Emprendimiento

La transformación digital ha forzado a que cada vez sean más las empresas que dejan atrás el uso de papel y, en su lugar, optan por otro tipo de herramientas, como un sistema de gestión documental. ¿Tu empresa ya comenzó la transición? Si aún no, conoce aquí cuáles son los beneficios de implementar este sistema y cómo hacerlo de manera efectiva. 

Qué es un sistema de gestión documental y para qué sirve 

Un sistema de gestión documental es una herramienta tecnológica que está diseñada para organizar, administrar y recuperar documentos de forma digital. ¿Su objetivo? Facilitar la gestión de la información que manejan las empresas, simplificando así sus procesos y mejorando la disponibilidad de datos en tiempo real. 

En términos de normativa, una de las bases para la gestión documental se encuentra en la ISO 15489, que establece principios y requisitos para la organización y el manejo de documentos. 

Tipos de sistemas 

Sistemas locales 

Son aquellos instalados en servidores propios de la empresa, brindando control total sobre la gestión documental. 

Sistemas en la nube 

Permiten acceder a los documentos desde cualquier lugar con conexión a internet, favoreciendo la movilidad y colaboración remota. 

Sistemas híbridos  

Combinan características de los sistemas locales y en la nube, ofreciendo flexibilidad y mayor seguridad. 

Beneficios de trabajar con un sistema de gestión documental 

• Facilita el trabajo remoto: para muchas empresas, tras pasar la pandemia, el trabajo remoto se popularizó y se convirtió en una modalidad clave para mantener la productividad. En este sentido, descentralizar la información pasándola a un sistema de gestión documental no solo ha simplificado la forma de trabajar, sino que también ha permitido un acceso más rápido y eficiente a los archivos desde cualquier lugar. 

• Más posibilidades de automatización: un sistema de gestión documental abre la puerta a la automatización de tareas repetitivas, como la clasificación, el enrutamiento y la aprobación de documentos. 

• Mayor productividad: como resultado de los puntos anteriores, contar con este tipo de sistemas permite una mayor productividad dentro de las empresas. Y es que a la vez que la información se descentraliza y disminuyen las tareas repetitivas, los colaboradores puedan enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor para sus áreas. 

• Menos costos: al eliminar el uso del papel, impresoras, tinta y otros suministros de oficina, un sistema de gestión documental puede reducir significativamente los costos operativos. Además, al ofrecer acceso remoto a los archivos, también contribuye a minimizar los gastos asociados al transporte y al almacenamiento físico. 

• Contribuye a la sostenibilidad empresarial: si tu empresa busca implementar prácticas sostenibles, un sistema de gestión documental puede ser una excelente opción. Al reducir el uso de papel y promover la digitalización, no solo estás disminuyendo tu impacto ambiental, sino que también estás optimizando recursos y mejorando la eficiencia en general. 

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Cómo comenzar con la implementación 

1. Digitalización de documentos

El primer paso es convertir documentos en papel a formato digital. Esto requiere escanearlos y guardarlos, así como también organizalos de manera eficiente. Con esto luego será más fácil ubicar la información. 

2. Centralización de la información

Muchas empresas sufren por tener documentos dispersos entre carpetas físicas, correos electrónicos y discos duros. En este sentido, repositorio digital centralizado elimina este caos. 

Herramientas en la nube, como Google Drive, pueden garantizar que cada departamento tenga acceso controlado a la información esencial. 

3. Clasificación y etiquetado

La digitalización carece de propósito sin un sistema de organización adecuado. Por eso, es esencial aprender a clasificar y etiquetar los archivos de manera correcta.

4. Establecimiento de permisos y accesos

Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas es la fuga o pérdida de información confidencial. Recuerda: ¡no todos los colaboradores necesitan acceso a todos los documentos! Por ejemplo, un banco podría limitar acceso a informes clave solo a ejecutivos o directores. 

Consejo clave: implementa autenticación multifactorial para accesos, como contraseñas combinadas con SMS o biometría, para proteger aún más los datos sensibles.

5. Capacitación al personal

Un error común en la implementación es subestimar la resistencia interna de los colaboradores. La transición a un sistema de gestión documental digital puede asustar a equipos acostumbrados al papel. 

Frente a esto, realizar capacitaciones sobre cómo este sistema simplificará las tareas diarias puede ser de gran ayuda. La idea es mostrarles cómo esta herramienta puede ser una solución y no una complicación. 

¿Cómo elegirlo? Algunos consejos útiles  

• Evalúa su facilidad de uso; prioriza un sistema intuitivo. 
• Verifica su compatibilidad con otros sistemas. 
• Infórmate sobre el soporte técnico. 
• Asegúrate de que el sistema cumpla con los estándares de seguridad necesarios, incluyendo encriptación de datos, control de accesos y copias de seguridad. 

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Más de 10 años de experiencia en transformación digital respaldan nuestros servicios, diseñados para protegerte contra fraudes y suplantaciones. 

¿Tienes preguntas? Visita nuestro blog, explora nuestra sección de preguntas frecuentes, o chatea con nosotros a través del Asistente online a un costado. ¡Estamos aquí para ayudarte a dar el siguiente paso hacia la digitalización!

¿Sientes que tu empresa se está quedando atrás frente a la competencia? Hoy, adaptarse a la digitalización es una necesidad para cualquier negocio que quiera mantenerse vigente. 

Sin embargo, sabemos que dar ese paso puede ser abrumador: ¿por dónde empezar? ¿Qué herramientas realmente necesitas? ¿Cómo hacerlo sin afectar las operaciones diarias? En este artículo te ayudamos a entender qué implica la digitalización empresarial y cuáles son los primeros pasos para llevarlo a cabo. 

Digitalización empresarial: ¿Qué necesitas para digitalizar tu empresa? 

El primer paso para implementar un proceso de digitalización de una empresa es analizar tus necesidades. No todas las organizaciones son iguales, y digitalizar no significa comprar un montón de herramientas sin pensar en su utilidad. Aquí hay algunos aspectos clave que necesitas considerar: 

Haz una evaluación inicial 

Antes de dar el salto, estudia cuáles son los procesos más lentos o ineficientes en tu empresa. ¿Cómo afecta la falta de herramientas digitales a tus tiempos, costos o relación con los clientes? Identifica puntos débiles, como tareas repetitivas, errores frecuentes o problemas de comunicación interna. 

Define tus objetivos 

Analiza qué necesitas alcanzar con la digitalización empresarial. ¿Quieres ahorrar tiempo? ¿Reducir costos? ¿Llegar a un público más amplio? Tener estos objetivos claros será fundamental para elegir las soluciones correctas. 

Presupuesto y recursos disponibles 

Aunque la digitalización requiere inversión, también hay opciones como subvenciones y programas de apoyo. Puedes revisar acá algunos tipos de financiamiento para emprendedores en Chile. 

5 estrategias clave para comenzar la digitalización empresarial de tu negocio 

Ahora que conoces los pasos iniciales, hablemos de las estrategias más efectivas para digitalizar tu negocio: 

1. Automatiza tus tareas con herramientas digitales 

La automatización es una de las claves para mejorar la eficiencia. Usar software de gestión empresarial (como ERP o CRM) centraliza y agiliza procesos como la contabilidad, recursos humanos, ventas y más. 

Por ejemplo, con un CRM puedes gestionar toda la información de tus clientes en un solo lugar, lo que facilita la personalización de tus servicios y la toma de decisiones.  

2. Implementa una firma electrónica

Si bien poco se habla de ello; la firma electrónica es una herramienta clave a la hora de digitalizar una empresa. Esta te permite, entre otras cosas: 

• Agilizar trámites al eliminar procesos manuales, reduciendo tiempos y costos operativos.
• Contribuir al medio ambiente al disminuir el uso de papel y tinta.
• Disfrutar de un sistema de alta seguridad que valida identidades y previene fraudes. 
• Integrar herramientas contables para centralizar procesos tributarios en plataformas como el SII, optimizando la gestión financiera y administrativa.

¿Te interesa saber más sobre ello? Puedes leer los 6 beneficios de trabajar con un sistema de firma electrónica.  

Lee también: Qué es la automatización de tareas con firma electrónica

3. Digitaliza documentos y procesos administrativos 

El proceso de digitalización de una empresa incluye reemplazar los documentos físicos por formatos digitales. Desde facturas y contratos hasta el horario laboral de tu equipo, existen herramientas que no solo almacenan, sino que analizan y organizan esta información. Una buena solución es un sistema de gestión documental con opciones de búsqueda rápida y segura. 

4. Crea o mejora la presencia digital de tu empresa 

En un mercado donde gran parte de las compras y consultas comienzan en internet, es esencial contar con una página web profesional y perfiles activos en redes sociales. Considera también incorporar herramientas de comercio electrónico si deseas aumentar tus ventas por este medio. 

5. Capacita a tu equipo

La digitalización no solo se trata de herramientas; tu equipo debe estar capacitado y cómodo con el cambio. Realiza capacitaciones continuas para garantizar que todos comprendan y adopten las nuevas tecnologías. Esto es imprescindible para una transición exitosa, maximizando el potencial de tu empresa en el mundo digital. 

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¿Qué procesos se pueden digitalizar en una empresa? 

• Documentos legales y administrativos con firma electrónica.
• Procesos de ventas e inventario con software ERP.
• Comunicación interna y trabajo remoto mediante herramientas de colaboración como Microsoft Teams o Google Workspace.
• Marketing y campañas publicitarias con plataformas de anuncios automatizados.

Comienza a digitalizar tu negocio con una firma Acepta 

¿Todo listo para dar el primer paso hacia la digitalización empresarial? Con Acepta, puedes simplificar uno de los procesos más esenciales en tu negocio: el firmado de documentos. Gracias a nuestras soluciones de firmas electrónicas, tendrás una forma rápida, segura y completamente digital para gestionar contratos y acuerdos, ahorrando tiempo y recursos. 

Súmate a la digitalización con una firma electrónica simple  (también conocida como certificado digital) o una firma electrónica avanzada. Más de 20 años de experiencia en transformación digital respaldan nuestros servicios. 

Realizar una liquidación de sueldo puede parecer complicado al principio, pero con una guía clara, este proceso resulta mucho más manejable de lo que imaginas. Aquí te explicamos cómo hacer una liquidación de sueldo paso a paso, para que puedas elaborarla sin errores y de manera eficiente. 

Qué es una liquidación de sueldo 

La liquidación de sueldo es un documento legal que comprueba que el trabajador ha recibido su pago. En ella se registran los ingresos brutos, deducciones legales, y el sueldo líquido a pagar. Además, sirve como respaldo tanto para la empresa como para el colaborador, asegurando transparencia en el proceso.  

¿Cómo hacer la liquidación de un trabajador paso a paso? 

Paso 1: Recolecta la información necesaria 

Antes de empezar, asegúrate de contar con los siguientes datos: 

1. Información personal y contractual

• Nombre completo y RUT del trabajador.  
• Cargo y tipo de contrato (plazo fijo o indefinido). 
• Jornada laboral y días trabajados. 

2. Variables legales y previsionales 

• Instituciones a las que está adherido (AFP e Isapre/Fonasa). 
• Cotizaciones asociadas (previsional, salud, seguro de cesantía). 
• Unidad de medida (como la UF o UTM) vigente.  

3. Conceptos salariales  

• Sueldo base. 
• Bonos, gratificaciones o comisiones. 
• Haberes no imponibles (movilización, colación, viáticos).  

Lee también: Cómo hacer un contrato de trabajo digital con firma electrónica

Paso 2: Calcula haberes imponibles y no imponibles 

• Haberes imponibles: incluyen todo ingreso sujeto a descuentos legales, como el sueldo base, bonos y gratificaciones. 
• Haberes no imponibles: son ingresos que no se consideran en la remuneración, como los viáticos o asignaciones familiares.  

A modo de ejemplo: 

Si el sueldo base es $1.000.000 y recibe una gratificación de $100.000:

• Haberes imponibles = $1.100.000.

Paso 3: Determina los descuentos legales 

Descuenta las obligaciones legales sobre el sueldo imponible: 

• Cotización previsional (AFP): 10% de los haberes imponibles. 
• Cotización de salud: mínimo 7% de los haberes imponibles. 
• Seguro de cesantía: 0,6% si el contrato corresponde.  

Entonces, si el sueldo imponible es $1.100.000 y los descuentos legales son: 

• AFP: $110.000 
• Salud: $77.000 
• Seguro de cesantía: $6.600

El total de los descuentos serían: $193.600  

Paso 4: Calcula el sueldo líquido 

El sueldo líquido es el monto final que el trabajador recibe, resultante de deducir los descuentos legales al total de haberes. Usando el ejemplo anterior, el sueldo líquido a pagar al trabajador sería: 

• Sueldo líquido= $1.100.000 – $193.600 = $906.400. 

Consejos adicionales  

• Utiliza hojas de cálculo para realizar los cálculos de manera más eficiente. 
• Mantén actualizadas las tablas de valores como la UF o UTM. 
• Implementa sistemas de software de recursos humanos para automatizar y almacenar datos. 
• Como recomendación final, te sugerimos contar con una firma electrónica avanzada. Con ella podrás automatizar procesos, aumentar la eficiencia, ahorrar tiempo y reducir errores, al mismo tiempo que mejorarás la precisión en la gestión de documentos. 

¡Puedes leer nuestro artículo Gestión de recursos humanos automatizada con firma digital y comprobar las infinitas ventajas que ofrece! 

Elige firmas tus documentos con una firma electrónica Acepta 

Gestiona tus documentos de manera fácil, rápida y segura con una firma electrónica Acepta. Simplifica tus procesos y aumenta la eficiencia de tu empresa mientras adoptas tecnologías que reflejan tu compromiso con la innovación y el bienestar de tu equipo. 
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En la labor jurídica, contar con una cartera sólida de clientes es esencial para el crecimiento profesional; sin embargo, más allá de captar clientes potenciales, el verdadero reto está en fidelizarlos. En este artículo te daremos las claves para lograr un manejo de cartera de clientes eficiente, afinando la relación con tus actuales clientes y abriendo camino para nuevas oportunidades. 

Qué implica el manejo de cartera de clientes  

Un buen manejo implica organizar, administrar y fortalecer la relación con tus clientes actuales y potenciales. El objetivo consiste en, además de mantener un registro de datos actualizado, personalizar la atención, aumentar la satisfacción y generar lealtad a largo plazo. 

Hay que tener en cuenta que estamos hablando de un sector cuyo valor se basa en la confianza y la credibilidad. A diferencia de otros rubros, donde las transacciones pueden ser recurrentes y predecibles, los servicios legales requieren un enfoque personalizado y una atención continua, desde ahí es que una gestión eficiente es importante porque ayuda a: 

• Mantener las relaciones a largo plazo. 
• Optimizar la comunicación y el seguimiento de casos. 
• Generar referidos y expandir la cartera. 
• Incrementar la lealtad y satisfacción de los clientes.  

Lee también: 6 beneficios de trabajar con un sistema de firma electrónica 

Cómo gestionar tu cartera de clientes: 4 claves para un manejo efectivo

1. Segmenta a tus clientes 

Está claro que no todos los clientes tienen las mismas necesidades, expectativas o aportan el mismo valor a una empresa. Algunos pueden requerir atención constante, mientras que otros solo necesitan soporte ocasional. 

Dado esto, es ideal crear grupos basados en criterios específicos como el tipo de servicio que requieren, su frecuencia de consulta, su nivel de gasto o incluso su nivel de prioridad para la organización. Esta segmentación permite ofrecer un trato más personalizado y eficiente, maximizando a la vez la satisfacción del cliente.

2. Construye confianza 

Todas las relaciones se construyen con transparencia y compromiso. Lo mismo ocurre acá; la comunicación es clave. Así que, entrega claridad en las estrategias legales, cumple los plazos que prometes, mantén a tus clientes informados de los avances en su caso y siempre prioriza la honestidad sobre las posibles dificultades que puedan surgir.

3. Vincula los procesos internos 

Coordina a tu equipo para centralizar toda la información clave de cada cliente. Por ejemplo, usar herramientas CRM te ayudará a llevar un control sincronizado entre todos los involucrados en el caso y permitirá ofrecer un servicio más ágil. 

4. Mantén la proactividad en la atención  

Anticiparse a los problemas o necesidades de tus clientes no solo te permitirá ofrecer soluciones proactivas, sino que también elevará significativamente la confianza en tus servicios y fortalecerá la relación con ellos.  

Como aumentar la cartera de clientes mientras fidelizas

• Anota detalles relevantes: durante reuniones o llamadas, recopila información personal o profesional que muestre interés en sus cuestiones legales.

• Explora oportunidades de venta cruzada: ofrece servicios adicionales relacionados con sus necesidades actuales, como redacción de contratos o auditorías legales preventivas.

• Fortalece la comunicación: Newsletter mensuales con consejos legales o cambios normativos valiosos son grandes herramientas para mantener la cercanía. 

Te puede interesar: Cómo utilizar la firma digital en contratos de trabajo 

Beneficios de una buena administración de cartera de clientes  

• Identificar y priorizar clientes clave. 
• Generar más casos a partir de recomendaciones. 
• Reducir el costo de captar nuevos clientes.
• Facilitar la oferta de servicios adicionales, como la consultoría o asesoría personalizada. 

3 Errores comunes en la administración de cartera de clientes 

1. Falta de seguimiento: clientes que se sienten ignorados probablemente no contratarán nuevamente tu servicio. 

2. Desorganización: si no tienes claros los plazos o pendientes de cada cliente, puedes cometer errores que impacten tu reputación.  

3. Falta de actualización de datos: es clave mantener toda la información actualizada para ofrecer soluciones inmediatas y atingentes. 

¡Transmite confianza y profesionalismo desde el primer contacto! 

Facilita la gestión de tu trabajo ofreciendo una atención que transmita confianza y profesionalismo desde el primer contacto. Para ello, contar con una firma electrónica avanzada Acepta puede ser tu mejor aliado. Con ella podrás visar documentos con el máximo estándar de seguridad, además de otorgarles un valor jurídico y probatorio que refuerce la confianza con tus clientes.

La conectividad a internet es un factor clave para el desarrollo de cualquier sociedad. Sin embargo, en Chile, a pesar de los avances en el acceso a la red, la brecha digital sigue siendo un desafío. A continuación, analizamos el estado actual de la brecha digital en el país, sus causas y principales desafíos a futuro. ¡Sigue leyendo! 

Qué es la brecha digital  

Es todo lo que tiene relación con la desigualdad en el acceso, uso y aprovechamiento de las tecnologías digitales en diferentes segmentos de la población. Aunque el país ha logrado avances importantes en conectividad, persisten desafíos que afectan a millones de personas en términos de inclusión y oportunidades digitales.  

Este fenómeno no se trata simplemente de tener o no acceso a internet, sino también de las habilidades necesarias para saber usarlo de manera efectiva. Para entender mejor este problema, es necesario tener en cuenta los tipos de brecha digital existentes; en general, se pueden distinguir tres tipos:

1. Acceso: diferencias en la disponibilidad de tecnologías, como internet, celulares, computadores, etc. 

2. Uso: capacidades y habilidades de las personas para interactuar con estas herramientas. 

3. Calidad: desigualdad en la velocidad y estabilidad de las conexiones. 

La situación actual de la brecha digital en Chile

De acuerdo a datos recientes proporcionados por la Subsecretaría de Telecomunicaciones (SUBTEL), el 94,3% de los hogares en Chile dice tener acceso propio y pagado a internet. Esto significa un avance importante en el objetivo de reducir la brecha tecnológica, especialmente en áreas rurales, donde la conectividad móvil ha desempeñado un papel significativo en la disminución de desigualdades.  

No obstante, a pesar de este progreso, el problema persiste bajo otras dimensiones. Según un estudio presentado en el Mobile World Congress (MWC) 2025, alrededor de cinco millones de personas en Chile todavía enfrentan alguna forma de brecha digital. Así, solo el 74% de la población está conectada a servicios de internet 4G, mientras que el 25% tiene problemas de uso o calidad. 

La desigualdad socioeconómica es un aspecto clave que influye directamente en el acceso y uso de tecnologías. Por ejemplo, las personas de deciles más altos tienen mucho más acceso a internet y utilizan mejor sus herramientas, mientras que aquellas con menores ingresos y niveles educativos enfrentan barreras significativas. Estos factores que influyen en la brecha digital van desde limitaciones financieras, hasta la falta de alfabetización digital. 

Lee también: Transformación digital en Chile y los nuevos desafíos a futuro

Principales causas de la brecha digital  

• Desigualdad económica: los hogares con ingresos más bajos tienen menos acceso a dispositivos y servicios tecnológicos.  

• Limitación de infraestructura en sectores rurales: aún persisten las comunidades donde el acceso a internet es limitado o inexistente. 
• Falta de alfabetización digital: muchas personas carecen de las competencias necesarias para aprovechar al máximo las tecnologías disponibles. 

¿Cómo afecta la brecha digital a la sociedad? 

Su efecto en la sociedad se manifiesta en múltiples niveles. Impacta servicios esenciales como la educación, el trabajo y la salud, limitando el acceso a recursos y oportunidades. Por ejemplo: 

• Acceso desigual a trámites digitales: solo un bajo porcentaje de la población utiliza internet para interactuar con organismos estatales o realizar trámites digitales.  

• Bajo desarrollo de habilidades laborales: la falta de alfabetización digital en grupos vulnerables limita su empleabilidad en el creciente mercado tecnológico. 

• Segmentación social: las desigualdades existentes en el mundo físico se trasladan al entorno digital, ampliando aún más las barreras entre grupos. 

Los desafíos de cara al futuro 

El panorama en Chile deja claro que, aunque se han realizado esfuerzos significativos para cerrar la brecha digital, aún queda un largo camino por recorrer. 

La Agenda Digital 2020, que buscaba digitalizar trámites y mejorar la conectividad, avanzó en gran medida, pero no alcanzó todos sus objetivos. Desde ahí es que áreas clave como competencias y derechos digitales necesitan un trabajo más profundo para generar un impacto duradero. 

Como parte de los desafíos pendientes, es fundamental seguir impulsando iniciativas como el Plan Brecha Digital Cero 2022-2025 y profundizar en el desarrollo de habilidades tecnológicas para que todos los ciudadanos puedan participar activamente de la sociedad digital.  

El rol de las firmas electrónicas en la inclusión digital  

Con las firmas electrónicas, ya sea un Certificado Digital o una firma electrónica avanzada, se democratiza el acceso a servicios y trámites que antes solo estaban disponibles de manera presencial. Esto permite la participación de poblaciones vulnerables, como personas con discapacidades o que viven en zonas alejadas, facilitando su integración a la sociedad digital. 

Por otro lado, ofrecen una mayor seguridad y validez jurídica en transacciones y contratos realizados a través de medios digitales. Esto ayuda a fomentar la confianza en el uso de tecnologías digitales, impulsando así su adopción masiva.  

En definitiva, al adoptar este tipo de tecnologías, se puede facilitar el acceso a servicios esenciales y promover la participación de más ciudadanos en la economía digital. 

¿Te gustó este contenido? Te invitamos a revisar más en nuestro Blog Acepta, descubre tendencias, nuevas leyes y consejos para aprovechar al máximo las tecnologías digitales. 

Guiar una pyme hacia el éxito no solo depende de estrategias comerciales o de contar con un buen producto. También es esencial cumplir con las obligaciones tributarias de una empresa, las que garantizarán un desarrollo sostenible en el marco legal. En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber para estar al día con tus responsabilidades fiscales y aprovechar los beneficios que esto conlleva. 

Qué son las obligaciones tributarias de una empresa  

Las obligaciones tributarias de los contribuyentes son responsabilidades fiscales que tanto personas naturales como jurídicas deben cumplir para poder operar legalmente. Estas obligaciones incluyen desde el pago de impuestos, hasta tareas administrativas y de registro. 

Si tienes una pyme, debes saber que el cumplimiento de obligaciones tributarias — además de ser un requisito legal que te protegerá de eventuales sanciones — también contribuye a mejorar tu imagen como entidad responsable, transparente y confiable.  

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Las 6 principales obligaciones tributarias de una pyme 

1. Declarar el inicio de actividades 

Uno de los primeros pasos para formalizar una empresa es declarar el inicio de actividades ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). Este trámite permite: 

• Obtener el Rol Único Tributario (RUT), que funcionará como la identidad fiscal de tu empresa.  

• Registrar el giro o actividad económica de tu negocio. 

• Establecer en qué régimen tributario operarás. 

El proceso es gratuito y puede realizarse en línea. Sin embargo, es importante completarlo en los primeros dos meses desde el comienzo de tus actividades comerciales para evitar problemas.  

2. Emitir documentos tributarios electrónicos  

Desde el año 2018, todas las empresas deben emitir facturación electrónica; esto incluye facturas, boletas, notas de crédito, guías de despacho, entre otros documentos. Con este sistema se logra: 

• Facilitar la gestión contable con registros claros y accesibles. 

• Evitar errores y reduce la posibilidad de incumplimiento de las obligaciones tributarias.

• Cumplir con las normativas de modernización tributaria.

Para implementar este sistema, puedes usar plataformas digitales que automatizan la emisión de estos documentos, reduciendo al mismo tiempo las cargas administrativas. 

Por otro lado, contar con un certificado digital es una excelente forma de gestionar tus documentos tributarios. En el caso del Certificado Digital de Acepta, es posible configurar automáticamente el archivo con la plataforma del SII, lo que ayudará a tu empresa a mantener la coherencia de los datos, evitar el ingreso numérico manual y, en general, gestionar cualquier trámite con facilidad. 

Lee también: 6 beneficios de trabajar con un sistema de firma electrónica

3. Pago mensual del IVA

El Impuesto al Valor Agregado (IVA), equivalente al 19% sobre bienes y servicios, es parte integral de las obligaciones tributarias de una empresa. Dado esto, todas las pymes deben: 

• Registrar mensualmente el IVA generado por sus ventas y el IVA soportado en sus compras. 

• Declarar y pagar este monto a través del Formulario 29, incluso en meses donde no haya movimientos. 

4. Declaración anual de renta 

Cada año las empresas deben realizar la declaración de renta, ¡es una obligación ineludible! Te sugerimos leer nuestro artículo Operación renta 2025: quiénes deben declarar renta y cómo hacerlo, para que puedas instruirte más al respecto. 

Esta declaración se genera a través del Formulario 22, donde las pymes registran sus ingresos y egresos anuales, determinando si deben pagar impuestos adicionales o, en algunos casos, recibir devoluciones. 

La declaración de renta también permite a las empresas beneficiarse de ciertas exenciones fiscales, dependiendo de su régimen tributario y operaciones durante el año.  

5. Retención y pago de impuestos laborales 

Si tu pyme tiene empleados, es tu responsabilidad: 

• Retener impuestos sobre los sueldos. 

• Pagar cotizaciones previsionales, el Seguro de Cesantía y otros impuestos asociados a la seguridad social. 

Esto es esencial porque, además de cumplir con la ley, también garantizas un buen ambiente laboral. 

6. Mantener libros contables al día

Aunque no siempre se menciona, llevar registros contables actualizados es fundamental para cumplir con las normativas fiscales. Estos documentos sirven como respaldo ante revisiones por parte del SII y garantizan control adecuado a tu actividad financiera. 

Los principales libros que debes mantener incluyen: 

• Libros de caja y mayor. 
• Libro de inventario y balance. 
• Libros auxiliares. 

Consecuencias de no cumplir con tus obligaciones tributarias  

El incumplimiento de las obligaciones tributarias puede derivar en sanciones legales, multas económicas o problemas con el SII. Además, no estar al día con tus impuestos puede limitar tus oportunidades de financiamiento o impedirte participar en licitaciones gubernamentales. 

Por eso, contar con un plan organizado y apoyarte en expertos o herramientas tecnológicas son pasos clave para evitar problemas. 

Gestiona tus obligaciones tributarias con un Certificado Digital 

Ahorra tiempo y simplifica tu cumplimiento fiscal con un Certificado Digital Acepta. Valida documentos, emite boletas electrónicas y cumple con tus responsabilidades tributarias de manera segura y eficiente. 

La gestión documental se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas modernas, y no es para menos: vivimos en una era donde la información fluye a gran velocidad, y su correcto manejo puede significar la diferencia entre una operación eficiente o, por el contrario, ¡un caos administrativo! 

En este artículo te explicamos qué objetivo tiene la gestión documental y por qué es clave para impulsar la transformación digital de tu empresa. 

Qué es la gestión documental 

Se trata de un conjunto de prácticas, procesos y herramientas tecnológicas diseñadas para captar, almacenar, organizar, proteger y aprovechar al máximo los documentos e información de una organización. Esto incluye tanto formatos digitales como físicos, gestionando su ciclo de vida desde su creación hasta su eventual eliminación.

Contrario a lo que muchos piensan, la gestión documental no es solo tener archivos ordenados “por si acaso”. Es una estrategia que permite optimizar el acceso, la seguridad y el uso de la información de manera eficiente, lo que a su vez impacta positivamente en la productividad y la competitividad empresarial.

¿Qué objetivo tiene la gestión documental? 

El objetivo central de la gestión documental es facilitar la organización y el manejo efectivo de la información dentro de una empresa; esto implica: 

1. Centralizar la información: uno de los problemas más comunes en las organizaciones es la fragmentación de datos en múltiples plataformas, correos o discos duros. Con un buen sistema de gestión documental, toda la información queda almacenada en un solo lugar, accesible para quienes la necesiten, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. 

2. Proteger la información sensible: con políticas claras de acceso, herramientas de encriptación y respaldo, se minimizan riesgos de pérdida o robo de información que podrían costar caro a cualquier empresa. 

3. Reducir costos operativos: las empresas que migran sus documentos al ámbito digital, además de ahorrar espacio físico, también reducen los costos relacionados con papelería, almacenamiento, impresión, etc. 

4. Apoyar la transformación digital: la gestión documental se alinea con las estrategias de transformación digital al integrar tecnología avanzada como almacenamiento en la nube, automatización de procesos e incluso inteligencia artificial.

5. Optimizar los procesos internos: según la serie ISO 30300 — norma internacional sobre la gestión de documentos — un sistema documental bien implementado permite a las organizaciones medir, controlar y mejorar sus procesos, asegurando que sus documentos respalden las decisiones estratégicas.

Cabe mencionar que en Chile, uno de los principales obstáculos para la implementación de la ISO 30300 es la falta de una cultura organizacional que valore la gestión documental como un activo estratégico. 

A pesar de la baja adopción, cada vez más empresas chilenas están comprendiendo la importancia de implementar sistemas de gestión documental basados en estándares como la ISO 30300. Esto se debe a los beneficios que ofrece, como la mejora en la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la reducción de riesgos legales.   

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Características esenciales de un buen gestor documental  

1. Automatización de procesos 

Una de las funciones más valiosas e indispensables de un gestor documental es la capacidad de automatizar tareas repetitivas, como la aprobación de facturas o la gestión de contratos. 

Con la automatización disminuyen los errores, se agilizan los flujos de trabajo y, en última instancia, mejora la productividad. De acuerdo a un estudio de McKinsey & Company, la automatización puede aumentar la productividad hasta un 25%. 

2. Integración con otras herramientas

Un gestor documental efectivo debe integrarse fácilmente con las plataformas que ya utilizas, como correos electrónicos, soluciones de almacenamiento en la nube y sistemas ERP o CRM. Esto permite centralizar la información y mantener un flujo constante y eficiente de datos entre las distintas áreas de tu empresa. 

3. Accesibilidad y movilidad

En tiempos donde la flexibilidad laboral es esencial, un gestor documental debe ofrecer acceso remoto a los documentos desde cualquier dispositivo, garantizando la colaboración en tiempo real, especialmente para equipos que trabajan desde diferentes ubicaciones.

4. Seguridad robusta

La protección de tus datos es crucial. Un gestor documental debe contar con cifrado avanzado, permisos de acceso segmentados y respaldo automático de información para prevenir pérdidas o accesos no autorizados. 

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5. Escalabilidad

Finalmente, la capacidad de adaptarse al crecimiento de tu empresa es esencial. A medida que aumentan los volúmenes de información, el sistema debe escalar sin comprometer el rendimiento.

¿Todo listo para dar el siguiente paso en la transformación digital de tu negocio? También te puedes ayudar de nuestro artículo Cómo abordar el proceso de digitalización de documentos en tu empresa para obtener más información y consejos útiles. 

Disfruta de los beneficios de la digitalización 

Un sistema de gestión documental no solo optimiza tus operaciones, también protege la información y reduce costos. Además, al integrarlo con una firma electrónica, puedes automatizar procesos clave, como firmar contratos o enviar documentos legales sin perder tiempo ni esfuerzo.

La nueva Ley de Cumplimiento de Obligaciones Tributarias o conocida en nuestro país como “ley de transferencias bancarias” es una nueva medida del Estado que busca evitar la evasión y la elusión tributaria de las personas. 

Bajo ella, una de las acciones más conocidas es la referente al límite de 50 transacciones bancarias que podrás recibir en tu cuenta, pero ¿qué realmente significa esto para ti a nivel tributario? Esto y más lo podrás conocer a continuación. 

¿Qué es la nueva ley de transferencias bancarias?

La Ley 21.713 propone la ejecución una serie de acciones que “apuntan a un sistema tributario más justo y equitativo”, sin producir un aumento en la carga tributaria de los contribuyentes. Si no que, mejorando las herramientas para que las personas paguen los impuestos que corresponden. 

En este contexto, se enmarca la medida del límite de 50 transferencias. En concreto, las entidades bancarias deberán informar al Servicio de Impuestos Internos (SII) cuando una persona reciba más de 50 transacciones desde personas distintas en el mismo día, semana o mes. 

A partir de ello, si se logra verificar que se superó el límite establecido por la ley, el SII hará una revisión de la situación tributaria de las personas que han recibido estos montos. 

Funcionamiento del registro y revisión

Los bancos informarán semestralmente al SII sobre las personas que superen el límite de 50 transferencias bancarias que ocurrieron dentro de ese periodo. En ello, las instituciones financieras otorgarán los montos de las operaciones que recibió la persona, con el fin de que el Servicio de Impuestos Internos ejecute correctamente la fiscalización. 

Eso sí, si luego de tres años la información que fue otorgada no ha sido utilizada para las acciones de fiscalización, la normativa dispone que estos datos serán borrados de los sistemas informáticos del SII. 

¿En qué casos fiscalizará el SII?

La nueva ley de transferencias bancarias establece tres casos donde el Servicio de Impuestos Internos investigará este número de transacciones asociadas al límite de 50. Estas son:

• Personas que han recibido transferencias por motivos distintos a la venta de un producto o servicio.
• Personas que vendan productos o servicios de manera informal.
• Quienes estando formalizados reciben pagos sin cumplir sus obligaciones tributarias, por ejemplo, emitir boletas. 

En el caso de que las personas persistan en estas actividades sin enmendar su comportamiento tributario, el SII está facultado para someter al usuario en auditorías severas. 

¿Hay transacciones que no están afectas a la ley?

Efectivamente, el Código Tributario establece que las tarjetas prepago, exceptuando MACH del Banco BCI, no entran en lo normado por la ley. Por lo que podrás recibir sin límite transacciones a estas cuentas.  

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El tratamiento adecuado de los datos personales era una materia en la que Chile estaba al debe. Sin embargo, a partir de la aprobación y publicación de la nueva Ley 21.719 se plantean nuevas formas de resguardo y distintos desafíos para las empresas que trabajan con datos en nuestro país. 

La ley, que entra en vigencia en diciembre del 2026, establece una mayor trascendencia a la protección de los derechos de las personas respecto de sus datos personales. Cómo también la creación de una Agencia que vele por estos términos. 

Pero, en definitiva, ¿con qué aspectos deben las empresas estar preparadas una vez que la ley sea aplicada? En este artículo del blog de Acepta te contamos los detalles. 

¿Qué establece la ley 21.719?

Esta nueva normativa tiene por objetivo regular la forma en que son tratados los datos personales, las condiciones en que realiza tal tratamiento y avanzar en un mejoramiento de la protección de ellos. Con ella, Chile se posiciona a la par con el reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, a su vez que, modifica la ley chilena sobre Protección de la Vida Privada. 

En términos generales, esta ley acuerda para las personas: 

• Ampliación de los tipos de datos sensibles: la normativa establece que la información biométrica y genética ahora también está categorizada dentro de los datos a proteger.
• Derecho al olvido: cualquier persona podrá solicitar que sus datos personales sean eliminados de las bases de datos que no sean útiles.
• Agencia de Protección de Datos personales: institucionalmente se crea un órgano autónomo que tiene por finalidad velar por los derechos de las personas, recibir los reclamos sobre no cumplimiento de esta ley y supervigilar las prácticas respecto a la normativa. 

La ley aplicada a las empresas

La nueva Ley de Protección de Datos sitúa diferentes desafíos para las empresas del mundo privado como público, en cuanto al resguardo de los datos personales. Si bien, en el párrafo anterior pudiste conocer algunas de estas obligaciones, aquí te daremos los detalles que necesitas saber para que tu operación esté dentro de los marcos legales. 

Respecto de las instituciones públicas o privadas, la ley dice que: 

• Aplicación de un consentimiento: será obligatorio que las personas accedan a un consentimiento informado y explícito para que sus datos sean procesados. 
• En caso de vulneraciones a los datos personales, deberán informar a la Agencia de Protección de Datos, como también a los afectados.
• Toda empresa u organización manejará un enfoque institucional, responsable y proactivo sobre la protección en el manejo de los datos. 
• Las organizaciones mantendrán un enfoque basado en el riesgo, donde se evaluarán las amenazas asociadas a su operación con los datos, siendo necesario la implementación de protocolos, cuando la situación lo amerite. 

Ahora bien, una pregunta recurrente sobre esta normativa es a quiénes específicamente involucra como empresa. Por ejemplo, ¿si tengo una sede en otro país igual aplica la legislación?

La regulación es 100% aplicable en 3 tipos de casos distintos de empresas que recolecten datos en o de nuestro país. 

• Organizaciones que realicen tratamiento de datos personales en medio del territorio nacional.
• Quienes hagan el tratamiento de datos a nombre de un mandatario que se encuentra en Chile.
• Cuando el tratamiento de datos esté orientado a ofrecer bienes o servicios a personas que estén en Chile.

En sentido, la Ley 21.719 regula en casos como que una empresa extranjera procesa y almacena datos de clientes chilenos para una marca nacional, como también, de una compañía exterior, sin sede en Chile, que utiliza datos de navegación de usuarios chilenos, por ejemplo. 

Sanciones

Si una entidad infringe alguna de las disposiciones contenidas en la ley, la Agencia de protección de Datos Personales es la encargada de fiscalizar y aplicar las sanciones correspondientes. 

A partir de lo cual, se establecieron tres tipos de infracciones con sus multas asociadas, las que se encuentran entre las más grandes del ordenamiento jurídico actual:  

• Infracciones leves: hasta 5.000 UTM
• Infracciones graves: hasta 10.000 UTM
• Infracciones gravísimas: hasta 20.000 UTM.

¿Cuáles vulneraciones pueden afectar a los datos?

Uno de los puntos más relevantes de esta nueva normativa, es concentrar los esfuerzos por crear medidas y protocolos de ciberseguridad que mitiguen los efectos de eventuales vulneraciones que afecten a los datos. 

Los ciberataques, cuyo objetivo es acceder, modificar, eliminar o interrumpir la operatividad del negocio, son muy comunes por nuestros días. Por lo que estar al tanto de cuáles son los más recurrentes que afectan a pymes y empresas de todo tipo, es fundamental para saber cómo afrontarlos. 

• Malware: software que se infiltra en dispositivos para corromper o tomar el control de los sistemas.
• Phishing: estafas que buscan secuestrar datos confidenciales a través del mail, sitios web falsos o mensajes.
• Ransomware: es un tipo de malware que se apropia de datos de la víctima y exige un rescate para liberarlos. 

La seguridad de tu negocio con Acepta

Ahora bien, una de las formas más eficaces para evitar cualquier vulneración es contar con métodos apropiados de seguridad. Por eso, en Acepta ofrecemos soluciones tecnológicas y seguras para que puedas ofertar tus servicios sin que tus clientes o tú sufran alguna vulneración a sus datos. 

Bajo este contexto, nuestras firmas electrónicas ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo y facilidad de uso. Con ellas puedes acceder a: 

• Verificación de la identidad: las plataformas de firmas electrónicas utilizan mecanismos avanzados de encriptación y verificación, los que reducen el riesgo de suplantación. 
• Transparencia: cada vez que firmes, esto genera un registro detallado de la transacción, este nivel de rastreo es importante a la hora de detectar actividad sospechosa y prevenir fraudes.

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