con plena validez legal en el país.

2. Facilidad de uso: Sin complicaciones

Uno de los mayores temores a la hora de comprar una firma electrónica avanzada es la complejidad de su uso, ¡y es que nadie quiere lidiar con procesos engorrosos o interminables! 

Por esto, antes de comprar la firma electrónica avanzada, fíjate en los siguientes aspectos:

  • Si tu proveedor te ofrece un manual de instalación claro y sencillo.
  • Con qué sistemas de firma la puedes usar. Por ejemplo, la firma avanzada con token es compatible solo con Windows, mientras que la firma avanzada HSM se instala en la nube y permite su uso en diversos dispositivos, aunque requiere un sistema de firma para funcionar.
  • Si puedes firmar documentos en PDF y XML. 

En Acepta, ofrecemos una plataforma web intuitiva y fácil de usar, diseñada para gestionar de manera ágil tus firmas electrónicas y simplificar el proceso de firma digital de todos tus documentos con solo unos clics. 

3. Seguridad: Prioridad número uno

La seguridad es uno de los pilares más importantes al adquirir una firma electrónica avanzada. Al ser una herramienta que te permite validar documentos sensibles, necesitas asegurarte de que tu información esté protegida contra el fraude o el uso indebido. 

Los proveedores más serios en Chile utilizan tecnologías avanzadas como:

  • Cifrado de extremo a extremo, que garantiza que sólo el destinatario pueda ver el contenido.
  • Autenticación de dos factores (2FA) para verificar tu identidad antes de firmar.
  • Certificados digitales emitidos por autoridades de confianza.

Un buen proveedor te permitirá verificar estos aspectos y ofrecerá soporte técnico en caso de que tengas cualquier inquietud o necesites ayuda con el proceso. 

4. Rapidez y eficiencia

Otro factor importante al elegir una firma electrónica avanzada es la rapidez con la que puedes adquirir tu firma electrónica avanzada, así como también la rapidez con la que puedes firmar documentos. 

En situaciones donde el tiempo es clave, como la firma de contratos de compraventa de propiedades o la aceptación de ofertas laborales, tener una solución que sea eficiente puede marcar la diferencia.

Este punto es uno de nuestros grandes fuertes: ¡en Acepta puedes comprar e instalar una firma electrónica avanzada en minutos! 

5. Soporte técnico y atención al cliente

Otro factor relevante es el soporte técnico que el proveedor ofrece. Aunque las plataformas suelen ser fáciles de usar, es probable que necesites asistencia en algún momento, ya sea por una integración, una duda sobre el uso o una incidencia técnica.

Asegúrate de que el proveedor tenga un buen servicio de atención al cliente, que ofrezca soporte por varios canales: chat, correo electrónico o incluso asistencia telefónica. Esto te ahorrará dolores de cabeza en caso de que necesites ayuda rápida. 

Descubre más: Soporte Acepta: En qué consiste nuestro Centro de ayuda

6. Experiencia y reputación  

Antes de tomar la decisión final, revisa las opiniones de otros usuarios sobre el proveedor que estás considerando. Puedes hacerlo en sitios de reseñas, foros de discusión o redes sociales. Un proveedor con buenas opiniones sobre su seguridad, facilidad de uso y atención al cliente te dará más confianza.

Además, verifica cuánto tiempo lleva el proveedor en el mercado chileno y si ha trabajado con empresas o instituciones de renombre. Esto puede darte una pista sobre su confiabilidad. 

En este sentido, Acepta ha sido pionera en ofrecer soluciones innovadoras para simplificar la gestión empresarial en Chile. Nuestra amplia trayectoria nos ha permitido desarrollar una profunda comprensión de las necesidades de nuestros clientes, lo que nos impulsa a seguir creciendo y adaptándonos a un entorno empresarial cada vez más digital. 

Con la confianza de miles de usuarios, ¡seguimos trabajando para ofrecer soluciones eficientes y personalizadas que agreguen valor a sus negocios!  

Lee también: Por qué confiar en las firmas electrónicas de Acepta by Sovos 

Confía en la firma electrónica de Acepta by Sovos

Confía en la firma electrónica avanzada de Acepta y lleva tu negocio al siguiente nivel. Con más de 25 años de experiencia, nuestras firmas electrónicas combinan seguridad, cumplimiento normativo y facilidad de uso, lo que te permite optimizar tus procesos y enfocarte en lo que realmente importa: crecer.

Ya sea que lideres una empresa o busques una solución personal, Acepta te acompaña con tecnología avanzada, integraciones versátiles y un soporte constante que te hará sentir respaldado en cada paso. 

Los valores dependerán de la vigencia de tu firma avanzada. Así, te encontrarás con las siguientes alternativas: 

  • 1 año de vigencia: $21.500 
  • 2 años de vigencia: $32.000 
  • 3 años de vigencia: $43.000 

¿Tienes dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado. ¡Con gusto te ayudaremos a resolver tus preguntas!

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Mujer dueña de su pyme, descubre cómo protegerse de los ciberataques.
6 de septiembre de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Pymes y ciberseguridad: cómo protegerse de los ciberataques

Para cualquier empresa, saber cómo protegerse de los ciberataques es una necesidad imperiosa para garantizar su supervivencia y éxito en la era digital. Y las pymes lo saben muy bien, al ser la tecnología uno de los ejes centrales de sus operaciones. 

Lamentablemente, y como lo hemos mencionado en artículos anteriores, son precisamente las pymes un objetivo frecuente para los ciberdelincuentes, quienes aprovechan las brechas de seguridad y la falta de recursos especializados para perpetrar ataques que pueden tener consecuencias devastadoras. 

Sin embargo, ¡no hay que entrar en pánico! 

Tomar las medidas adecuadas puede convertir a tu pyme en una fortaleza impenetrable en el ciberespacio. Así que, sin más preámbulo, te contamos cómo proteger a tu pyme de los ciberataques a través de 3 medidas de prevención. 

¿Qué son los ciberataques? 

Son acciones deliberadas cuyo objetivo es acceder, modificar, eliminar o interrumpir el funcionamiento de los sistemas informáticos o redes de una empresa con fines maliciosos.

Los ciberdelincuentes utilizan diversas técnicas o estafas virtuales para llevar a cabo sus ataques, como:

  • Malware: Software malicioso que se infiltra en tus dispositivos para robar información, corromper archivos o incluso tomar el control de los sistemas. 
  • Phishing: Engaños meticulosos que buscan obtener datos confidenciales, como contraseñas o información bancaria, a través de correos electrónicos, sitios web o mensajes falsos.
  • Ransomware: Un tipo de malware que secuestra los datos de la víctima, podrías ser tú o un colaborador, donde se te exige un rescate para liberarlos.
  • Ataques a la cadena de suministro: Explotación de vulnerabilidades en proveedores o socios comerciales para acceder a la red de tu pyme. 

¿Y las consecuencias?

Las consecuencias de un ciberataque pueden ser devastadoras. Estos son algunos ejemplos de lo que podría ocurrir eventualmente al caer en alguna de estos engaños digitales: 

  • Pérdidas financieras: El robo de datos, la interrupción de operaciones o el pago de rescates pueden generar cuantiosas pérdidas económicas.
  • Robo de datos: La filtración de información sensible, como datos de clientes o empleados, puede dañar gravemente tu reputación y la confianza de la empresa.
  • Daño a la reputación: Un ciberataque puede empañar la imagen de tu pyme, generando desconfianza entre clientes y socios comerciales.

Pérdida de productividad: La interrupción de las operaciones puede afectar significativamente tu productividad y ganancias.

Manos sobre un computador, con gráficos de ciberseguridad superpuestos. La imagen simboliza cómo protegerse de los ciberataques.

Cómo protegerse de los ciberataques: 3 Medidas de prevención para pymes

¿Cómo protegerse de los peligros cibernéticos? ¿Qué medidas se deben tomar para disminuir el riesgo cibernético? Estas son algunas de las preguntas comunes que surgen cuando hablamos de pymes y ciberseguridad. 

Y es que sí, para tu pyme será fundamental saber cómo protegerse de los ciberataques para asegurar la integridad y confidencialidad de tu información, así como la continuidad de tu negocio. 

Aquí te dejamos las 3 medidas de prevención más relevantes contra ciberataques que puedes comenzar a aplicar con tu pyme: 

1. Educación y capacitación de colaboradores 

Los colaboradores son la primera línea de defensa contra los ciberataques. Por ello, es fundamental ofrecer formación regular sobre:

  • Reconocimiento de correos electrónicos de phishing: Enseña a tus empleados a identificar señales de phishing, como enlaces sospechosos y remitentes desconocidos
  • Buenas prácticas en el uso de contraseñas: Fomenta el uso de contraseñas seguras y únicas para cada cuenta y la implementación de la autenticación de dos factores (2FA). 
  • Políticas de navegación segura: Capacita sobre la importancia de evitar sitios web no seguros y la descarga de archivos de fuentes desconocidas

Además de esto, será importante implementar programas de formación periódicos para todos los colaboradores, asegurando que estén al día con las mejores prácticas de ciberseguridad. Los cursos y talleres deben abordar las amenazas más recientes y cómo enfrentarlas. 

Lee también: Los desafíos de la contabilidad para Pymes

2. Contar con un protocolo de acción ante incidentes  

Siempre será importante tener mapeado el cómo protegerse de los ciberataques a través de un protocolo o plan de acción, para luego tener claridad de cuáles son los pasos a seguir y minimizar el impacto. 

Un ejemplo de plan de acción sería el siguiente: 

Fase 1: Contención y evaluación

  • Identificar y aislar el ataque: Detener el ataque en curso y aislar los sistemas afectados para evitar su propagación. 
  • Evaluar el alcance del daño: Determinar la naturaleza del ataque, los sistemas y datos comprometidos, y el impacto en las operaciones del negocio.
  • Notificar a las partes interesadas: Informar a los empleados, clientes, socios comerciales y autoridades pertinentes sobre el incidente, siguiendo los protocolos establecidos. 

Fase 2: Erradicación y recuperación

  • Eliminar la amenaza: Eliminar la presencia del malware o la vulnerabilidad que causó el ataque.
  • Restaurar los sistemas: Recuperar los sistemas y datos afectados a partir de copias de seguridad seguras.
  • Cambiar contraseñas: Cambiar las contraseñas de todas las cuentas comprometidas y fortalecer las políticas de contraseñas. 

Fase 3: Prevención y mejora

  • Analizar el incidente: Realizar una investigación exhaustiva del ataque para identificar las causas y las fallas de seguridad que lo permitieron.
  • Fortalecer las defensas: Implementar medidas de seguridad adicionales para prevenir futuros ataques, como firewalls más robustos, sistemas de detección de intrusiones y capacitación en seguridad para empleados.
  • Actualizar planes de respuesta: Revisar y actualizar los planes de respuesta a incidentes para garantizar su eficacia en futuros ataques. 

Fase 4: Comunicación y recuperación de la reputación

  • Comunicar el incidente de manera transparente: Informar a los clientes y socios comerciales sobre el incidente, las medidas tomadas y los pasos para prevenir su recurrencia. 
  • Ofrecer asistencia a los afectados: Brindar asistencia y apoyo a los clientes y empleados que hayan sido afectados por el ataque. 
  • Monitorear la reputación: Monitorear la imagen de la empresa en línea y abordar cualquier comentario o inquietud negativa relacionada con el ataque.

3. Utilizar herramientas de seguridad 

Las herramientas de seguridad son elementos esenciales para fortalecer las defensas y mitigar el riesgo de sufrir un ciberataque.

Estas herramientas te ofrecen una amplia gama de beneficios, como la protección contra malware, la prevención de intrusiones, el cifrado de datos, la gestión de identidades y accesos, y la copia de seguridad y recuperación. 

Con ellas, tu pyme podría evitar las consecuencias de las que hablamos en un comienzo, como pérdidas financieras, daños a la reputación, pérdida de datos e interrupciones del negocio. 

Ahora, el funcionamiento de las herramientas de seguridad varía según su tipo, pero ejemplos comunes incluyen antivirus, firewalls, IDS/IPS, herramientas de cifrado y soluciones de copia de seguridad.

En el caso de los antivirus, estos programas se encargan de detectar y eliminar software malicioso, como virus, gusanos y troyanos. Los firewalls, por su parte, actúan como una barrera entre la red interna de la empresa y el mundo exterior, controlando y filtrando el tráfico de internet para prevenir accesos no autorizados, y así, muchas herramientas pueden ser cruciales para la seguridad de tu pyme. 

¿Cómo protegerse de los ciberataques con las firmas electrónicas? 

Las firmas electrónicas van más allá de ser una simple firma digital; son herramientas de seguridad que blindan tu negocio en la era digital.

Imagina que un documento firmado tradicionalmente cae en manos equivocadas. ¡Un desastre! Con las firmas electrónicas, la autenticación de documentos e identidades se vuelve inquebrantable: la criptografía robusta garantiza que tus documentos no sean alterados y que solo la persona autorizada haya firmado.

Además, mejoran la trazabilidad y auditoría, creando un registro inmutable de quién firmó y cuándo, perfecto para cumplir con regulaciones y demostrar el cumplimiento.

Refuerza la seguridad de tu negocio con una firma electrónica

Las firmas electrónicas de Acepta ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital. 

Al implementar soluciones de firma electrónica en sus procesos, las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de:

  • Verificación de Identidad: Las plataformas de firmas electrónicas utilizan métodos avanzados de encriptación y verificación para asegurar que solo usuarios autorizados puedan firmar documentos. Esto reduce el riesgo de suplantación de identidad y asegura la legitimidad de las transacciones.
  • Transparencia: Cada firma electrónica genera un registro detallado de la transacción, incluyendo quién firmó el documento y cuándo. Este nivel de rastreo es invaluable para detectar actividad sospechosa y prevenir fraudes.
  • Validez y transparencia: Las empresas prestadoras de servicios de certificación (PSC) como Acepta, pasan por un riguroso proceso de acreditación y auditorías anuales por parte del Ministerio de Economía, para que puedan entregar certificados de firma electrónica avanzada a los ciudadanos. 

Al mismo tiempo, el SII es el encargado de acreditar a las empresas proveedoras de certificados digitales para la firma de facturas electrónicas.
¿Te gustaría saber más? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

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Persona utilizando su celular. Un signo de alerta se muestra en medio de la fotografía, indicando los peligros de usar firma electrónica de manera incorrecta.
4 de septiembre de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

5 Errores comunes al usar firma electrónica y cómo evitarlos

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para realizar trámites y firmar documentos de manera segura y digital. Sin embargo, como cualquier herramienta, su uso incorrecto puede generar inconvenientes e incluso invalidar la firma. A continuación, te presentamos algunos errores comunes al usar firma electrónica que debes evitar. 

¿Qué es una firma electrónica? 

En términos simples, una firma electrónica es el equivalente digital de una firma manuscrita. Es un mecanismo que permite verificar la identidad del firmante de un documento electrónico y garantizar la integridad del mismo.

Las firmas electrónicas se basan en la criptografía, una técnica matemática que utiliza algoritmos complejos para proteger la información. Al firmar un documento electrónicamente, el firmante utiliza una clave privada única para crear una firma digital que se adjunta al documento. Esta firma digital está vinculada a la identidad del firmante y al contenido del documento, y puede ser verificada por cualquier persona que tenga acceso al documento.

Si quieres profundizar más en la firma electrónica, te recomendamos leer Cómo firmar digitalmente un documento y también Cómo hacer una firma electrónica por primera vez. 

5 Errores comunes al usar firma electrónica 

Al usar firma electrónica, tanto si es para uso personal como para tu negocio, es crucial adoptar un enfoque estratégico y meticuloso. Si la utilizas de manera correcta, no sólo te ayudará a optimizar los procesos internos, sino que también se convertirá en un pilar fundamental para fortalecer la confianza y lealtad de terceros. 

En este sentido, es fundamental evaluar cuidadosamente diversos factores al momento de seleccionar una solución de firma digital. Entendiendo esto, acá tienes algunos de los errores más comunes al usar firma electrónica, y que puedes evitar: 

1. No proteger la clave privada

La clave privada es la clave que permite firmar electrónicamente. Es esencial protegerla con cuidado, ya que su pérdida o divulgación puede permitir que alguien firme documentos en su nombre.

Recomendaciones:

  • No compartas tu clave privada con nadie.
  • Guarda tu clave privada en un lugar seguro, como un disco duro encriptado o un token USB.
  • Utiliza una contraseña segura para proteger tu clave privada. En Acepta, esta debe tener más de 8 caracteres, incluyendo: una minúscula, una mayúscula, un número. Además, no debe contener caracteres especiales como #$”’/, etc.

2. No verificar la autenticidad de la firma

Uno de los errores más comunes es confiar ciegamente en la validez de una firma electrónica sin verificar su autenticidad. Esto puede llevar a problemas legales y de seguridad si la firma no es genuina.

¡Verificar la autenticidad de las firmas ayuda a garantizar que los documentos sean firmados por las personas correctas y que no hayan sido manipulados! Puedes leer Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica, y  seguir los pasos para asegurarte de que la firma es legítima. 

3. Crear copias y compartir la clave

Si bien es común pensar que crear una copia de seguridad o compartir nuestra clave con otros protegerá nuestra firma electrónica, la realidad es que esto nos expone a posibles manipulaciones de documentos. 

Entonces, ¿qué pasa si pierdo mi firma electrónica? 

En ese caso, tendrías que descargar el archivo desde nuestro sitio web, o bien desde el correo que te enviamos al momento de comprarlo. 

¿Y si pierdo la contraseña? 

Si pierdes la contraseña, estarás en problemas mayores. Las empresas certificadoras no pueden almacenarla ni guardarla, por lo que no podrás recuperarla. En este caso, la única solución sería comprar una nueva firma electrónica.

Por todo esto, te recomendamos que guardes tu contraseña de manera segura (no así la compartas), pero no la firma electrónica. Si un “hacker” quisiera robar tu firma, tendría que descargarla desde la sesión privada de Acepta o desde tu correo como cliente. 

Lee también: Ciberseguridad para Pymes: medidas para proteger tus datos

4. No familiarizarse con los diferentes tipos de firmas

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, como la firma electrónica simple y la avanzada, cada una con su propio nivel de seguridad y requisitos. 

Mientras la firma electrónica simple se utiliza para transacciones que no requieren un alto nivel de seguridad o donde las partes se conocen y confían mutuamente, la firma electrónica avanzada es ideal para transacciones que requieren un alto nivel de confianza y seguridad, como contratos legales o documentos financieros importantes. 

Por esto, familiarízate con los diferentes tipos de firmas para elegir la más adecuada para cada necesidad.

Recomendaciones:

  • Infórmate sobre los diferentes tipos de firmas electrónicas disponibles.
  • Consulta con un experto si tiene dudas sobre qué tipo de firma electrónica utilizar. 

5. No capacitar a los empleados

No brindar la formación adecuada a los empleados sobre el uso correcto de la firma electrónica puede resultar en errores frecuentes y malinterpretaciones, lo que a su vez podría impactar negativamente en la eficiencia y la seguridad de los procesos de firma digital en la organización. 

Recomendaciones: 

  • Ofrece capacitación regular a todos los empleados sobre el uso de la firma electrónica, sus beneficios y sus riesgos. Esto garantiza que todos comprendan cómo utilizarla de manera segura y eficiente. 

En resumen, utilizar la firma electrónica de manera incorrecta puede acarrear graves consecuencias para ti y tu empresa. Estas repercusiones pueden incluir desde la pérdida de control sobre tu propia firma, lo que podría desencadenar en problemas financieros y legales, hasta provocar daños a la reputación de la entidad o individuo afectado.  

Es esencial comprender la importancia de utilizar la firma electrónica de manera adecuada para evitar posibles contratiempos y proteger la integridad de la firma y los datos asociados.

Mujer emprendedora utilizando satisfactoriamente su firma electrónica Acepta by Sovos en su tablet.

Confía en la firma electrónica de Acepta

Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Estas son solo cuatro de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura. 

Únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital con un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada. Llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios. 

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

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Mujer haciendo uso de la firma electrónica para una óptima gestión de recursos humanos.
27 de agosto de 2024in Actualidad, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada

Gestión de recursos humanos automatizada con firma digital

En el dinámico panorama empresarial actual, la digitalización se ha convertido en un imperativo para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y potenciar la productividad. En este sentido, el área de recursos humanos (RRHH) no es ajena a esta tendencia, y la incorporación de la firma electrónica se perfila como un elemento transformador en la gestión de los procesos. 

Esta alternativa ofrece una serie de ventajas que no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también refuerzan la seguridad y la legalidad de los documentos. 

A continuación, exploraremos en detalle los beneficios clave y cómo la firma electrónica está revolucionando la gestión de recursos humanos.  

¿Qué es la firma digital o firma electrónica? 

La firma electrónica es como tu firma manuscrita, pero en versión digital. Te permite firmar documentos electrónicos con la misma validez legal que una firma física, ¡y con muchas ventajas adicionales!

¿Cómo funciona?

Al ser una versión digital de una firma manuscrita, funciona reuniendo un conjunto de datos digitales que permiten identificar al firmante de un documento electrónico, estableciendo una conexión entre la identidad del usuario y el documento firmado.

Al entrar en este mundo, te podrás encontrar con dos tipos de firmas electrónicas: la simple y la avanzada. ¿La diferencia? Las garantías de seguridad que ofrece cada una. Si quieres profundizar en esto, te recomendamos leer: ¿Cuál usar? Diferencias entre firma electrónica simple y firma avanzada. 

Aplicaciones prácticas de la firma digital en el área de recursos humanos 

Imagina que en lugar de firmar documentos a mano, pudieras hacerlo digitalmente con la misma validez legal, ¡y de una manera mucho más rápida, fácil y segura! Eso es precisamente lo que ofrece la firma digital o electrónica. 

¿Y qué mejor que utilizar esta tecnología para automatizar los procesos en el área de recursos humanos? Sería maravilloso poder optimizar tu tiempo y tus tareas, ¿verdad?

Por suerte, esto ya es una realidad con la firma electrónica. Acá te damos algunos ejemplos donde puedes aplicar este sistema: 

  • Contratos de trabajo: Firma contratos en un abrir y cerrar de ojos, sin necesidad de trámites engorrosos.
  • Formularios de solicitud: Aprueba solicitudes de empleo, vacaciones, permisos y otros documentos en un instante.
  • Evaluaciones de desempeño: Revisa y firma evaluaciones de desempeño de forma rápida y segura.
  • Documentos confidenciales: Firma y comparte documentos confidenciales con total tranquilidad, sabiendo que nadie podrá falsificarlos.
  • Prestaciones: Firma documentos de prestaciones como seguros médicos, planes de retiro y otros beneficios en cuestión de minutos.  
  • Permisos de vacaciones: Aprueba solicitudes de vacaciones con solo unos clics. 

¿Ya comienzas a imaginar todas las posibilidades que te ofrece la firma digital? Si aún no te hemos convencido al 100%, quizá debas leer los beneficios que tiene la firma digital para RRHH acá abajo.👇🏽

Mujer satisfecha gracias a los beneficios de la firma electrónica, que le permiten realizar una buena gestión de recursos humanos.

¿Cuáles son los beneficios de la firma digital para recursos humanos? 

Fenómenos como el Covid-19 o la rápida transformación digital aceleraron la adopción de herramientas tecnológicas en el ámbito laboral, y la firma digital es una de ellas. 

En 2020, por ejemplo, en plena pandemia, el uso de la firma electrónica aumentó en un 600% en las empresas de Chile; una tendencia que hoy sigue más vigente que nunca. 

¿Los motivos? Podríamos dedicar un buen rato a discutir las ventajas de emplear un sistema de firma electrónica, pero aquí nos enfocamos en algunos de los que afectan directamente al departamento de recursos humanos: la automatización de las tareas.

Con un sistema de firma electrónica, procesos como la contratación de empleados, la gestión de contratos y la actualización de documentos se vuelven mucho más eficientes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y mejora la precisión en la gestión documental. 

Además, la automatización permite a los profesionales de recursos humanos centrarse en tareas más estratégicas, como el desarrollo del talento y la mejora de la cultura organizacional. Todo lo anterior se resume en los siguientes beneficios: 

1. Ahorro de tiempo y dinero

Si eres parte del área de RRHH, sabes perfectamente lo que es ir contra el tiempo. ¡A veces pareciera que los 5 días laborales no son suficientes para cumplir con todas las tareas! 

Esto puede ser muy cansador y estresante y, por lo mismo, la firma electrónica se posiciona como solución eficiente, ya que ayuda a reducir el tiempo en la gestión de documentación.

Además de esto, la firma elimina la necesidad de imprimir, firmar y enviar documentos en papel, ahorrando dinero para la empresa. 

2. Mejora la eficiencia del área 

De la mano de lo anterior, contar una firma electrónica te permitirá agilizar los procesos dentro del área, como es la contratación o onboarding de empleados, que generalmente requiere de una gran cantidad de trámites administrativos.  

Así, te ayudará a agilizar la certificación de los diversos documentos vinculados con la contratación de un nuevo empleado, como el contrato de trabajo, protección de los datos personales, cláusulas asociadas a accidentes laborales y acuerdos de confidencialidad. 

3. Entrega una mayor flexibilidad para firmar documentos 

Si tu empresa desarrolla sus actividades de forma remota o tienen políticas de flexibilidad laboral, contar con una firma electrónica será especialmente útil, debido a que con ella tendrás la capacidad de firmar documentos desde cualquier lugar y dispositivo.  

4. Contribuye a la sostenibilidad

Recursos Humanos debe ser una de las áreas de una empresa que más gasta en impresiones, copias y almacenamiento de documentos. Por lo mismo, la implementación de la firma electrónica vendría a reducir significativamente estos gastos, contribuyendo así a las políticas de responsabilidad corporativa y sostenibilidad. 

¡Al disminuir el consumo de papel, las empresas pueden reducir su huella ambiental y promover prácticas más sostenibles! 

5. Entrega mayor seguridad

Imagina poder firmar documentos importantes desde la comodidad de tu escritorio, de manera segura y confiable. Una firma electrónica te garantizará un alto nivel de seguridad desde su diseño hasta su implementación y seguimiento. 

Las firmas electrónicas no solo cumplen con estrictas regulaciones estatales, sino que también son creadas por equipos de expertos dedicados a mantener tus datos seguros y en cumplimiento con estándares internacionales, como las firmas de Acepta.

Con estas medidas de seguridad, nos aseguramos de que sólo los individuos autorizados y verificados puedan usar las firmas electrónicas, permitiendo la detección inmediata de cualquier intento de falsificación y la identificación de los responsables.

Comienza a utilizar hoy la firma electrónica Acepta by Sovos 

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Persona joven sentada en un escritorio, buscando cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica
16 de agosto de 2024in Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica

¿Te preocupa la seguridad de tus transacciones online? ¿Has recibido un documento firmado electrónicamente y no tienes seguridad sobre su autenticidad? Si estas preguntas han rondado por tu cabeza, vas por buen camino, porque en el mundo digital actual, es fundamental priorizar la seguridad en línea. 

Cada vez más, las firmas electrónicas se convierten en una herramienta esencial para realizar trámites y transacciones de forma segura y confiable. Sin embargo, al igual que con cualquier mecanismo digital, es importante saber cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica para evitar fraudes o suplantaciones de identidad.

¿Qué es una firma electrónica?

En términos simples, una firma electrónica es un equivalente digital de tu firma manuscrita. Te permite firmar documentos electrónicos de manera segura y vinculante, otorgando la misma validez legal que una firma tradicional.

Ahora bien, hay dos tipos diferentes de firmas electrónicas: la firma electrónica simple y la avanzada. 

¿La diferencia? 

La firma electrónica simple es un método de validación de identidad digital que puede ser tan sencillo como una foto de tu firma manuscrita o tu nombre al final de un correo electrónico.

Su definición es amplia, por lo que puede abarcar cualquier método digital que pruebe tu identidad, siempre y cuando este método no califique como una firma avanzada. Un ejemplo común de firma electrónica simple es el certificado digital, un archivo electrónico que confirma tu identidad y está respaldado por una entidad que garantiza tu autenticidad. 

En tanto, la firma electrónica avanzada, ofrece un nivel superior de seguridad. Este tipo de firma es un archivo electrónico que contiene datos encriptados, lo que previene la suplantación de identidad y facilita la detección de cualquier alteración en el documento. 

¿Cómo funciona una firma electrónica?

Las firmas electrónicas se basan en criptografía, una tecnología que utiliza algoritmos matemáticos complejos para proteger la integridad y autenticidad de los datos. 

Al firmar un documento electrónico, tu clave privada (un código secreto único) se utiliza para crear un sello digital que se adjunta al documento. Este sello digital permite a cualquier persona que revise el documento verificar que:

  • Tú has firmado el documento: El sello digital está vinculado a tu identidad única.
  • El documento no ha sido alterado: Cualquier modificación al documento invalidará el sello digital.

¿Qué implica verificar una firma electrónica?   

La verificación de firmas implica examinar un documento para confirmar la autenticidad de la firma utilizada. Este proceso consiste en cargar el documento en formato PDF en una plataforma en línea. 

A través de esta herramienta, se pueden analizar diversos aspectos de la firma digital, tales como:

  • Validar el estado de la firma para asegurar su autenticidad.
  • Verificar la correspondencia entre la firma y el firmante.
  • Utilizar software especializado para revisar la cadena de certificación del proveedor emisor de la firma. 

Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica

El proceso de verificación de una firma electrónica puede variar ligeramente dependiendo del software o plataforma que se utilice. A continuación te explicamos cómo verificar la autenticidad de un documento en PDF. 

Verificar firma electrónica en Adobe Acrobat Pro  

Si has recibido recientemente un documento firmado electrónicamente o has utilizado una herramienta de firma digital, puedes verificar la autenticidad de las firmas utilizando diferentes lectores de PDF. 

Acá te explicamos cómo verificar una firma electrónica en Adobe Acrobat Pro, siga estos pasos:

1. Abra el documento PDF que contiene la firma electrónica.

2. Localice el panel de firmas, que se encuentra al costado derecho.

3. Al hacer clic en panel de firmas, se desplegarán las firmas del documento. Haga clic derecho en la firma que desea validar y seleccione Validar firma. Debería desplegarse una ventana con detalle del firmante, correo electrónico, estado de la firma y si la identidad del firmante es válida. Tal como se muestra en la siguiente imagen: 

4. Si haces clic en “Propiedad de la firma”, se abrirá un menú con más detalles, entre ellos: hora y fecha de la firma, motivo de la firma, si ha habido modificaciones en el documento y el certificado del firmante. 

Información importante para determinar la autenticidad de la firma: 

  • Estado de la firma: Debe ser Válida o Fiable. Si el estado de la firma es No válida, Desconocida o No confiable, la firma no es válida. 
  • Certificado del firmante: Haga clic en Mostrar certificado de firmante para ver los detalles del certificado del firmante. El certificado debe ser válido y estar emitido por una autoridad de certificación de confianza. 

Siguiendo estos pasos, podrás asegurarte de que las firmas digitales en tus documentos PDF son auténticas y válidas.

Concepto sobre seguridad digital mediante firmas electrónicas.

Verificar firma electrónica del SII 

Si te ha llegado un documento desde el Servicio de Impuestos Internos (SII), y necesitas validarlo, no te preocupes. El SII ha dispuesto el siguiente sitio web, https://www4.sii.cl/validanotifInternet/, acá podrás comprobar la autenticidad de la firma electrónica, y confirmar que la comunicación es oficial con la institución. 

Para realizar la verificación, simplemente ingresa el código que se encuentra en la parte inferior del documento.

Elige Acepta para comprar una firma electrónica

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Una mujer joven escribiendo una contraseña segura en su computador.
13 de agosto de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada

Cómo crear una contraseña segura en 7 pasos

¿Te has preguntado alguna vez cuán segura es tu contraseña? En un mundo donde la mayoría de nuestras actividades diarias están digitalizadas, saber cómo crear una contraseña segura es más importante que nunca. 

Desde acceder a tus correos electrónicos hasta gestionar transacciones bancarias, las contraseñas son la primera línea de defensa contra los ciberataques. 

Es por eso que crear contraseñas seguras es una tarea fundamental, pero que a menudo resulta un dolor de cabeza. ¿Cómo crear una contraseña segura que sea memorable, difícil de adivinar y que proteja realmente tus datos?

En este artículo, te guiaremos en 7 pasos sencillos para crear contraseñas seguras y confiables, convirtiéndote en un experto en la protección de tu información en línea.

Anatomía de una contraseña segura: longitud, complejidad y unicidad 

¿Sabías que, de acuerdo a Nordpass, las 10 contraseñas más utilizadas por los chilenos en 2023 fueron las siguientes?: 

  1. 123456: Utilizada por 4.524.867 usuarios. 
  2. admin: Utilizada por 4.008.850 usuarios.  
  3. 12345678: Utilizada por 1.371152 usuarios. 
  4. 123456789: Utilizada por 1.213.047 usuarios. 
  5. 1234: Utilizada por 1.213.047. 

Como puedes notar, tampoco estamos complicando mucho la vida a los ciberdelincuentes. En el fondo, estos datos sólo reflejan la falta de conciencia sobre la seguridad digital que existe a nivel país, por lo que es urgente que tomemos medidas para proteger nuestros datos.

Frente a todo esto, existe una piedra angular fundamental para la seguridad en línea: la anatomía de una contraseña segura. Esta se basa en su longitud, complejidad y unicidad. Te lo explicamos: 

1. Longitud: Mientras más larga la contraseña, mejor 

Olvídate de las contraseñas simples como “12345” o “password”. Los hackers las descifran en cuestión de segundos. Opta por contraseñas de al menos 12 caracteres, y si puedes, ¡más largas! Cuantos más caracteres tenga, más difícil será adivinarla.

2. Complejidad: Mezcla letras, números y símbolos 

La complejidad es otro factor crucial. Una buena contraseña debe combinar letras (mayúsculas y minúsculas), números y símbolos. Por ejemplo, una contraseña como “P@ssw0rd123!” es mucho más segura que “contraseña1234”.

Esta variedad de caracteres hace que sea mucho más compleja y, por lo tanto, más segura.

3. Unicidad

Evita usar la misma contraseña en múltiples sitios web. Si un hacker logra descifrar una de tus contraseñas, podría acceder a todas tus cuentas. Genera contraseñas únicas para cada cuenta para reducir este riesgo.

Una persona escribiendo una contraseña segura en su celular, para utilizar la firma electrónica Acepta.

¿Cómo debe ser una buena contraseña?: Cómo crear una contraseña segura en 7 pasos 

Crear contraseñas seguras puede parecer una tarea difícil, pero teniendo presente la longitud, complejidad y unicidad, y siguiendo estos 7 pasos sencillos, podrás hacerlo de forma rápida y efectiva:

1. Utiliza una frase memorable: 

Piensa en una frase que te sea significativa y fácil de recordar. Por ejemplo, tu frase favorita de un libro o película.

2. Convierte la frase en código: 

Ahora que tienes la frase, reemplaza algunas letras por números o símbolos. Por ejemplo, “Soy fan del cine” se puede convertir en “S0yF@ndC1n3”. 

3. Añade complejidad: 

Incluye mayúsculas, minúsculas, números y símbolos para aumentar la seguridad de tu contraseña.

4. Hazla única:

Recuerda: Nunca reutilices la misma contraseña para diferentes sitios web o servicios. Si un hacker logra descifrar una de tus contraseñas, tendrá acceso a todas las cuentas que la utilizan.

5.  Actualiza tus contraseñas regularmente: 

Cambia tus contraseñas regularmente, al menos una vez al año o después de cualquier incidente de seguridad. Esto ayudará a minimizar el riesgo de que un hacker acceda a tus datos.

6. Evita la información personal: 

No utilices tu nombre, fecha de nacimiento, dirección u otros datos personales en tus contraseñas. Esto será lo primero en que piensen los hackers al momento de intentar adivinar tu contraseña. 

7. Desconfía de sitios web sospechosos: 

Nunca introduzcas tus contraseñas en sitios web que no te parezcan confiables. Siempre verifica la seguridad del sitio antes de ingresar tus credenciales.

¡Utiliza una firma electrónica para mayor seguridad! 

Las firmas electrónicas no solo facilitan la firma de documentos de forma segura y legal, sino que también pueden ser una herramienta valiosa para proteger tu información personal.

Al utilizar una firma electrónica, puedes:

  • Validar tu identidad digital: La firma electrónica garantiza que solo tú puedes firmar documentos, previniendo el fraude y la suplantación de identidad.
  • Proteger tus documentos: Las firmas electrónicas encriptan tus documentos, haciéndolos inaccesibles para personas no autorizadas.
  • Reducir el uso de contraseñas: La implementación de la firma electrónica puede reducir la necesidad de utilizar contraseñas en algunos casos. Por ejemplo, al firmar un contrato electrónico con tu firma electrónica, ya no es necesario crear una contraseña adicional para ese documento específico.
  • Protegerte contra ataques de phishing: Las firmas electrónicas están diseñadas para ser utilizadas en entornos digitales seguros, lo que las hace resistentes a ataques de phishing. 

A diferencia de las contraseñas, que pueden ser interceptadas por ciberdelincuentes a través de correos electrónicos o sitios web falsos, las firmas electrónicas solo funcionan en plataformas confiables y certificadas.

Aumenta tu seguridad digital con la firma electrónica de Acepta by Sovos

Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Estas son solo cuatro de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura. 

Únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital con un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada. Llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios. 

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Una persona frente a una computadora utiliza un celular desde el que se desprenden distintos elementos gráficos que representan el Soporte Acepta.
12 de julio de 2024in Centro de ayuda, Certificado digital, Firma electrónica avanzada

Soporte Acepta: En qué consiste nuestro Centro de ayuda

Sabemos que en el mundo actual, donde la eficiencia y la rapidez son esenciales para los negocios, contar con una solución de firma electrónica es fundamental. Sin embargo, como toda gran herramienta, es común enfrentarse a problemas técnicos o tener dudas sobre su uso. Aquí es donde el soporte Acepta se ha vuelto un instrumento fundamental a través de nuestro Centro de ayuda.

¡Hoy queremos contarte un poco más sobre qué esperar de nuestro servicio al cliente! Para que tengas la total confianza de recurrir a él cada vez que lo consideres necesario. 
Sigue leyendo y entérate de cuatro características claves, que no solo nos ha permitido destacar frente a la competencia, también se ha convertido en el aliado indispensable de cientos de personas que apuestan por el éxito en la economía digital.

Una mano simula presionar un elemento gráfico flotando en el aire de una llave inglesa y destornillador representando la asistencia técnica del Soporte Acepta.

4 características del Centro de Ayuda Acepta

1. Disponibilidad y accesibilidad en soporte técnico para tu firma electrónica

    Para nadie es un secreto que un buen servicio de soporte técnico debe estar disponible en cualquier momento. Los negocios no tienen horarios fijos, y los problemas tienden a presentarse sin previo aviso. Por lo mismo, nuestro Centro de ayuda Acepta es una plataforma permanentemente operativa en nuestro sitio web.

    Además, para garantizar que puedas obtener ayuda de la manera que te sea más conveniente y rápida, encontrarás fácilmente los canales disponibles para que nos puedas contar la situación. Más temprano que tarde, uno de nuestros colaboradores te orientará para resolverlo.

    2. Conocimiento y competencia para apoyar la realización de cualquier proceso o trámite digital

    Nuestro equipo de soporte técnico está compuesto por profesionales bien capacitados y con un profundo conocimiento de las plataformas o contextos donde necesitas usar tu firma electrónica Acepta. Por ello, no solo serán capaces de resolver cualquier problema en la integración de tu herramienta digital, también te podrán aconsejar sobre la mejor forma de usar tu firma.

    La resolución eficiente de cualquier problema es fundamental para nosotros, por lo que buscaremos diagnosticar y acompañarte en la comprensión de tu caso. ¡No es necesario que sepas qué va mal! Solo cuéntanos qué sucede y descubrirás cómo identificamos el real obstáculo que te está frenando. Esto incluye solucionar errores en la configuración, problemas de compatibilidad, y cualquier inconveniente técnico que pueda surgir durante el uso de tu firma en algún software.

    3. Asistencia a tu medida en el uso de firma digital

    Sabemos muy bien que cada persona y negocio es único, por lo que tus necesidades específicas pueden variar. Nuestro Centro de ayuda Acepta entiende tus particularidades y está constantemente en la búsqueda por adaptarse a la gran diversidad de requerimientos específicos que puedas tener.

    Por lo mismo, aunque no encuentres de manera explícita un contenido que apunte a tu situación, ¡te invitamos a explorar todo lo que tenemos para ofrecerte! Hemos diseñado e investigado una serie de contenidos, que de seguro también te ayudarán a evitar futuras situaciones o dificultades.

    ¡Nunca dejamos de buscar nuevas y mejores formas de apoyarte! Por lo que estamos comprometidos por esforzarnos en mantener un seguimiento de tu situación y continuar mejorando nuestra plataforma.

    4. Recursos educativos y preventivos para aprovechar tu firma electrónica

    Nuestros más de 20 años de experiencia nos han dejado una gran enseñanza: no hay mejor problema que el que se puede resolver sencillamente o el que se evitó. Es por eso que hemos complementado nuestra asistencia activa con distintos recursos que tengas siempre disponibles.

    En nuestro Centro de ayuda Acepta encontrarás tutoriales, desgloses de preguntas frecuentes, guías de usuario y artículos con valiosos consejos. Estos contenidos pueden ayudarte a resolver problemas por tu cuenta y a aprovechar al máximo la herramienta de firma electrónica.

    También, como el mundo digital está en constante evolución, actualizamos constantemente nuestra plataforma con nuevas informaciones y recomendaciones que te ayudarán a nunca quedarte atrás.

    Soporte Acepta: cómo ingresar y qué puedes encontrar en la plataforma

    Ingresa a nuestro sitio web acepta.com, haz click en “Centro de ayuda” que aparece en el menú.

    En Centro de ayuda, encontrarás dos alternativas para solicitar asistencia, dependiendo del producto para el cual necesites ayuda:

    En ambos productos podrás encontrar material práctico (drivers, manuales y más) para resolver cualquier duda o problema que puedas tener. 

    También, si necesitas asistencia personalizada, podrás contactar a nuestro equipo de soporte a través de nuestro número de contacto +562 2249 68100, o bien escribiéndonos a través de la siguiente plataforma: https://acepta.portalbeaware.com/login. 

    Soporte de Certificado Digital: ¿qué puedes encontrar?  

    • Instrucciones para solicitar un certificado digital. 
    • Información y material audiovisual sobre cómo instalar tu certificado digital, tanto para Windows como para Mac.
    • Información y material audiovisual sobre cómo centralizar el certificado digital en el portal SII.
    • Complementos, como: Certificado raíz, Certificado intermedio y Certificado de raíces anteriores.
    • Estado de tu Certificado Digital. 
    • Instrucciones para revocar tu certificado digital. 

    Soporte de Firma Avanzada: ¿qué puedes encontrar? 

    • Podrás solicitar tu firma avanzada.
    • Manual para instalar tu firma avanzada.
    • Encuentra complementos para token.
    • Encuentra complementos de firma avanzada.

    Resuelve todas tus dudas con el Soporte Acepta

    Esperamos que este contenido te impulse a aprovechar todo lo que hemos creado para tí. Nuestra experiencia nos ha demostrado que, aunque pueda parecer desafiante en un inicio, subirse al cambio de la economía y sociedad digital está cargado de beneficios. El primer paso solo es atreverse a explorar las ventajas que tiene para ti un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada.

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    Una persona utiliza un computador desde el que emergen gráficas que simbolizan la elección de fichas de personas para hacer un contrato de trabajo digital.
    5 de julio de 2024in Actualidad, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada

    Contrato Laboral Digital con Firma Electrónica en Chile

    La digitalización de la era actual, sumado a la adopción de nuevas formas de trabajo producto de la pandemia y sus limitaciones, ha facilitado enormemente la capacidad de las empresas para agilizar sus procesos administrativos. Entre los principales cambios, saber cómo hacer un contrato de trabajo digital se ha vuelto una ventaja competitiva para captar los mejores talentos.

    En Chile, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta legalmente válida y segura para la formalización de contratos laborales. En Acepta, como creadores de estas soluciones tecnológicas, hemos visto las ventajas que este avance ha traído para empleadores y empleados. Por eso, ¡hoy queremos ayudarte a implementarlo!

    En otras ocasiones, te hemos contado todo lo que necesitas saber antes de firmar un finiquito online. Hoy, desde la otra vereda, te explicaremos cómo hacer un contrato de trabajo digital que pueda ser validado con una firma electrónica. También, te contaremos sus ventajas y te enseñaremos en fácil, el paso a paso para su realización.

    ¿Qué es una Firma Electrónica?

    Antes de comenzar, es importante explicarte que una firma electrónica es un conjunto de datos en formato digital que permite identificar al firmante y que está vinculada de manera única a esa persona. 

    Quédate tranquilo, ya que tiene la misma validez que la tradicional firma manuscrita, pero puede realizarse en pocos clics; además de en cualquier momento y lugar con una conexión a internet.

    En Chile, existen dos tipos de firmas digitales reconocidas por la Ley de Firma Electrónica (Ley N° 19.799):

    • Firma electrónica simple: También conocida como certificado digital, es sencilla de adquirir, y generalmente se usa para transacciones de menor relevancia y riesgo.
    • Firma electrónica avanzada: La firma electrónica avanzada ofrece un mayor nivel de seguridad y autenticidad, ya que requiere mayores pasos para su validación. Además, ofrece otros atributos, como la capacidad de detectar cualquier modificación futura en los documentos que manejas.

    Sea cuál sea la firma que prefieras, en Acepta te garantizamos los mayores estándares en seguridad y resguardo de información. Es precisamente por eso, que durante más de 25 años son miles de personas las que nos han elegido para comprar su primera firma electrónica o para renovarla cuando su vigencia caduca.

    Y es que sus ventajas son tan diversas y versátiles con el crecimiento de tu negocio, que se ha vuelto una herramienta fundamental. ¿Qué beneficios te ofrece a la hora de gestionar tus procesos laborales? Ahora te lo contamos.

    Ventajas de usar firma electrónica en contratos laborales

    • Rapidez y eficiencia: Cambiarte a un sistema de adquisición de personal mediante plataformas digitales, te permite la firma y gestión de los documentos necesarios en cuestión de minutos, sin necesidad de las demoras por la coordinación de una reunión física.
    • Ahorro de dinero: Manejar la contratación de trabajadores digitalmente, no solo elimina los costos asociados al papel, impresión y envío de documentos. También, significa un ahorro en almacenamiento físico y en tiempo para procesar el papeleo. Como bien sabrás, cada segundo vale oro.
    • Seguridad: Las firmas electrónicas cuentan con mecanismos de autenticación que garantizan la identidad del firmante y la integridad del documento, por ejemplo, facilitando la detección de modificaciones o la suplantación de identidad.
    • Accesibilidad: Al manejar tus documentos de forma electrónica, olvídate de las barreras físicas tradicionales. Por ejemplo, tus contratos podrán ser revisados y firmados, ¡desde cualquier lugar y en cualquier momento! Sin necesidad de recurrir a alguna notaría o buscar un ministro de fé.
    Una mano estrecha otra dibujada digitalmente para simular la realización de un contrato de trabajo electrónico.

    Pasos para hacer un contrato de trabajo con firma electrónica en Chile

    1.- Redacción del contrato

    El primer paso será la redacción del contrato de trabajo en un documento digital. De seguro tú o tu equipo ya manejan cómo escribirlo, pero si eres un principiante en ello, recuerda que debes agregar todas las cláusulas y condiciones acordadas entre el empleador y el empleado. 

    Además, el Código del Trabajo en su artículo 10, establece que obligatoriamente debe incluir:

    • Lugar y fecha del contrato.
    • Individualización de las partes, indicando nacionalidad, domicilio, fechas de nacimiento e ingreso del trabajador. Además, debe incluir la dirección de correo electrónico personal de ambas partes, ya que no solo es esencial para la realización digital del trámite, también es una obligación específica. Eso sí, en caso de que el trabajador no posea un email personal y se rehúse a tenerlo, no se le puede obligar a crear uno y el contrato deberá realizarse de forma tradicional.
    • La naturaleza de los servicios, sus funciones específicas y el lugar donde se realizarán. 
    • Monto, forma y período de pago del sueldo acordado.
    • Duración y distribución de la jornada de trabajo, excepto si es por turnos.
    • Plazo del contrato y cualquier otro acuerdo al que se haya llegado.

    Una vez escrito, siempre será recomendable validarlo con un profesional del área. Si todo está en orden, puedes descargarlo en el formato que prefieras. Sin embargo, para evitar modificaciones intencionadas o accidentales, la descarga como PDF es la mejor opción.

    2.- Elección del proveedor de firma electrónica

    Es fundamental que elijas un proveedor de firma electrónica acreditado, que cumpla con la normativa chilena y te ofrezca la seguridad necesaria. 

    ¡En Acepta somos orgullosamente uno de ellos! Puedes explorar cómodamente más de nuestro certificado digital o firma electrónica avanzada. Descubrirás que es fácil adquirir una, y todavía mucho más sencillo usarla.

    Y si algo te llega a complicar, siempre podrás recurrir a nuestro Centro de Ayuda para encontrar la mejor guía y consejos con los que aprovechar al máximo sus beneficios.

    3.- Utiliza tu firma electrónica

    Una vez seleccionado tu proveedor y redactado el contrato de trabajo, ¡llegó la hora de utilizar tu firma electrónica!

    Firma el documento siguiendo las recomendaciones de la empresa que te suministró la firma digital. En caso de que hayas preferido a Acepta, apenas hayas realizado tu compra te indicaremos cómo usarla en pocos clics. 

    Sin embargo, si olvidaste cómo hacerlo, o requieres una guía más detallada, puedes consultar nuestro artículo que te enseña cómo firmar documentos digitales.

    4.- Envío y firma del contrato por el colaborador

    Cuando el contrato de trabajo tenga tu firma, llegó la hora de enviarlo a tu futuro nuevo colaborador para que pueda revisarlo. Recuerda que debes hacérselo llegar a su email personal. 

    Y en caso de que aún se encuentre en la búsqueda de su firma electrónica, puedes compartirle nuestro artículo sobre cómo elegir qué firma digital usar.

    Si está de acuerdo con tu propuesta, solo restará que también valide el documento con la firma electrónica que posea y te lo devuelva al email que tú identificaste en el contrato.

    5.- Registro del contrato y almacenamiento

    Después de firmado, el contrato debe ser almacenado de forma segura. Gracias a su carácter digital, ¡te será muy fácil dejar copias de respaldo!

    Por otro lado, siempre será recomendable consultar con la Dirección del Trabajo sobre las normas vigentes para el almacenamiento y registro del documento. Debido al avance de la tecnología y la adaptación constante de la legislación, puede que haya algún paso o elemento nuevo que debas considerar.

    Elige hacer contratos laborales con firma electrónica Acepta

    ¡Y listo! Así de fácil, rápido y seguro, puedes gestionar este y otros tipos de documentos claves para el crecimiento de tu negocio. Al seguir los pasos adecuados y elegir un proveedor confiable, como Acepta, tu empresa puede beneficiarse significativamente de la tecnología. Sin duda, apoyará la eficiencia de tus gestiones, además será una declaración de tu compromiso con la innovación y el bienestar de tu equipo de trabajo.

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    Una mujer ejecutiva frente a una computadora, sosteniendo su celular en la mano mientras realiza su firma electrónica de Acepta by Sovos.
    25 de junio de 2024in Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

    Firmas electrónicas seguras de Acepta

    Para nadie es un secreto que la digitalización está definiendo la forma en la que vivimos el presente, y las oportunidades que se dibujan en el horizonte. Las herramientas tecnológicas se han convertido en la llave para aprovechar ventajas antes inimaginables. Por ejemplo, las firmas digitales de Acepta by Sovos, son cruciales para agilizar y aumentar la eficiencia de los procesos burocráticos.

    Somos una plataforma líder en certificados digitales y firmas electrónicas avanzadas, acreditados por el Estado. Durante más de 20 años nos hemos ampliado a tres países. Hemos beneficiado a cientos de empresas, contadores y ciudadanos apasionados por soluciones seguras al alcance de cualquiera que desee ahorrarse dolores de cabeza. 

    Y sí, puede que la recomendación te suene bastante cercana, por eso queremos que seas tú quién descubra por qué nos eligen. Sigue leyendo y explora cuatro de las razones de por qué somos un compañero de confianza.

    Una persona utiliza un computador desde el que emerge la gráfica de un candado, simbolizando la seguridad de Acepta by Sovos.

    4 razones para preferir una firma electrónica de Acepta

    1.- Seguridad de nivel mundial: 

    Garantizar una seguridad de nivel mundial a nuestros clientes es un compromiso que abarca todo nuestro trabajo. 

    Utilizamos lo último en tecnología de encriptación y autentificación para resguardar tu firma electrónica e identidad. Y bajo ese mismo compromiso, también buscamos proveedores alineados a nuestros estándares, como los que se encargan de brindar un alto respaldo de seguridad durante los pagos online. De esta manera te aseguramos una protección en 360 grados desde la compra.

    Y es que nuestros estándares no frenan ahí. Desde la instalación y uso de tu firma digital, contamos con un equipo de expertos que te brindarán la guía o apoyo que necesites para aprovechar al máximo las ventajas de nuestras soluciones tecnológicas. 

    2.- Acreditación oficial:

    Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos, y nuestro servicio de manejo de datos, cumplen con todas las regulaciones y normativas relevantes de Chile. Esto lo garantiza nuestra acreditación como Entidad de Certificación oficialmente por el Servicio de Impuestos Internos.

    De esta forma, puedes estar seguro de que tus procesos de firma digital cumplen con los requisitos legales vigentes, lo que te protege de posibles problemas legales o estafas.

    Pero no solo nos quedamos ahí. En Acepta sabemos que es importante dar más de lo que nos exigen, por lo que constantemente estamos analizando y mejorando nuestros procesos para asegurar el mejor servicio. 

    Esta promesa, por nunca traicionar tu confianza, es lo que nos ha permitido renovar y mantener nuestra acreditación por más de 20 años.

    3.- Experiencia: 

    En Acepta nos enorgullece llevar más de 25 años acompañando a empresarios, contadores y ciudadanos inteligentes de Chile, a hacer su vida más fácil y acelerar el cumplimiento de sus metas.

    La experiencia acumulada, durante este largo tiempo, nos ha permitido desarrollar soluciones que apoyen las diferentes realidades y necesidades en Latinoamérica. Por esto mismo, pudimos expandir nuestra presencia a Perú y Colombia, sumando recursos y aprendizajes que continúan nutriendo nuestra labor diaria.

    Es precisamente nuestra trayectoria la que destaca cada vez que nos eligen para apoyar las responsabilidades de miles de personas y organizaciones. Tanto a nivel humano como técnico, no detenemos nuestro crecimiento y adaptación a los nuevos desafíos de la acelerada economía digital.

    Gracias a este enfoque, nuestras firmas electrónicas están diseñadas para integrarse a las diversas plataformas o softwares que surgen. Lo que facilita la colaboración de los equipos, los flujos de trabajo, la adaptación a tu crecimiento, y la gestión versátil de tus trámites y documentos.

    Nuestra trayectoria y experiencia no nos frena ante las novedades de la industria. Al contrario, son parte crucial del motor que nos lleva a innovar constantemente.

    4.- Facilidad de uso y apoyo constante: 

    Finalmente, una de las razones principales por la que las personas eligen Acepta by Sovos, es la facilidad de uso de nuestras firmas electrónicas y el apoyo constante de nuestro servicio.

    Destacamos por brindarte una plataforma web con interfaz amigable, diseñada para gestionar rápidamente tus firmas electrónicas y simplificar el proceso de firma digital de todos tus documentos en pocos clics. Lo que no solo ahorra tiempo, también reduce la fricción en tus procesos comerciales o decisiones estratégicas de tu desarrollo.

    También, contamos con un completo Centro de Ayuda, en el que podrás encontrar una gran variedad de recursos pensados para apoyarte ante cualquier situación o duda. Frente a un panorama cambiante, no dejamos de diseñar y crear formas para brindarte el mejor acompañamiento y consejo experto que puedas requerir.

    Confía en la firma electrónica de Acepta by Sovos

    Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

    Estas son solo cuatro de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura. 

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    Luego de conocer las diferencias entre una firma electrónica simple y una firma avanzada, un empresario frente a un computador portátil levanta el pulgar señalando la aprobación digital que representa el uso correcto de una firma electrónica.
    22 de enero de 2024in Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

    Diferencias clave entre la firma electrónica simple y firma avanzada

    De seguro ya notaste que tienen nombres parecidos y su objetivo final es similar; sin embargo, ¿qué diferencia hay entre la firma electrónica simple y avanzada? Acá te contamos todos los detalles.  

    ¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica simple y avanzada?

    La diferencia entre firma electrónica simple y avanzada radica en 2 principales aristas: 

    1. Las garantías de seguridad que ofrecen. 
    2. Los documentos o trámites donde se puede usar cada una.

    ¿Qué significa esto? Te lo explicamos a continuación. 

    Sobre la firma electrónica simple

    Como ya hemos visto en otros artículos, la firma electrónica simple es una forma de validar tu identidad virtual por cualquier medio digital: puede ser una foto de tu firma hecha a mano, tu nombre al final de un remitente de correo electrónico, e incluso un emoji de una mano con un pulgar arriba confirmando un intercambio. 

    Así como se lee, la definición llega a ser tan amplia que muchas veces solo se describe como cualquier medio probatorio de identidad que no sea una firma avanzada. 

    El certificado digital: un tipo de firma electrónica simple

    Y es que aunque el tema está totalmente regulado en Chile, y las firmas digitales cuentan con la misma validez legal y protección judicial, la amplitud de su definición ha motivado a generar instrumentos con mayores filtros que acrediten la identidad del firmante y eviten la suplantación. 

    Es así que una de las firmas simples más extendidas es el certificado digital, un archivo electrónico que no solo acredita tu identidad, sino que cuenta con el respaldo de una entidad que le asegura a las personas que dices ser quién eres. 

    Usos del certificado digital o firma electrónica simple: 

    • Firmar documentos tributarios electrónicos
    • Firmar facturas y boletas electrónicas
    • Realizar la inscripción y autenticación en el portal MIPYME del SII.
    • Realizar consultas, declaraciones o rectificaciones en el portal del Servicio de Impuestos Internos.
    • Firmar documentos simples en PDF bajo previo acuerdo entre las partes involucradas.

    Sobre la firma electrónica avanzada

    Ahora bien, cuando se trata de documentos y procesos tan importantes para tu vida o tu organización, sin duda vale la pena evitar al máximo los riesgos. Es por eso que se creó una alternativa, mucho más segura y regulada, desde lo legal y lo tecnológico: la firma avanzada.

    Esta firma es mucho más segura gracias a dos aspectos: 

    Las firmas electrónicas avanzadas solo pueden ser otorgadas por una de las entidades acreditadas por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. Las que son sometidas a un constante control para asegurar al máximo la integridad en el resguardo de la información, en la verificación de la identidad de los firmantes y en la solidez tecnológica que garantice un correcto uso de las firmas electrónicas.

    Firma electrónica avanzada: máxima seguridad garantizada

    Y es que a diferencia de una firma simple, una firma avanzada es un tipo de archivo electrónico que contiene encriptado todos los datos necesarios para evitar una suplantación de identidad o detectar fácilmente cualquier modificación de un documento.

    Son desarrolladas por empresas de alta capacidad digital y se alinean a los más altos estándares internacionales, manteniendo así una actualización constante de sus barreras de seguridad y entregando la tranquilidad de que todos los documentos o trámites realizados son válidos y correctamente emitidos.

    Por todo esto es que cuando se trata de firmas electrónicas, se te solicitará un certificado digital o una firma electrónica avanzada dependiendo de la importancia del documento o trámite que necesites validar. 

    Usos de la firma electrónica avanzada

    • Contratos bancarios electrónicos
    • Firmar la constitución de una empresa o sociedad
    • Firmar documentos notariales simples
    • Documentos electrónicos laborales
    • Certificados de revisión técnica
    • Certificados de situación al día
    • Permisos de circulación electrónicos
    • Títulos profesionales o certificados de estudios
    • Recetas médicas digitales
    • Entre otros.

    Sea cual sea la firma electrónica que te soliciten, procura siempre comprar una que te asegure confianza y con una vigencia acorde a tus necesidades. 

    Esperamos haber ayudado a que entiendas las diferencias entre estos dos tipos de firma tan usadas. Sabemos que al principio puede parecer complejo, pero una vez ingresas a este mundo de oportunidades, ¡de seguro te harás un experto!

    Elige Acepta para comprar una firma electrónica

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