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Joven emprendedora pensando cómo crear una empresa en un día.

1 de octubre de 2024in Actualidad, Emprendimiento, SII

Cómo crear una empresa en un día en Chile

Crear una empresa en un día en Chile es un proceso rápido y eficiente que permite a emprendedores formalizar su negocio en pocas horas, exactamente en menos de 24 — como su nombre lo indica .

Si estás experimentando en el mundo de los negocios o tienes una idea que quieres llevar a la realidad, este artículo es para ti. Descubre cómo puedes crear una empresa en un día, en pocos y sencillos pasos.

Empresa en un día: ¿qué es?

Lo primero que tienes que saber, es que Empresa en un día es una plataforma del Estado que simplifica al máximo el procedimiento para crear una empresa. Esta herramienta elimina las barreras burocráticas y reduce los trámites necesarios para formalizar un negocio, permitiendo que todo el proceso se realice en un solo día.

Empresa en un día, si bien sirve para crear una empresa, también es útil para modificar el estatuto de la organización, dividirla, transformarla, fusionarla e incluso eliminarla.

Ventajas de la plataforma Empresa en un día

Es gratuita
Online y rápida
Plenamente legal, asociada a La Ley 20.659.

Lee también: Emprendedor informado: Cómo emitir boletas electrónicas

Cómo crear una empresa en un día

Si cumples con los requisitos anteriores, ya puedes pasar a la siguiente etapa: cómo crear una empresa en un día.

1.- El primer paso es ingresar al sitio web Tu Empresa en un día.

2.- Una vez aquí, te aparecerán diferentes tipos de empresas. Deberás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades y hacer clic en “Crear empresa”.

Acá llegamos a la primera dificultad, ya que no todos tenemos conocimiento sobre qué tipo de empresa elegir y qué implica esto.

En pocas palabras, esto afectará el régimen tributario y los aspectos legales que determinarán cómo podrás operar tu negocio.

De todas maneras, no te preocupes, bajo cada casilla del tipo de empresa, encontrarás una definición clara que detalla las características de cada una. Tendrás las siguientes opciones:

Vista del sitio web sobre cómo crear una empresa en un día

Ten en cuenta esto antes de escoger el tipo de empresa

Si tienes la oportunidad de asesorarte con un equipo de abogados antes de crear tu empresa, aprovéchala. Con esto disminuirás la posibilidad de cometer errores.

Si inicias una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL), en el futuro no podrás incluir socios. Es decir, si en el día de mañana quieres vender una parte de esta empresa, no podrás hacerlo a no ser que transformes la empresa en otro tipo.

También es importante destacar que, si escoges esta empresa, el título de ella llevará tu nombre. Hay quienes quieren evitar que esto ocurra, principalmente porque para entidades bancarias esto indica mayor autonomía y probablemente te evaluarán de otra forma.

Si inicias en una empresa de Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.), al momento de hacer cualquier tipo de votación, todos los socios deberán estar de acuerdo. Es algo así como “un todo o nada”.

La Sociedad por Acciones (SPA) es una de las favoritas de los emprededores, donde cada accionista tiene libertad de hacer lo que desee con sus acciones. En caso de votaciones, debe estar de acuerdo el 50% +1 de los accionistas para tomar decisiones.

Siguiendo con los pasos, cuando hayas hecho clic en “Crear empresa”, deberás ingresar al Registro de Empresas y Sociedades (RES). Para ello tendrás dos alternativas, ingresar con tu usuario del RES ó con tu Clave Única.

3.- Hecho esto, pasarás a un formulario que se divide en 4 pasos. Estos son:

Datos de la Sociedad o Empresa: Indica el nombre, domicilio tributario, objeto social, capital y duración. Si hay alguna información que desconoces cómo llenarla, haz clic en el ícono de pregunta (?) y se te dará una explicación más detallada.

Datos del constituyente: Ya sea tu nombre completo, RUT, dirección, correo, entre otros datos.

Adjuntar documentos: Este paso es opcional y te permite adjuntar documentos que creas relevantes para la constitución de tu empresa.

Firmar electrónicamente: Firmar es la última parte de este trámite. Para ello deberás contar, tanto tú como tus socios, con una firma electrónica avanzada.

Dentro del mismo sitio verás que podrás comprar una firma de distintos proveedores certificados. Dentro de ellos, encontrarás la firma electrónica Acepta, la cual podrás adquirir rápidamente.

Si tú o los socios no tienen firma electrónica, deberán certificar sus firmas presencialmente ante notario, quien firmará con su firma electrónica avanzada el formulario.

Antes de firmar, podrás ver en la parte superior del sitio, un borrador de la escritura de constitución. Asegúrate de leerlo con atención antes de proceder a firmar.

Confía en la firma electrónica Acepta

Y no confíes porque te lo estamos diciendo, confía porque es una realidad. Únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital con un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada.

Llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios.

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Mujer de negocios sonriente usando una tablet en un entorno urbano con edificios de fondo, avanzando hacia la transformación digital en Chile.

12 de septiembre de 2024in Actualidad, Emprendimiento

Transformación digital en Chile: ¿Cuáles son los nuevos desafíos a futuro?

La transformación digital en Chile ha dejado de ser sólo una tendencia para convertirse en una realidad ineludible en todos los ámbitos de nuestra sociedad. Empresas, instituciones y ciudadanos se encuentran inmersos en un proceso de adaptación constante a un mundo cada vez más conectado y tecnológico. Pero, ¿qué implica exactamente esta transformación? Y más importante aún, ¿qué desafíos nos depara el futuro en este ámbito? Acá te contamos más.

¿Qué es la transformación digital y en qué consiste?

La transformación digital es un cambio cultural y estratégico donde las empresas buscan optimizar la experiencia del cliente y desarrollar nuevos modelos de negocio.

Su objetivo es ofrecer soluciones más efectivas, innovadoras, rápidas y rentables para todos los involucrados, incluyendo a los ciudadanos y las empresas u otras organizaciones.

Es importante enfatizar en que la transformación digital va más allá de la simple implementación de tecnología. Se trata de un cambio cultural profundo que afecta a todos los niveles de una organización. Por ende, requiere de una visión estratégica clara, inversión en talento y capacitación, y de una adaptación constante a un entorno en constante evolución.

Transformación digital Chile: ¿en qué estamos?

Chile ha tenido una larga historia de políticas públicas enfocadas en la transformación digital. De hecho, es en 1999 cuando se implementa la primera política digital: Chile: Hacia la sociedad de la información. Esta, tras varias transformaciones y cambios de nombre, nunca logró generar un real impacto.

Hoy, uno de los principales antecedentes en transformación digital es la Estrategia Digital 2035. Este proyecto, concebido como una iniciativa de largo plazo, busca establecer un diagnóstico compartido de los desafíos y oportunidades que plantea la rápida evolución tecnológica.

Además de esto, también es importante mencionar la Ley 21.180 publicada en 2019; cuyu objetivo es impulsar la transformación digital en las organizaciones públicas. Sin embargo, este proceso ha sido lento, y muchas organizaciones aún no se sienten preparadas para cumplir con los requisitos de la ley para 2027.

¿Qué dicen los datos?

Los informes al respecto hablan por sí mismos:

Un informe de 2023 encontró que Chile ocupaba el penúltimo lugar en el índice de gobierno digital de la OCDE.

Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile, en conjunto con las empresas consultoras Imagine Group y Symnetics Chile, publicaron en 2022 los resultados de su informe “Índice de Madurez de la Transformación Digital (IMTD)”, de las empresas públicas en Chile.

En el análisis se concluyó que la mayoría de las empresas estaban en un nivel de madurez iniciado y principiante en términos de transformación digital.

La encuesta volvió a realizarse durante este año, a un total de 106 organizaciones públicas. Los datos arrojaron que un 72% de ellas manifiestan encontrarse en un nivel iniciado o principiante, aumentando en un 9% la cifra en comparación al periodo 2022, donde un 63% dijo estar en este nivel. En cuanto a las empresas que dicen encontrarse en nivel maduro, este subió de un 4% en 2022, a un 9% en 2024. Puedes revisar aquí estos resultados.

Lo anterior indica que las organizaciones aún se encuentran dando sus primeros pasos hacia la transformación digital.

Esto podría atribuirse a diferentes razones, como: falta de recursos financieros, poca capacitación dentro de las empresas o a la resistencia al cambio.

Conexiones digitales sobre una ciudad moderna al atardecer, representando la transformación digital en Chile.

Transformación digital empresarial: cómo se están adaptando las empresas

Según el informe Índice de Transformación Digital de Empresas de 2023, se presentaron los siguientes datos:

1 de cada 3 empresas utiliza IA.

Empresas avanzadas en cultura digital tienen liderazgos que impulsan la transformación digital.

4 de cada 10 empresas cuenta con planes formales de transformación digital.

Existe evidencia de que las empresas avanzan más rápido cuando formalizan sus procesos hacia la transformación digital.

Tecnologías que determinan la transformación digital

Computación en la Nube: La nube no solo almacena datos, sino que potencia la colaboración en tiempo real, agiliza el desarrollo de aplicaciones y reduce costos operativos.

Blockchain: Esta tecnología, más allá de las criptomonedas, ofrece soluciones seguras y transparentes para la gestión de la cadena de suministro, la identidad digital y los contratos inteligentes.

Inteligencia Artificial (IA): Más allá de la automatización, la IA está transformando la toma de decisiones, permitiendo predecir tendencias de mercado y personalizar la experiencia del cliente a un nivel sin precedentes.

Ciberseguridad: En un mundo cada vez más conectado, la ciberseguridad es fundamental para proteger los datos de la organización, garantizar la continuidad del negocio y preservar la confianza de los clientes.

Realidad Aumentada (RA) y Realidad Virtual (RV): Estas tecnologías están redefiniendo la forma en que interactuamos con productos y servicios, desde la visualización de productos en 3D hasta la capacitación inmersiva de empleados.

Internet de las Cosas (IoT): La interconexión de dispositivos genera una enorme cantidad de datos que, al ser analizados, optimizan cadenas de suministro, mejoran la eficiencia energética y permiten el desarrollo de nuevos modelos de negocio basados en servicios.

Big Data y Analytics: La capacidad de analizar grandes volúmenes de datos estructurados y no estructurados permite identificar patrones, detectar anomalías y descubrir nuevas oportunidades de negocio.

Robótica y automatización: La automatización de procesos repetitivos libera a los empleados para que se enfoquen en tareas de mayor valor agregado, mejorando la productividad y la calidad.

Cuáles son los desafíos de la transformación digital en Chile

A pesar de los avances logrados, aún existen desafíos que Chile debe enfrentar para avanzar en su transformación digital. Dentro de ellos están:

1. Disminuir la brecha digital en la ciudadanía

El programa “Chile Digital 2035”, en abril de este año llevó a cabo el evento “Estrategia de Transformación Digital: Chile Digital 2035”, en el cual se discutió sobre algunos de los desafíos a futuro. Entre ellos, se destacó que aún hay sectores de la población que carecen de acceso a internet de banda ancha o habilidad para utilizar la tecnología.

Esto supone un problema, dado que el acceso y la habilidad con las tecnologías son fundamentales para una efectiva participación en la transformación digital. En este sentido, es necesario implementar políticas que permitan cerrar esta brecha y garantizar el acceso a internet y formación en nuevas tecnologías para todos los ciudadanos.

2. Capacitación de la fuerza laboral

Distintos estudios de los que hemos mencionado a lo largo de este artículo concluyen en que la capacitación de la fuerza laboral es fundamental para llevar a cabo la transformación digital.

De acuerdo al informe Estrategia de transformación digital, la capacitación de la fuerza laboral debería abordarse desde 2 aristas:

Capacitar a los trabajadores actuales: Es esencial proporcionar formación a los empleados que ya están en el mercado laboral para que puedan adaptarse y trabajar eficazmente en un entorno donde los procesos productivos se están digitalizando.

Formar a los futuros trabajadores: Es igualmente importante educar a las próximas generaciones para que puedan liderar e impulsar la innovación y la transformación digital. Además, se debe fomentar la capacidad de desarrollar y exportar servicios digitales desde Chile al resto del mundo. Esto implica formar a profesionales en áreas tecnológicas como desarrollo de software, integración de sistemas y ciberseguridad.

Un nivel de habilidades digitales insuficiente expone a los trabajadores actuales a la vulnerabilidad, ya que sus competencias podrían volverse obsoletas en un entorno laboral en constante evolución.

3. Mejorar la infraestructura digital

Otro de los desafíos a los que nos enfrentamos en la actualidad es la carencia de una infraestructura digital sólida que pueda respaldar eficazmente las redes de banda ancha de alta velocidad y ultra velocidad, lo cual limita la expansión y el desarrollo de servicios digitales de calidad en diversos sectores.

Así, para que las empresas puedan crecer y adaptarse a un entorno empresarial cada vez más dinámico, es fundamental contar con una infraestructura tecnológica que sea escalable y flexible.

Esto implica la capacidad de ampliar o reducir los recursos tecnológicos según las necesidades del negocio, así como de incorporar nuevas tecnologías emergentes como el big data, la nube, el IoT y la inteligencia artificial, lo que les permitirá mantener su competitividad en el mercado.

4. Fomentar una cultura organizacional orientada hacia la innovación

De acuerdo a un estudio realizado por el Centro de Innovación UC en conjunto con la Corfo titulado Transformación Digital en Empresas Chilenas (2023), existe un desafío organizacional, ya que de acuerdo a sus datos, sólo un 22% de las empresas cuenta con una estrategia formal sobre transformación digital.

Para abordar este desafío, las empresas deben enfocarse en desarrollar una cultura organizacional que fomente la innovación. Asimismo, es crucial contar con líderes capacitados o departamentos especializados en ejecutar estrategias digitales.

5. Mejoras en ciberseguridad

De acuerdo al Reporte de Ciberseguridad, de Entel Digital, Chile ocupa el cuarto lugar entre los países de Latinoamérica con más ciberataques.

El documento Estrategia de transformación digital de Chile Digital 2035 también establece que la ciberseguridad es una necesidad urgente. Y es que a la vez que se digitalizan los servicios públicos y privados, también incrementa la vulnerabilidad frente a ciberataques, lo que obliga a implementar medidas robustas para proteger la información y los sistemas críticos.

Al disminuir los ciberataques, como efecto colateral también disminuirá la resistencia de ciertos sectores a innovar. Al asegurar un entorno digital seguro, se espera que más empresas y organizaciones adopten tecnologías digitales con mayor confianza.

Únete a la innovación digital junto a la firma electrónica Acepta

Una forma eficiente y rápida de avanzar hacia la transformación digital, es mediante la firma electrónica de Acepta.

Esta ofrece una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Estas son solo cinco de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura.

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Mujer dueña de su pyme, descubre cómo protegerse de los ciberataques.

6 de septiembre de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Pymes y ciberseguridad: cómo protegerse de los ciberataques

Para cualquier empresa, saber cómo protegerse de los ciberataques es una necesidad imperiosa para garantizar su supervivencia y éxito en la era digital. Y las pymes lo saben muy bien, al ser la tecnología uno de los ejes centrales de sus operaciones.

Lamentablemente, y como lo hemos mencionado en artículos anteriores, son precisamente las pymes un objetivo frecuente para los ciberdelincuentes, quienes aprovechan las brechas de seguridad y la falta de recursos especializados para perpetrar ataques que pueden tener consecuencias devastadoras.

Sin embargo, ¡no hay que entrar en pánico!

Tomar las medidas adecuadas puede convertir a tu pyme en una fortaleza impenetrable en el ciberespacio. Así que, sin más preámbulo, te contamos cómo proteger a tu pyme de los ciberataques a través de 3 medidas de prevención.

¿Qué son los ciberataques?

Son acciones deliberadas cuyo objetivo es acceder, modificar, eliminar o interrumpir el funcionamiento de los sistemas informáticos o redes de una empresa con fines maliciosos.

Los ciberdelincuentes utilizan diversas técnicas o estafas virtuales para llevar a cabo sus ataques, como:

Malware: Software malicioso que se infiltra en tus dispositivos para robar información, corromper archivos o incluso tomar el control de los sistemas.

Phishing: Engaños meticulosos que buscan obtener datos confidenciales, como contraseñas o información bancaria, a través de correos electrónicos, sitios web o mensajes falsos.

Ransomware: Un tipo de malware que secuestra los datos de la víctima, podrías ser tú o un colaborador, donde se te exige un rescate para liberarlos.

Ataques a la cadena de suministro: Explotación de vulnerabilidades en proveedores o socios comerciales para acceder a la red de tu pyme.

¿Y las consecuencias?

Las consecuencias de un ciberataque pueden ser devastadoras. Estos son algunos ejemplos de lo que podría ocurrir eventualmente al caer en alguna de estos engaños digitales:

Pérdidas financieras: El robo de datos, la interrupción de operaciones o el pago de rescates pueden generar cuantiosas pérdidas económicas.

Robo de datos: La filtración de información sensible, como datos de clientes o empleados, puede dañar gravemente tu reputación y la confianza de la empresa.

Daño a la reputación: Un ciberataque puede empañar la imagen de tu pyme, generando desconfianza entre clientes y socios comerciales.

Pérdida de productividad: La interrupción de las operaciones puede afectar significativamente tu productividad y ganancias.

Manos sobre un computador, con gráficos de ciberseguridad superpuestos. La imagen simboliza cómo protegerse de los ciberataques.

Cómo protegerse de los ciberataques: 3 Medidas de prevención para pymes

¿Cómo protegerse de los peligros cibernéticos? ¿Qué medidas se deben tomar para disminuir el riesgo cibernético? Estas son algunas de las preguntas comunes que surgen cuando hablamos de pymes y ciberseguridad.

Y es que sí, para tu pyme será fundamental saber cómo protegerse de los ciberataques para asegurar la integridad y confidencialidad de tu información, así como la continuidad de tu negocio.

Aquí te dejamos las 3 medidas de prevención más relevantes contra ciberataques que puedes comenzar a aplicar con tu pyme:

1. Educación y capacitación de colaboradores

Los colaboradores son la primera línea de defensa contra los ciberataques. Por ello, es fundamental ofrecer formación regular sobre:

Reconocimiento de correos electrónicos de phishing: Enseña a tus empleados a identificar señales de phishing, como enlaces sospechosos y remitentes desconocidos

Buenas prácticas en el uso de contraseñas: Fomenta el uso de contraseñas seguras y únicas para cada cuenta y la implementación de la autenticación de dos factores (2FA).

Políticas de navegación segura: Capacita sobre la importancia de evitar sitios web no seguros y la descarga de archivos de fuentes desconocidas

Además de esto, será importante implementar programas de formación periódicos para todos los colaboradores, asegurando que estén al día con las mejores prácticas de ciberseguridad. Los cursos y talleres deben abordar las amenazas más recientes y cómo enfrentarlas.

Lee también: Los desafíos de la contabilidad para Pymes

2. Contar con un protocolo de acción ante incidentes

Siempre será importante tener mapeado el cómo protegerse de los ciberataques a través de un protocolo o plan de acción, para luego tener claridad de cuáles son los pasos a seguir y minimizar el impacto.

Un ejemplo de plan de acción sería el siguiente:

Fase 1: Contención y evaluación

Identificar y aislar el ataque: Detener el ataque en curso y aislar los sistemas afectados para evitar su propagación.

Evaluar el alcance del daño: Determinar la naturaleza del ataque, los sistemas y datos comprometidos, y el impacto en las operaciones del negocio.

Notificar a las partes interesadas: Informar a los empleados, clientes, socios comerciales y autoridades pertinentes sobre el incidente, siguiendo los protocolos establecidos.

Fase 2: Erradicación y recuperación

Eliminar la amenaza: Eliminar la presencia del malware o la vulnerabilidad que causó el ataque.

Restaurar los sistemas: Recuperar los sistemas y datos afectados a partir de copias de seguridad seguras.

Cambiar contraseñas: Cambiar las contraseñas de todas las cuentas comprometidas y fortalecer las políticas de contraseñas.

Fase 3: Prevención y mejora

Analizar el incidente: Realizar una investigación exhaustiva del ataque para identificar las causas y las fallas de seguridad que lo permitieron.

Fortalecer las defensas: Implementar medidas de seguridad adicionales para prevenir futuros ataques, como firewalls más robustos, sistemas de detección de intrusiones y capacitación en seguridad para empleados.

Actualizar planes de respuesta: Revisar y actualizar los planes de respuesta a incidentes para garantizar su eficacia en futuros ataques.

Fase 4: Comunicación y recuperación de la reputación

Comunicar el incidente de manera transparente: Informar a los clientes y socios comerciales sobre el incidente, las medidas tomadas y los pasos para prevenir su recurrencia.

Ofrecer asistencia a los afectados: Brindar asistencia y apoyo a los clientes y empleados que hayan sido afectados por el ataque.

Monitorear la reputación: Monitorear la imagen de la empresa en línea y abordar cualquier comentario o inquietud negativa relacionada con el ataque.

3. Utilizar herramientas de seguridad

Las herramientas de seguridad son elementos esenciales para fortalecer las defensas y mitigar el riesgo de sufrir un ciberataque.

Estas herramientas te ofrecen una amplia gama de beneficios, como la protección contra malware, la prevención de intrusiones, el cifrado de datos, la gestión de identidades y accesos, y la copia de seguridad y recuperación.

Con ellas, tu pyme podría evitar las consecuencias de las que hablamos en un comienzo, como pérdidas financieras, daños a la reputación, pérdida de datos e interrupciones del negocio.

Ahora, el funcionamiento de las herramientas de seguridad varía según su tipo, pero ejemplos comunes incluyen antivirus, firewalls, IDS/IPS, herramientas de cifrado y soluciones de copia de seguridad.

En el caso de los antivirus, estos programas se encargan de detectar y eliminar software malicioso, como virus, gusanos y troyanos. Los firewalls, por su parte, actúan como una barrera entre la red interna de la empresa y el mundo exterior, controlando y filtrando el tráfico de internet para prevenir accesos no autorizados, y así, muchas herramientas pueden ser cruciales para la seguridad de tu pyme.

¿Cómo protegerse de los ciberataques con las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas van más allá de ser una simple firma digital; son herramientas de seguridad que blindan tu negocio en la era digital.

Imagina que un documento firmado tradicionalmente cae en manos equivocadas. ¡Un desastre! Con las firmas electrónicas, la autenticación de documentos e identidades se vuelve inquebrantable: la criptografía robusta garantiza que tus documentos no sean alterados y que solo la persona autorizada haya firmado.

Además, mejoran la trazabilidad y auditoría, creando un registro inmutable de quién firmó y cuándo, perfecto para cumplir con regulaciones y demostrar el cumplimiento.

Refuerza la seguridad de tu negocio con una firma electrónica

Las firmas electrónicas de Acepta ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Al implementar soluciones de firma electrónica en sus procesos, las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de:

Verificación de Identidad: Las plataformas de firmas electrónicas utilizan métodos avanzados de encriptación y verificación para asegurar que solo usuarios autorizados puedan firmar documentos. Esto reduce el riesgo de suplantación de identidad y asegura la legitimidad de las transacciones.

Transparencia: Cada firma electrónica genera un registro detallado de la transacción, incluyendo quién firmó el documento y cuándo. Este nivel de rastreo es invaluable para detectar actividad sospechosa y prevenir fraudes.

Validez y transparencia: Las empresas prestadoras de servicios de certificación (PSC) como Acepta, pasan por un riguroso proceso de acreditación y auditorías anuales por parte del Ministerio de Economía, para que puedan entregar certificados de firma electrónica avanzada a los ciudadanos.

Al mismo tiempo, el SII es el encargado de acreditar a las empresas proveedoras de certificados digitales para la firma de facturas electrónicas.
¿Te gustaría saber más? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Persona utilizando su celular. Un signo de alerta se muestra en medio de la fotografía, indicando los peligros de usar firma electrónica de manera incorrecta.

4 de septiembre de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

5 Errores comunes al usar firma electrónica y cómo evitarlos

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para realizar trámites y firmar documentos de manera segura y digital. Sin embargo, como cualquier herramienta, su uso incorrecto puede generar inconvenientes e incluso invalidar la firma. A continuación, te presentamos algunos errores comunes al usar firma electrónica que debes evitar.

¿Qué es una firma electrónica?

En términos simples, una firma electrónica es el equivalente digital de una firma manuscrita. Es un mecanismo que permite verificar la identidad del firmante de un documento electrónico y garantizar la integridad del mismo.

Las firmas electrónicas se basan en la criptografía, una técnica matemática que utiliza algoritmos complejos para proteger la información. Al firmar un documento electrónicamente, el firmante utiliza una clave privada única para crear una firma digital que se adjunta al documento. Esta firma digital está vinculada a la identidad del firmante y al contenido del documento, y puede ser verificada por cualquier persona que tenga acceso al documento.

Si quieres profundizar más en la firma electrónica, te recomendamos leer Cómo firmar digitalmente un documento y también Cómo hacer una firma electrónica por primera vez.

5 Errores comunes al usar firma electrónica

Al usar firma electrónica, tanto si es para uso personal como para tu negocio, es crucial adoptar un enfoque estratégico y meticuloso. Si la utilizas de manera correcta, no sólo te ayudará a optimizar los procesos internos, sino que también se convertirá en un pilar fundamental para fortalecer la confianza y lealtad de terceros.

En este sentido, es fundamental evaluar cuidadosamente diversos factores al momento de seleccionar una solución de firma digital. Entendiendo esto, acá tienes algunos de los errores más comunes al usar firma electrónica, y que puedes evitar:

1. No proteger la clave privada

La clave privada es la clave que permite firmar electrónicamente. Es esencial protegerla con cuidado, ya que su pérdida o divulgación puede permitir que alguien firme documentos en su nombre.

Recomendaciones:

No compartas tu clave privada con nadie.
Guarda tu clave privada en un lugar seguro, como un disco duro encriptado o un token USB.
Utiliza una contraseña segura para proteger tu clave privada. En Acepta, esta debe tener más de 8 caracteres, incluyendo: una minúscula, una mayúscula, un número. Además, no debe contener caracteres especiales como #$”’/, etc.

2. No verificar la autenticidad de la firma

Uno de los errores más comunes es confiar ciegamente en la validez de una firma electrónica sin verificar su autenticidad. Esto puede llevar a problemas legales y de seguridad si la firma no es genuina.

¡Verificar la autenticidad de las firmas ayuda a garantizar que los documentos sean firmados por las personas correctas y que no hayan sido manipulados! Puedes leer Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica, y seguir los pasos para asegurarte de que la firma es legítima.

3. Crear copias y compartir la clave

Si bien es común pensar que crear una copia de seguridad o compartir nuestra clave con otros protegerá nuestra firma electrónica, la realidad es que esto nos expone a posibles manipulaciones de documentos.

Entonces, ¿qué pasa si pierdo mi firma electrónica?

En ese caso, tendrías que descargar el archivo desde nuestro sitio web, o bien desde el correo que te enviamos al momento de comprarlo.

¿Y si pierdo la contraseña?

Si pierdes la contraseña, estarás en problemas mayores. Las empresas certificadoras no pueden almacenarla ni guardarla, por lo que no podrás recuperarla. En este caso, la única solución sería comprar una nueva firma electrónica.

Por todo esto, te recomendamos que guardes tu contraseña de manera segura (no así la compartas), pero no la firma electrónica. Si un “hacker” quisiera robar tu firma, tendría que descargarla desde la sesión privada de Acepta o desde tu correo como cliente.

Lee también: Ciberseguridad para Pymes: medidas para proteger tus datos

4. No familiarizarse con los diferentes tipos de firmas

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, como la firma electrónica simple y la avanzada, cada una con su propio nivel de seguridad y requisitos.

Mientras la firma electrónica simple se utiliza para transacciones que no requieren un alto nivel de seguridad o donde las partes se conocen y confían mutuamente, la firma electrónica avanzada es ideal para transacciones que requieren un alto nivel de confianza y seguridad, como contratos legales o documentos financieros importantes.

Por esto, familiarízate con los diferentes tipos de firmas para elegir la más adecuada para cada necesidad.

Recomendaciones:

Infórmate sobre los diferentes tipos de firmas electrónicas disponibles.
Consulta con un experto si tiene dudas sobre qué tipo de firma electrónica utilizar.

5. No capacitar a los empleados

No brindar la formación adecuada a los empleados sobre el uso correcto de la firma electrónica puede resultar en errores frecuentes y malinterpretaciones, lo que a su vez podría impactar negativamente en la eficiencia y la seguridad de los procesos de firma digital en la organización.

Recomendaciones:

Ofrece capacitación regular a todos los empleados sobre el uso de la firma electrónica, sus beneficios y sus riesgos. Esto garantiza que todos comprendan cómo utilizarla de manera segura y eficiente.

En resumen, utilizar la firma electrónica de manera incorrecta puede acarrear graves consecuencias para ti y tu empresa. Estas repercusiones pueden incluir desde la pérdida de control sobre tu propia firma, lo que podría desencadenar en problemas financieros y legales, hasta provocar daños a la reputación de la entidad o individuo afectado.

Es esencial comprender la importancia de utilizar la firma electrónica de manera adecuada para evitar posibles contratiempos y proteger la integridad de la firma y los datos asociados.

Mujer emprendedora utilizando satisfactoriamente su firma electrónica Acepta by Sovos en su tablet.

Confía en la firma electrónica de Acepta

Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Estas son solo cuatro de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura.

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Una bombilla de luz brillante dentro de una red de conexiones, rodeada de cajas de madera con iconos de personas. La imagen representa la inteligencia artificial para pymes.

30 de agosto de 2024in Actualidad, Emprendimiento

Inteligencia Artificial para PYMES: Beneficios y Desafíos

Hoy las pymes se enfrentan a un sinfín de retos para mantenerse competitivas e innovadoras. En este contexto, la Inteligencia Artificial (IA) se está convirtiendo en una herramienta esencial para las pequeñas y medianas empresas, permitiéndoles competir en igualdad de condiciones con las grandes corporaciones.

Sin embargo, su adopción también presenta desafíos significativos que deben ser abordados para aprovechar todo su potencial. A continuación, exploramos las principales ventajas y desafíos de la inteligencia artificial para las pymes.

¿Qué es la IA y cómo funciona?

La Inteligencia Artificial, o IA, es una tecnología que permite a las máquinas realizar tareas que normalmente requieren inteligencia humana. Estas tareas pueden incluir reconocer voces, identificar imágenes, tomar decisiones, y aprender de experiencias anteriores.

¿Cómo funciona?

La IA funciona con el uso de algoritmos y modelos matemáticos que permiten a las computadoras analizar grandes cantidades de datos, reconocer patrones y tomar decisiones basadas en esa información. En el caso de las pymes, esto funcionaría de la siguiente manera:

Análisis de datos: Procesa información de diversas fuentes, como ventas, clientes, mercado y operaciones, extrayendo insights valiosos que antes eran invisibles.

Identificación de patrones: Descubre tendencias ocultas en los datos, permitiéndote anticipar el comportamiento del mercado, las necesidades de los clientes y las oportunidades de negocio.

Toma de decisiones: Con base en el análisis y los patrones, la IA te sugiere las mejores acciones a tomar, optimizando procesos, estrategias y campañas.

¿Utilizar la IA significa dejar de trabajar con humanos?

Esta es una pregunta muy común entre las personas que tienen reparos en utilizar la IA. Sin embargo, la idea de que la IA reemplace por completo a los trabajadores humanos es una visión simplista y errónea.

Si bien es cierto que la IA puede automatizar algunas tareas, también crea nuevas oportunidades y demanda nuevas habilidades.

La IA no pretende sustituir a los humanos, sino trabajar en conjunto con ellos para potenciar sus capacidades. Mientras la IA se encarga de las tareas repetitivas y tediosas, las personas se enfocan en actividades que requieren creatividad, empatía, inteligencia social y resolución de problemas complejos.

Como habrás notado, ¡la IA puede beneficiar y transformar tu negocio de muchas maneras! A continuación, te explicamos más de ello.

Lee también: Las claves de los emprendimientos digitales en 2024

5 Ventajas de la inteligencia artificial para pymes

1. Automatización de tareas repetitivas

Con el uso de la IA liberas a tu equipo de las tareas tediosas y monótonas, como la entrada de datos, el análisis de documentos o la atención al cliente.

Esto permite que tus empleados se concentren en actividades de mayor valor estratégico, como la creación de nuevas ideas, la construcción de relaciones con clientes o el desarrollo de productos y servicios innovadores.

Por ejemplo, un software de IA que automatiza la gestión de facturas puede liberar a tu personal de contabilidad para que se enfoquen en tareas más complejas, como el análisis financiero o la planificación estratégica.

2. Toma de decisiones más acertadas

La IA te brinda la capacidad de analizar grandes volúmenes de datos internos y externos, extrayendo información valiosa y patrones ocultos que de otra manera serían invisibles.

Con estos insights, podrás tomar decisiones más informadas sobre aspectos como la fijación de precios, la gestión de inventario, las campañas de marketing y la expansión del negocio.

3. Experiencia del cliente personalizada

Con la inteligencia artificial podrás conocer a fondo las preferencias, necesidades y comportamientos de tus clientes. Con esta información, puedes ofrecerles experiencias personalizadas, desde recomendaciones de productos hasta atención al cliente individualizada.

Esto aumenta la satisfacción del cliente, fomenta la fidelización y genera un mayor retorno de la inversión (ROI).

4. Optimización de la cadena de suministro

Podrás gestionar de forma eficiente tu cadena de suministro, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega de productos finales al cliente. Esto se traduce en una reducción de costos, una mejora en la eficiencia y una mayor capacidad para responder a los cambios en la demanda del mercado.

5. Desarrollo de productos y servicios innovadores

La IA te abre las puertas a un mundo de posibilidades para crear productos y servicios disruptivos que satisfagan las necesidades cambiantes de tus clientes y te diferencien de la competencia.

Concepto de inteligencia artificial para pymes. Se ve a un emprendedor utilizando la inteligencia artificial para mejorar la eficiencia de su pyme.

Desafíos de la inteligencia artificial para pymes

1. Costos de implementación

Si bien la inversión inicial en tecnología y talento especializado puede ser un obstáculo para algunas pymes, existen soluciones asequibles y escalables en el mercado.

Además, los beneficios a largo plazo de la IA pueden superar con creces los costos iniciales.

2. Falta de conocimiento

La complejidad de la IA puede generar incertidumbre y dificultar la adopción de estas tecnologías. Sin embargo, existen numerosos recursos disponibles para educar a los emprendedores y pymes sobre la IA, incluyendo talleres, cursos online y guías prácticas.

Programas educativos específicos y talleres prácticos son esenciales para que los empleados comprendan cómo aplicar la IA de manera estratégica.

3. Seguridad y privacidad

La adopción de la IA también plantea desafíos en términos de seguridad y privacidad de los datos. Las pymes deben asegurarse de que sus sistemas sean seguros y cumplan con las regulaciones de protección de datos para evitar riesgos de ciberseguridad. Implementar prácticas de seguridad robustas y mantener actualizados los sistemas de protección de datos es crucial para mitigar estos riesgos.

A modo de ejemplo, una de las herramientas que puede ayudar a reforzar la seguridad y la privacidad de los datos en las pymes es la firma electrónica.

Esta tecnología no solo garantiza la autenticidad y la integridad de los documentos, sino que también asegura que las transacciones digitales se realicen de manera segura y cumpliendo con las regulaciones legales.

Sobre el uso y responsabilidad ética de la IA en las pymes

No debemos olvidar que, además de la protección de datos, también es importante considerar el uso ético y responsable de la inteligencia artificial (IA) en las pymes.

La IA puede ser una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia y precisión en diferentes aspectos del negocio, pero su implementación debe ser cuidadosa y transparente.

Principios éticos para un uso responsable de la IA en las pymes:

Transparencia: Es fundamental ser transparente con los empleados, clientes y stakeholders sobre el uso de la IA en la empresa. Esto incluye informar sobre qué datos se recopilan, cómo se utilizan y qué medidas de seguridad se implementan.

Equidad y no discriminación: Los algoritmos de IA deben diseñarse y entrenarse de manera que no perpetúen sesgos discriminatorios ni generen decisiones injustas. Es crucial realizar auditorías de sesgos y tomar medidas para mitigarlos.

Privacidad y protección de datos: La IA debe utilizarse respetando la privacidad de las personas. Los datos recopilados deben almacenarse de forma segura y utilizarse únicamente para los fines previstos.

Responsabilidad: Las empresas deben ser responsables de las decisiones tomadas por sus sistemas de IA. Es importante establecer mecanismos claros para identificar y corregir errores o sesgos algorítmicos.

Únete a la transformación digital con la firma electrónica

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Mujer haciendo uso de la firma electrónica para una óptima gestión de recursos humanos.

27 de agosto de 2024in Actualidad, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada

Gestión de recursos humanos automatizada con firma digital

En el dinámico panorama empresarial actual, la digitalización se ha convertido en un imperativo para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y potenciar la productividad. En este sentido, el área de recursos humanos (RRHH) no es ajena a esta tendencia, y la incorporación de la firma electrónica se perfila como un elemento transformador en la gestión de los procesos.

Esta alternativa ofrece una serie de ventajas que no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también refuerzan la seguridad y la legalidad de los documentos.

A continuación, exploraremos en detalle los beneficios clave y cómo la firma electrónica está revolucionando la gestión de recursos humanos.

¿Qué es la firma digital o firma electrónica?

La firma electrónica es como tu firma manuscrita, pero en versión digital. Te permite firmar documentos electrónicos con la misma validez legal que una firma física, ¡y con muchas ventajas adicionales!

¿Cómo funciona?

Al ser una versión digital de una firma manuscrita, funciona reuniendo un conjunto de datos digitales que permiten identificar al firmante de un documento electrónico, estableciendo una conexión entre la identidad del usuario y el documento firmado.

Al entrar en este mundo, te podrás encontrar con dos tipos de firmas electrónicas: la simple y la avanzada. ¿La diferencia? Las garantías de seguridad que ofrece cada una. Si quieres profundizar en esto, te recomendamos leer: ¿Cuál usar? Diferencias entre firma electrónica simple y firma avanzada.

Aplicaciones prácticas de la firma digital en el área de recursos humanos

Imagina que en lugar de firmar documentos a mano, pudieras hacerlo digitalmente con la misma validez legal, ¡y de una manera mucho más rápida, fácil y segura! Eso es precisamente lo que ofrece la firma digital o electrónica.

¿Y qué mejor que utilizar esta tecnología para automatizar los procesos en el área de recursos humanos? Sería maravilloso poder optimizar tu tiempo y tus tareas, ¿verdad?

Por suerte, esto ya es una realidad con la firma electrónica. Acá te damos algunos ejemplos donde puedes aplicar este sistema:

Contratos de trabajo: Firma contratos en un abrir y cerrar de ojos, sin necesidad de trámites engorrosos.

Formularios de solicitud: Aprueba solicitudes de empleo, vacaciones, permisos y otros documentos en un instante.

Evaluaciones de desempeño: Revisa y firma evaluaciones de desempeño de forma rápida y segura.

Documentos confidenciales: Firma y comparte documentos confidenciales con total tranquilidad, sabiendo que nadie podrá falsificarlos.

Prestaciones: Firma documentos de prestaciones como seguros médicos, planes de retiro y otros beneficios en cuestión de minutos.

Pagos que necesitan facturas: Firma facturas electrónicas para realizar pagos de forma rápida y eficiente.

Permisos de vacaciones: Aprueba solicitudes de vacaciones con solo unos clics.

¿Ya comienzas a imaginar todas las posibilidades que te ofrece la firma digital? Si aún no te hemos convencido al 100%, quizá debas leer los beneficios que tiene la firma digital para RRHH acá abajo.👇🏽

Mujer satisfecha gracias a los beneficios de la firma electrónica, que le permiten realizar una buena gestión de recursos humanos.

¿Cuáles son los beneficios de la firma digital para recursos humanos?

Fenómenos como el Covid-19 o la rápida transformación digital aceleraron la adopción de herramientas tecnológicas en el ámbito laboral, y la firma digital es una de ellas.

En 2020, por ejemplo, en plena pandemia, el uso de la firma electrónica aumentó en un 600% en las empresas de Chile; una tendencia que hoy sigue más vigente que nunca.

¿Los motivos? Podríamos dedicar un buen rato a discutir las ventajas de emplear un sistema de firma electrónica, pero aquí nos enfocamos en algunos de los que afectan directamente al departamento de recursos humanos: la automatización de las tareas.

Con un sistema de firma electrónica, procesos como la contratación de empleados, la gestión de contratos y la actualización de documentos se vuelven mucho más eficientes. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y mejora la precisión en la gestión documental.

Además, la automatización permite a los profesionales de recursos humanos centrarse en tareas más estratégicas, como el desarrollo del talento y la mejora de la cultura organizacional. Todo lo anterior se resume en los siguientes beneficios:

1. Ahorro de tiempo y dinero

Si eres parte del área de RRHH, sabes perfectamente lo que es ir contra el tiempo. ¡A veces pareciera que los 5 días laborales no son suficientes para cumplir con todas las tareas!

Esto puede ser muy cansador y estresante y, por lo mismo, la firma electrónica se posiciona como solución eficiente, ya que ayuda a reducir el tiempo en la gestión de documentación.

Además de esto, la firma elimina la necesidad de imprimir, firmar y enviar documentos en papel, ahorrando dinero para la empresa.

2. Mejora la eficiencia del área

De la mano de lo anterior, contar una firma electrónica te permitirá agilizar los procesos dentro del área, como es la contratación o onboarding de empleados, que generalmente requiere de una gran cantidad de trámites administrativos.

Así, te ayudará a agilizar la certificación de los diversos documentos vinculados con la contratación de un nuevo empleado, como el contrato de trabajo, protección de los datos personales, cláusulas asociadas a accidentes laborales y acuerdos de confidencialidad.

3. Entrega una mayor flexibilidad para firmar documentos

Si tu empresa desarrolla sus actividades de forma remota o tienen políticas de flexibilidad laboral, contar con una firma electrónica será especialmente útil, debido a que con ella tendrás la capacidad de firmar documentos desde cualquier lugar y dispositivo.

4. Contribuye a la sostenibilidad

Recursos Humanos debe ser una de las áreas de una empresa que más gasta en impresiones, copias y almacenamiento de documentos. Por lo mismo, la implementación de la firma electrónica vendría a reducir significativamente estos gastos, contribuyendo así a las políticas de responsabilidad corporativa y sostenibilidad.

¡Al disminuir el consumo de papel, las empresas pueden reducir su huella ambiental y promover prácticas más sostenibles!

5. Entrega mayor seguridad

Imagina poder firmar documentos importantes desde la comodidad de tu escritorio, de manera segura y confiable. Una firma electrónica te garantizará un alto nivel de seguridad desde su diseño hasta su implementación y seguimiento.

Las firmas electrónicas no solo cumplen con estrictas regulaciones estatales, sino que también son creadas por equipos de expertos dedicados a mantener tus datos seguros y en cumplimiento con estándares internacionales, como las firmas de Acepta.

Con estas medidas de seguridad, nos aseguramos de que sólo los individuos autorizados y verificados puedan usar las firmas electrónicas, permitiendo la detección inmediata de cualquier intento de falsificación y la identificación de los responsables.

Comienza a utilizar hoy la firma electrónica Acepta by Sovos

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Persona utilizando un computador con iconos de candados representando la ciberseguridad para pymes.

21 de agosto de 2024in Actualidad, Emprendimiento

Ciberseguridad para Pymes | Protege tu Negocio Hoy

Somos fieles protagonistas de un mundo cada vez más conectado, donde la ciberseguridad para pymes se ha vuelto una necesidad crítica. Y es que, aunque muchos creen que los ciberataques solo le ocurren a las grandes empresas, la realidad es que las pymes son un objetivo cada vez más atractivo para los hackers.

¿Por qué? Sencillo. Las pymes suelen tener menos recursos y medidas de seguridad más débiles, lo que las convierte en presas fáciles. Un ataque cibernético puede tener consecuencias devastadoras para una pequeña empresa, desde el robo de datos confidenciales hasta la pérdida de reputación e incluso la quiebra.

¡Pero no te alarmes! Proteger tu negocio no es una misión imposible. Con los conocimientos necesarios y las medidas adecuadas, puedes blindar tu pyme contra las amenazas del mundo digital.

¿En qué consiste la ciberseguridad para pymes?

Cuando hablamos de ciberseguridad para pymes nos referimos a la protección de tus sistemas informáticos, redes y datos de accesos no autorizados, uso indebido, divulgación, alteración, destrucción o pérdida.

Esto incluye proteger tu información confidencial, como datos de clientes, propiedad intelectual y registros financieros.

¿Por qué es importante la ciberseguridad para las pymes?

A modo de contexto: ¿Sabías que un estudio realizado por Microsoft determinó que en el año 2021, el 50% de las pequeñas empresas había sido víctima de ciberataques? Mientras que un 62% manifestó que no contaban con las herramientas para protegerse de ellos.

En tanto, otro estudio realizado por Kaspersky, compañía multinacional de seguridad informática, informó que en Chile se registraron 7.6 millones de intentos de ataque contra pequeñas y medianas empresas durante el 2023.

Frente a este difícil panorama, es crucial derribar ciertos mitos, como por ejemplo:

“Somos demasiado pequeños para ser atacados”

Este es uno de los mitos más peligrosos. Los ciberdelincuentes a menudo ven a las pymes como blancos fáciles debido a sus defensas más débiles.

“No tenemos nada valioso que robar”

Toda empresa maneja datos que pueden ser valiosos para los atacantes, ya sea para vender en el mercado negro o para usarlos en otros ataques. Creer que no tienes nada valioso es un error que puede costarle caro a tu empresa. ¡Así que asegúrate de proteger tus datos!

¿Cómo puede la ciberseguridad beneficiar a tu pequeña o mediana empresa?

1. Proteges tu información confidencial

Imagina que un hacker logra entrar en tus sistemas y robar datos importantes de tus clientes, proveedores o empleados. Esto no solo puede dañar seriamente tu reputación, sino que también te podría llevar a enfrentar a demandas.

Por ejemplo, si manejas datos financieros de tus clientes y esos datos son robados, podrías ser considerado responsable por no haber protegido adecuadamente esa información.

2. Evitar interrupciones del negocio

Un virus o un ataque de ransomware — un tipo de ciberataque donde un hacker secuestra tus datos o dispositivos y te exige un pago para descifrarlos o recuperar el acceso — pueden dejar tus sistemas informáticos fuera de servicio. Si no puedes acceder a tu software de ventas, a tus bases de datos o a tu correo electrónico, tu negocio podría detenerse por completo.

Piensa en lo que costaría no poder facturar o gestionar pedidos durante varios días. Estas interrupciones no solo cuestan dinero directamente, sino que también pueden afectar tu relación con tus clientes.

3. Mantener la confianza de tus clientes

Tus clientes confían en ti para proteger su información personal y financiera. Si no tomas las medidas necesarias para proteger esos datos, esa confianza puede desaparecer rápidamente.

4. Cumplir con las regulaciones

Existen diversas leyes y regulaciones que te obligan a proteger la información personal de tus clientes. En Chile, por ejemplo, la Ley de Protección de Datos obliga a las empresas a tomar medidas específicas para asegurar la información de los clientes. No cumplir con estas leyes puede resultar en fuertes multas y daños a la reputación de tu empresa.

Mujer usando una tablet con gráficos y datos digitales flotando en el aire, representando la ciberseguridad para pymes.

¿Qué medidas de ciberseguridad puede adoptar una Pyme?

1. Contraseñas seguras: la primera línea de defensa

Imagina tus contraseñas como las llaves de tu negocio. Si son débiles o fáciles de adivinar, cualquier intruso podría entrar y causar estragos. Por eso, es crucial crear contraseñas robustas y únicas para cada cuenta. Ten en cuenta lo siguiente:

Combina letras minúsculas, mayúsculas, números y símbolos. Un ejemplo podría ser “M!PymeSegura2024!”.

Evita información personal como nombre, fecha de nacimiento o dirección. ¡Que sean un verdadero enigma para los hackers!

Y recuerda: cambia tus contraseñas con frecuencia. Al menos una vez al año, o si sospechas que tu cuenta ha sido comprometida.

2. Software de seguridad: tu escudo digital

Un software de seguridad es como un vigilante implacable que protege tu negocio. Instala un antivirus y un antimalware para detectar y eliminar virus, malware y otras amenazas.

No olvides mantenerlos actualizados para que siempre estén a la vanguardia de las nuevas formas de ataque.

También activa el firewall, tu barrera de seguridad contra accesos no autorizados, y considera un software de filtrado de contenido para bloquear sitios web maliciosos y otras amenazas online.

3. Copias de seguridad: tu salvavidas en caso de imprevistos

Imagina que un virus informático ataca tu sistema y pierdes toda tu información crucial. ¡Un desastre! Para evitarlo, realiza copias de seguridad de tus datos regularmente (al menos una vez al día) y almacénalas en un lugar seguro, como un disco duro externo o un servicio de almacenamiento en la nube.

Recuerda probar tus copias de seguridad de forma periódica para asegurarte de que puedes restaurarlas sin problemas en caso de necesitarlo.

4. Capacitación en ciberseguridad: empodera a tu equipo

Tus empleados son piezas clave en la lucha contra las ciberamenazas. Capacitarlos en ciberseguridad es esencial para que sepan identificar y evitar peligros online. Enséñales sobre las mejores prácticas, como usar contraseñas seguras, no hacer clic en enlaces sospechosos y no abrir archivos adjuntos desconocidos.

Fomenta una cultura de seguridad en tu empresa, donde la ciberseguridad sea una prioridad y todos estén atentos a cualquier actividad sospechosa.

5. Tu red wifi: la puerta de entrada a tu negocio

Tu red wifi es la puerta de entrada a tu negocio. Si no la proteges adecuadamente, cualquier persona con acceso a ella podría entrar y acceder a tu información confidencial. Por eso, es fundamental tomar medidas para fortalecer la seguridad de tu red wifi. Te ayudamos con algunos consejos:

Cambia la contraseña y el nombre de la red:

Adiós a contraseñas como “12345” o “wifiPyme”.
El nombre de la red (SSID) también debe ser único. Evita usar nombres que revelen información sobre tu empresa.

Activa el cifrado WPA2-AES:

Es como un escudo invisible que protege tu red y la información que se transmite a través de ella. Asegúrate de que esté activado en tu router.

Oculta tu red wifi:

Oculta tu red wifi para que no esté visible para todo el mundo. ¡Más difícil de encontrar, más segura!

Controla quién se conecta:

Identifica los dispositivos que están en tu red. Si hay alguno desconocido o sospechoso, ¡desconéctalo de inmediato!

Red de invitados: ¡una visita segura!

Si ofreces wifi a invitados, crea una red separada para ellos. Así limitas su acceso a la red principal y a tus datos confidenciales.

6. Plan de respuesta ante incidentes: preparado para lo peor

Un ciberataque puede ocurrir en cualquier momento. Por eso, es fundamental tener un plan de respuesta ante incidentes que defina qué hacer en caso de que ocurra.

Identifica a los responsables, establece procedimientos de comunicación y prueba tu plan regularmente para asegurarte de que todos saben qué hacer y cómo actuar.

7. Las firmas electrónicas: un aliado fundamental en la ciberseguridad

Las firmas electrónicas han tenido un auge en las pequeñas y medianas empresas, ya no solo facilitan la gestión de documentos, sino que también añaden una capa de seguridad.

Utilizarlas conlleva múltiples beneficios para tu pyme, ayudándote a asegurar que los documentos importantes no sean alterados y que las identidades de los firmantes sean verificadas, reduciendo así el riesgo de fraude.

En definitiva, la ciberseguridad es un componente esencial para el éxito de cualquier pyme. Implementar las medidas adecuadas te permitirá proteger tu información confidencial, evitar interrupciones del negocio y mantener la confianza de tus clientes.

Recuerda, la seguridad de tu información está en tus manos. ¡No esperes a que sea demasiado tarde para actuar!

Aumenta tu seguridad digital con la firma electrónica de Acepta by Sovos

16 de agosto de 2024in Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica

¿Te preocupa la seguridad de tus transacciones online? ¿Has recibido un documento firmado electrónicamente y no tienes seguridad sobre su autenticidad? Si estas preguntas han rondado por tu cabeza, vas por buen camino, porque en el mundo digital actual, es fundamental priorizar la seguridad en línea.

Cada vez más, las firmas electrónicas se convierten en una herramienta esencial para realizar trámites y transacciones de forma segura y confiable. Sin embargo, al igual que con cualquier mecanismo digital, es importante saber cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica para evitar fraudes o suplantaciones de identidad.

¿Qué es una firma electrónica?

En términos simples, una firma electrónica es un equivalente digital de tu firma manuscrita. Te permite firmar documentos electrónicos de manera segura y vinculante, otorgando la misma validez legal que una firma tradicional.

Ahora bien, hay dos tipos diferentes de firmas electrónicas: la firma electrónica simple y la avanzada.

¿La diferencia?

La firma electrónica simple es un método de validación de identidad digital que puede ser tan sencillo como una foto de tu firma manuscrita o tu nombre al final de un correo electrónico.

Su definición es amplia, por lo que puede abarcar cualquier método digital que pruebe tu identidad, siempre y cuando este método no califique como una firma avanzada. Un ejemplo común de firma electrónica simple es el certificado digital, un archivo electrónico que confirma tu identidad y está respaldado por una entidad que garantiza tu autenticidad.

En tanto, la firma electrónica avanzada, ofrece un nivel superior de seguridad. Este tipo de firma es un archivo electrónico que contiene datos encriptados, lo que previene la suplantación de identidad y facilita la detección de cualquier alteración en el documento.

¿Cómo funciona una firma electrónica?

Las firmas electrónicas se basan en criptografía, una tecnología que utiliza algoritmos matemáticos complejos para proteger la integridad y autenticidad de los datos.

Al firmar un documento electrónico, tu clave privada (un código secreto único) se utiliza para crear un sello digital que se adjunta al documento. Este sello digital permite a cualquier persona que revise el documento verificar que:

Tú has firmado el documento: El sello digital está vinculado a tu identidad única.

El documento no ha sido alterado: Cualquier modificación al documento invalidará el sello digital.

¿Qué implica verificar una firma electrónica?

La verificación de firmas implica examinar un documento para confirmar la autenticidad de la firma utilizada. Este proceso consiste en cargar el documento en formato PDF en una plataforma en línea.

A través de esta herramienta, se pueden analizar diversos aspectos de la firma digital, tales como:

Validar el estado de la firma para asegurar su autenticidad.
Verificar la correspondencia entre la firma y el firmante.
Utilizar software especializado para revisar la cadena de certificación del proveedor emisor de la firma.

Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica

El proceso de verificación de una firma electrónica puede variar ligeramente dependiendo del software o plataforma que se utilice. A continuación te explicamos cómo verificar la autenticidad de un documento en PDF.

Verificar firma electrónica en Adobe Acrobat Pro

Si has recibido recientemente un documento firmado electrónicamente o has utilizado una herramienta de firma digital, puedes verificar la autenticidad de las firmas utilizando diferentes lectores de PDF.

Acá te explicamos cómo verificar una firma electrónica en Adobe Acrobat Pro, siga estos pasos:

1. Abra el documento PDF que contiene la firma electrónica.

2. Localice el panel de firmas, que se encuentra al costado derecho.

3. Al hacer clic en panel de firmas, se desplegarán las firmas del documento. Haga clic derecho en la firma que desea validar y seleccione Validar firma. Debería desplegarse una ventana con detalle del firmante, correo electrónico, estado de la firma y si la identidad del firmante es válida. Tal como se muestra en la siguiente imagen:

4. Si haces clic en “Propiedad de la firma”, se abrirá un menú con más detalles, entre ellos: hora y fecha de la firma, motivo de la firma, si ha habido modificaciones en el documento y el certificado del firmante.

Información importante para determinar la autenticidad de la firma:

Estado de la firma: Debe ser Válida o Fiable. Si el estado de la firma es No válida, Desconocida o No confiable, la firma no es válida.

Certificado del firmante: Haga clic en Mostrar certificado de firmante para ver los detalles del certificado del firmante. El certificado debe ser válido y estar emitido por una autoridad de certificación de confianza.

Siguiendo estos pasos, podrás asegurarte de que las firmas digitales en tus documentos PDF son auténticas y válidas.

Concepto sobre seguridad digital mediante firmas electrónicas.

Verificar firma electrónica del SII

Si te ha llegado un documento desde el Servicio de Impuestos Internos (SII), y necesitas validarlo, no te preocupes. El SII ha dispuesto el siguiente sitio web, https://www4.sii.cl/validanotifInternet/, acá podrás comprobar la autenticidad de la firma electrónica, y confirmar que la comunicación es oficial con la institución.

Para realizar la verificación, simplemente ingresa el código que se encuentra en la parte inferior del documento.

Elige Acepta para comprar una firma electrónica

Elige Acepta para comprar tu firma electrónica simple (también conocida como certificado digital) o tu firma electrónica avanzada, y únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital.

Llevamos más de 20 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos legales, financieros y tributarios. Revisa nuestros certificados digitales de duración anual, certificados de 2 años o certificados de 3 años de vigencia.

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Una mujer joven escribiendo una contraseña segura en su computador.

13 de agosto de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada

Cómo crear una contraseña segura en 7 pasos

¿Te has preguntado alguna vez cuán segura es tu contraseña? En un mundo donde la mayoría de nuestras actividades diarias están digitalizadas, saber cómo crear una contraseña segura es más importante que nunca.

Desde acceder a tus correos electrónicos hasta gestionar transacciones bancarias, las contraseñas son la primera línea de defensa contra los ciberataques.

Es por eso que crear contraseñas seguras es una tarea fundamental, pero que a menudo resulta un dolor de cabeza. ¿Cómo crear una contraseña segura que sea memorable, difícil de adivinar y que proteja realmente tus datos?

En este artículo, te guiaremos en 7 pasos sencillos para crear contraseñas seguras y confiables, convirtiéndote en un experto en la protección de tu información en línea.

Anatomía de una contraseña segura: longitud, complejidad y unicidad

¿Sabías que, de acuerdo a Nordpass, las 10 contraseñas más utilizadas por los chilenos en 2023 fueron las siguientes?:

123456: Utilizada por 4.524.867 usuarios.
admin: Utilizada por 4.008.850 usuarios.
12345678: Utilizada por 1.371152 usuarios.
123456789: Utilizada por 1.213.047 usuarios.
1234: Utilizada por 1.213.047.

Como puedes notar, tampoco estamos complicando mucho la vida a los ciberdelincuentes. En el fondo, estos datos sólo reflejan la falta de conciencia sobre la seguridad digital que existe a nivel país, por lo que es urgente que tomemos medidas para proteger nuestros datos.

Frente a todo esto, existe una piedra angular fundamental para la seguridad en línea: la anatomía de una contraseña segura. Esta se basa en su longitud, complejidad y unicidad. Te lo explicamos:

1. Longitud: Mientras más larga la contraseña, mejor

Olvídate de las contraseñas simples como “12345” o “password”. Los hackers las descifran en cuestión de segundos. Opta por contraseñas de al menos 12 caracteres, y si puedes, ¡más largas! Cuantos más caracteres tenga, más difícil será adivinarla.

2. Complejidad: Mezcla letras, números y símbolos

La complejidad es otro factor crucial. Una buena contraseña debe combinar letras (mayúsculas y minúsculas), números y símbolos. Por ejemplo, una contraseña como “P@ssw0rd123!” es mucho más segura que “contraseña1234”.

Esta variedad de caracteres hace que sea mucho más compleja y, por lo tanto, más segura.

3. Unicidad

Evita usar la misma contraseña en múltiples sitios web. Si un hacker logra descifrar una de tus contraseñas, podría acceder a todas tus cuentas. Genera contraseñas únicas para cada cuenta para reducir este riesgo.

Una persona escribiendo una contraseña segura en su celular, para utilizar la firma electrónica Acepta.

¿Cómo debe ser una buena contraseña?: Cómo crear una contraseña segura en 7 pasos

Crear contraseñas seguras puede parecer una tarea difícil, pero teniendo presente la longitud, complejidad y unicidad, y siguiendo estos 7 pasos sencillos, podrás hacerlo de forma rápida y efectiva:

1. Utiliza una frase memorable:

Piensa en una frase que te sea significativa y fácil de recordar. Por ejemplo, tu frase favorita de un libro o película.

2. Convierte la frase en código:

Ahora que tienes la frase, reemplaza algunas letras por números o símbolos. Por ejemplo, “Soy fan del cine” se puede convertir en “S0yF@ndC1n3”.

3. Añade complejidad:

Incluye mayúsculas, minúsculas, números y símbolos para aumentar la seguridad de tu contraseña.

4. Hazla única:

Recuerda: Nunca reutilices la misma contraseña para diferentes sitios web o servicios. Si un hacker logra descifrar una de tus contraseñas, tendrá acceso a todas las cuentas que la utilizan.

5. Actualiza tus contraseñas regularmente:

Cambia tus contraseñas regularmente, al menos una vez al año o después de cualquier incidente de seguridad. Esto ayudará a minimizar el riesgo de que un hacker acceda a tus datos.

6. Evita la información personal:

No utilices tu nombre, fecha de nacimiento, dirección u otros datos personales en tus contraseñas. Esto será lo primero en que piensen los hackers al momento de intentar adivinar tu contraseña.

7. Desconfía de sitios web sospechosos:

Nunca introduzcas tus contraseñas en sitios web que no te parezcan confiables. Siempre verifica la seguridad del sitio antes de ingresar tus credenciales.

¡Utiliza una firma electrónica para mayor seguridad!

Las firmas electrónicas no solo facilitan la firma de documentos de forma segura y legal, sino que también pueden ser una herramienta valiosa para proteger tu información personal.

Al utilizar una firma electrónica, puedes:

Validar tu identidad digital: La firma electrónica garantiza que solo tú puedes firmar documentos, previniendo el fraude y la suplantación de identidad.

Proteger tus documentos: Las firmas electrónicas encriptan tus documentos, haciéndolos inaccesibles para personas no autorizadas.

Reducir el uso de contraseñas: La implementación de la firma electrónica puede reducir la necesidad de utilizar contraseñas en algunos casos. Por ejemplo, al firmar un contrato electrónico con tu firma electrónica, ya no es necesario crear una contraseña adicional para ese documento específico.

Protegerte contra ataques de phishing: Las firmas electrónicas están diseñadas para ser utilizadas en entornos digitales seguros, lo que las hace resistentes a ataques de phishing.

A diferencia de las contraseñas, que pueden ser interceptadas por ciberdelincuentes a través de correos electrónicos o sitios web falsos, las firmas electrónicas solo funcionan en plataformas confiables y certificadas.

Aumenta tu seguridad digital con la firma electrónica de Acepta by Sovos

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Un emprendedor se encuentra en su oficina, utilizando la firma electrónica en su computador para automatizar tareas.

6 de agosto de 2024in Actualidad, Emprendimiento

Qué es la automatización de tareas con firma electrónica

¿Sientes que tu pyme se ahoga en un mar de papeles? Firmas, contratos, facturas… ¡Documentos en todas partes!

Si te identificas con esta situación, mantén la calma, porque como tú, hay muchas pymes que se enfrentan al reto de gestionar un sinfín de documentos de forma manual; un proceso tedioso, lento y propenso a errores.

En este sentido, la automatización de tareas con firma electrónica ha llegado para revolucionar la forma en que trabajas, permitiéndote optimizar procesos, ahorrar tiempo y, por supuesto, ¡despedirte del papeleo!

¿Qué es la automatización de tareas?

La automatización de tareas es el uso de tecnología para realizar tareas repetitivas de forma automática, sin necesidad de intervención humana.

En otras palabras, se trata de programar computadoras o software para que ejecuten acciones específicas, como enviar correos electrónicos, generar informes, procesar datos, entre muchas otras.

Lee también: Emprendedor informado: Cómo emitir boletas electrónicas

Y…¿qué es la automatización de tareas con firma electrónica?

La automatización de tareas con firma electrónica implica la utilización de herramientas tecnológicas para agilizar y simplificar flujos de trabajo que requieren la firma de documentos.

Esto se logra mediante la integración de soluciones de firma electrónica en plataformas digitales, permitiendo a los usuarios firmar documentos de manera electrónica desde cualquier lugar y en cualquier momento.

5 Beneficios de la automatización de tareas para tu pyme

A medida que una empresa crece y la digitalización avanza, se hace necesario adaptarse y adoptar nuevas herramientas para mejorar la eficiencia y productividad en el trabajo. De lo contrario, corremos el riesgo de quedarnos atrás y perder oportunidades.

La automatización de tareas con firma electrónica ofrece una serie de beneficios para las pequeñas y medianas empresas, entre ellos:

1.- Aumento de la eficiencia y productividad

Olvídate de las tareas manuales repetitivas y libera tiempo valioso para que tu equipo se concentre en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

La automatización elimina la necesidad de procesos manuales repetitivos y propensos a errores, liberando tiempo valioso para que los empleados se concentren en tareas estratégicas de mayor valor agregado.

2.- Reducción de costos

Se minimizan los gastos asociados con la impresión, el envío físico de documentos y el almacenamiento de papel.

¿Sabías que, de acuerdo a la consultora Gartner Inc., el 3% de los ingresos de una compañía se van en papel, impresión, presentación y los cortos de almacenamiento de archivos?

De acuerdo a la misma consultora, en Chile, las empresas invierten un promedio de 16 millones 414 mil pesos al año para completar un sistema de archivo que consta de cuatro cajas.

Desde nuestro punto de vista, esto es un gasto excesivo e innecesario. Al implementar prácticas digitales para la gestión de documentos, como una firma electrónica, las empresas pueden ahorrar en costos operativos y a su vez ser más amigables con el medio ambiente al reducir el uso de papel.

Lee también: Las claves de los emprendimientos digitales en 2024

3.- Mejora en la seguridad y trazabilidad

Las firmas electrónicas garantizan la autenticidad e integridad de los documentos, además de proporcionar un registro auditado de todo el proceso de firma.

4.- Aceleración de los procesos de negocio

La firma electrónica agiliza la firma de contratos, acuerdos y otros documentos, lo que se traduce en una toma de decisiones más rápida y una mayor competitividad.

5.- Mejora en la experiencia del cliente

Brinda a los clientes una forma más cómoda, segura y rápida de firmar documentos, lo que aumenta su satisfacción y fidelización.

Te invitamos a leer otros 6 beneficios de trabajar con un sistema de firma electrónica, si quieres conocer más sobre esta herramienta.

Desventajas a corto y largo plazo de no automatizar las tareas en tu emprendimiento

Como te decíamos, la tecnología es un gran aliado para los emprendimientos, y no aprovecharla puede tener consecuencias en tu negocio. Algunas de ellas son:

Pérdida de competitividad: De no adoptar esta práctica, existe la posibilidad de que tu pyme quede rezagada respecto a sus competidores que sí cuenten con la automatización de tareas.

Dificultad para crecer: A medida que una pyme crece, la carga de trabajo manual también aumenta. Si las tareas no se automatizan, la empresa llegará a un punto en el que no podrá expandirse sin un aumento considerable en su fuerza laboral. Esto puede ser un obstáculo importante para el crecimiento del negocio.

Errores humanos: Las tareas manuales son más propensas a errores humanos que las tareas automatizadas. Estos errores pueden costar dinero a la empresa, dañar su reputación y afectar la satisfacción del cliente.

Mayor riesgo de fraude: Las tareas manuales son más propensas al fraude que las tareas automatizadas. La automatización puede ayudar a prevenir el fraude al eliminar la necesidad de que los empleados intervengan en procesos financieros y de otro tipo.

Poca visión de sostenibilidad: Las tareas manuales a menudo no son sostenibles desde el punto de vista medioambiental. La automatización puede ayudar a reducir el consumo de energía y recursos, y a disminuir la cantidad de residuos generados.

Joven emprendedor frente a su tablet automatizando tareas con su firma electrónica Acepta by Sovos.

Ejemplos de automatización de tareas con firma electrónica en pymes

Firma de contratos.

Firma de facturas electrónicas.

Firma de permisos y autorizaciones (automatiza la solicitud, revisión y firma de permisos y autorizaciones internas, como solicitudes de vacaciones, viajes o compras).

Firma de documentos de onboarding (simplifica el proceso de onboarding de nuevos empleados, automatizando la firma de documentos como contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y manuales de empresa).

La firma se puede integrar con herramientas de contabilidad, facilitando la ejecución de tareas en gestión financiera y cumplimiento tributario. Por ejemplo, el Certificado Digital de Acepta, que se configura automáticamente con la plataforma del Servicio de Impuestos Internos (SII).

Y tú, ¿aún no tienes una firma electrónica? Conoce cómo hacer una firma electrónica por primera vez, en este artículo te lo enseñamos.

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