Factura electrónica

Si estás emprendiendo o ya tienes un negocio en marcha, es probable que te hayas preguntado cuál es la diferencia entre boleta y factura. Aunque ambos documentos son esenciales para respaldar tus ventas, cumplen funciones distintas según el tipo de cliente y el objetivo tributario. Entender esta diferencia es fundamental para mantener tus obligaciones al día y evitar errores ante el SII. Sigue leyendo para conocer sus diferencias clave. 

¿Qué es una boleta electrónica? 

Es un documento tributario que se emite cuando vendes productos o servicios a consumidores finales, es decir, personas naturales que no usarán esa compra para descontar impuestos. Es obligatoria para quienes realizan ventas B2C (business to consumer) y, aunque no es necesario enviarlas al Servicio de Impuestos Internos (SII), sí es una obligación guardarlas en formato XML, ya que el fisco puede solicitarlas en algún momento. 

Una ventaja de la boleta electrónica es que su emisión es más simple: no necesitas registrar los datos del comprador, lo que facilita su uso en comercios minoristas, tiendas online o servicios directos al consumidor. Si necesitas orientación para comenzar a emitirlas, este paso a paso para emitir boleta electrónica puede ayudarte. 

¿Y la factura electrónica? 

La factura electrónica, en cambio, se utiliza en operaciones entre empresas (B2B). Este documento sí requiere los datos completos del receptor: RUT, razón social, dirección y giro comercial. 

¿Por qué es importante? Porque quien recibe una factura puede usarla para acreditar gastos o acceder al crédito fiscal (recuperar el IVA), un derecho clave para muchas empresas. 

Además, antes de entregarse, la factura debe ser validada por el SII. Este paso extra garantiza su validez tributaria. Si estás evaluando comenzar a emitir facturas, aquí puedes conocer más sobre los beneficios de la factura electrónica. 

Diferencias clave entre factura y boleta

Característica	Boleta electrónica	Factura electrónica
¿A quién se emite?	Personas naturales (consumidores)	Empresas o contribuyentes
¿Incluye datos del cliente?	No necesariamente	Sí, es obligatorio
¿Permite crédito fiscal?	No	Sí
¿Tipo de operación?	Venta al detalle	Venta entre empresas

¿Cuál necesitas tú? 

Si vendes productos o servicios directamente al público general, lo más probable es que necesites emitir boletas. Pero si tu negocio está orientado a otras empresas, o si tus clientes requieren respaldo para gastos tributarios, entonces deberías considerar la factura electrónica. 

En ambos casos, necesitarás un certificado digital válido para emitir documentos tributarios electrónicos. Si estás en proceso de elegir proveedor, revisa por qué el certificado digital para facturar de Acepta es una alternativa confiable y segura. 

¡Emite tus facturas o boletas electrónicas con un Certificado Digital Acepta! 

Entender y aplicar correctamente estos conceptos es parte esencial del crecimiento formal de tu empresa. ¡Asegúrate de usar las herramientas adecuadas para cumplir con el SII y proyectar confianza ante tus clientes!

Si tienes una empresa o estás emprendiendo en Chile, seguramente has escuchado del término DTE. Pero, ¿qué significa DTE exactamente, para qué sirve y por qué es tan importante cumplir con esta obligación tributaria? En esta oportunidad te explicaremos todo lo que necesitas saber al respecto, sin tecnicismos innecesarios, para que puedas emitir tus documentos de forma segura y 100% en regla con el SII. 

¿Qué es DTE? 

DTE son las siglas de Documento Tributario Electrónico, y sí, suena más complejo de lo que es. En palabras simples, se trata de la versión digital de los documentos tributarios tradicionales, como facturas, boletas, notas de crédito o guías de despacho. Estos documentos tienen validez legal y tributaria y son exigidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII) para respaldar operaciones comerciales en formato electrónico.  

Así que, si alguna vez te has preguntado “qué es el DTE en el SII”, la respuesta es: un sistema que reemplaza los documentos físicos por versiones digitales, facilitando el cumplimiento tributario y modernizando los procesos contables. 

¿Para qué sirve un DTE? 

La función principal del DTE es formalizar y registrar las operaciones comerciales de manera electrónica, lo que trae consigo una serie de beneficios tanto para empresas grandes como para pymes. Algunos ejemplos de ellos son: 

• Reducción de errores al momento de emitir documentos. 
• Mayor agilidad en la gestión y control de ventas o compras. 
• Cumplimiento normativo, ya que su uso es obligatorio para ciertos contribuyentes.
• Menor uso del papel, aportando a procesos más sostenibles. 

Además, al estar integrados con los sistemas del SII, los DTE permiten automatizar la entrega de información tributaria, ahorrando tiempo y evitando multas por errores u omisiones. 

Tipos de DTE más comunes 

Entre los documentos tributarios que se pueden emitir de forma electrónica destacan: 

• Factura electrónica. 
• Boleta electrónica. 
• Guía de despacho. 
• Nota de crédito. 
• Nota de débito. 

¿Por qué es importante contar con DTE? 

Desde 2020 en adelante, la emisión de ciertos DTE es obligatoria en CHILE. ¿Qué implica esto? Que no puedes emitir boletas o facturas manuales si estás dentro de los contribuyentes afectos a esta normativa. Además de ser un requisito legal, contar con un sistema de DTE te permite profesionalizar la operación de tu empresa, mejorar la trazabilidad de tus documentos y ganar confianza frente a tus clientes. 

Ahora bien, para emitir estos documentos electrónicos, necesitar con dos elementos clave: 

• Certificado digital, que es como tu “firma virtual” para validar tus documentos. Aquí puedes aprender cómo comprar un certificado digital para factura electrónica.

• Sistema de firma electrónica, que permite validar y enviar los documentos de forma segura. Conoce los beneficios del sistema de firma electrónica.

Lee también: Qué es la automatización de tareas con firma electrónica

¿Cómo empezar a emitir DTE? 

Puedes hacerlo directamente desde el portal del SII, pero si buscas una solución más ágil y automatizada, lo ideal es usar un software de facturación electrónica certificado. Este tipo de plataformas te permite integrar tu proceso de ventas y generar los DTE automáticamente, lo que reduce errores y mejora la eficiencia operativa de tu negocio. 

Además, contar con herramientas que ya integren la firma electrónica y la gestión de certificados te permitirá cumplir con toda la normativa sin complicaciones. Si estás partiendo, esta guía sobre cómo emitir una boleta electrónica puede ayudarte a dar tus primeros pasos.  

Emite tus documentos tributarios con un Certificado Digital Acepta

Y bien, como te habrás dado cuenta, el DTE en Chile es un pilar clave en la transformación digital de las empresas, el cual, además de ser obligatorio, ayuda a simplificar los procesos tributarios, reduce costos y mejora tu cumplimiento ante el SII. 
Para tener un Certificado Digital Acepta solo debes dirigirte a nuestro sitio web y seguir las instrucciones (¡revisa si hay promociones!). En caso de que necesites más información, explora nuestro artículo que contiene una guía paso a paso para ayudarte a realizar una compra exitosa.

¿Tienes una empresa y buscas mantener tus procesos comerciales en perfecto orden? La orden de compra es tu aliada esencial. Esta herramienta te permite gestionar la adquisición de bienes o servicios de manera formal y organizada. ¡Conoce aquí cómo hacer una orden de compra en Chile y para qué sirve en distintos contextos comerciales! 

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (OC) es un documento formal que una empresa o institución emite para solicitar la adquisición de productos o servicios. Este documento detalla los términos y condiciones del pedido, como la cantidad de productos, el precio acordado y los plazos de entrega. 

En otras palabras, es simplemente poner en papel lo que le comprarás a otra empresa. 

Este instrumento es utilizado tanto por grandes empresas como por pequeñas y medianas (pymes), y su objetivo principal es garantizar que la transacción sea clara y que ambas partes (comprador y proveedor) estén alineadas en las condiciones del acuerdo.

Elementos principales de una orden de compra

• 1. Datos del comprador: Información detallada de la empresa o persona que solicita los productos.

• 2. Datos del proveedor: Información de la empresa o persona que suministra los bienes o servicios.

• 3. Descripción del producto o servicio: Detalle específico de lo que se está solicitando, incluyendo cantidades.

• 4. Condiciones de pago: Modo y plazos de pago acordados entre las partes.

• 5. Plazos de entrega: Fecha o período en el que se espera recibir los bienes o servicios.

• 6. Firmas: Aprobaciones de ambas partes para formalizar el acuerdo.

Cómo hacer una orden de compra 

Lo primero que debes saber es que no hay un formato estandarizado para hacer una orden de compra, ya que no es un documento tributario, por tanto, no es como una factura o una guía de despacho, que ya tienen ciertos formatos establecidos por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII). 

Por lo mismo, son muchos los emprendedores que se preguntan cómo hacer una orden de compra. Afortunadamente, es más sencillo de lo que parece. ¡Aquí te facilitamos un formato para que puedas generar tu orden de compra de forma clara y completa! 

Paso 1: Recolecta la información necesaria

Antes de redactar tu OC, asegúrate de tener a mano todos los datos relevantes:

• Nombre y detalles del proveedor.
• Descripción detallada de los productos o servicios que vas a solicitar.
• Precio acordado y condiciones de pago.
• Fecha y lugar de entrega.
• Número de referencia del pedido (para llevar un mejor control).

Paso 2: Usa un formato estandarizado

Aunque puedes hacer una orden de compra en un simple documento de texto, lo ideal es que siempre uses el mismo formato. Puedes crear una plantilla en Excel, Word o utilizar software especializado en gestión de compras. 

Algunas plataformas contables, como FacturaSencilla o Softland CRM, también ofrecen herramientas para generar órdenes de compra automáticamente.

Paso 3: Completa los datos básicos

En el formato de la OC, incluye los siguientes datos:

• Logo de tu empresa: Siempre es importante mostrar formalidad en nuestros documentos. 
• Encabezado: El nombre “Orden de compra” y un número de referencia único.
• Información del comprador y proveedor: Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Fecha de emisión: La fecha en la que se emite la OC.  

Paso 4: Detalla los productos o servicios

Especifica con claridad cada uno de los productos o servicios que estás adquiriendo. Indica:

• Descripción detallada.
• Cantidad solicitada.
• Precio unitario y total por cada ítem.

Por ejemplo, si estás comprando materiales de construcción, detalla el tipo de material (como cemento, ladrillos, etc.), la cantidad, y el precio por unidad.

Paso 5: Establece los términos de pago y entrega

Define claramente las condiciones de pago; si será al contado, con transferencia bancaria, o a crédito. También, es crucial especificar los plazos y condiciones de entrega: la fecha límite, lugar y cualquier otro detalle relevante.

Paso 6: Firma y envía la orden de compra

Una vez que hayas completado todos los detalles, la OC debe ser firmada por la persona autorizada para formalizar el pedido. Luego, se envía al proveedor por correo electrónico o a través de una plataforma de gestión de compras.

Podrías utilizar un Certificado Digital o firma electrónica simple para llevar a cabo este proceso. Recuerda que estas firmas son jurídicamente vinculantes de acuerdo a la Ley 19.799. 

[Descargar Plantilla Orden de compra] 

Lee también: Los desafíos de la contabilidad para Pymes

¿Para qué sirve una orden de compra?

Una orden de compra no solo actúa como un contrato entre el comprador y el proveedor, sino que también tiene múltiples propósitos dentro de la gestión empresarial:

1. Control y seguimiento

Las órdenes de compra permiten a las empresas llevar un control detallado de sus gastos y de los productos o servicios adquiridos. Esto facilita el seguimiento de los pedidos, asegurando que se cumplan los tiempos de entrega y las condiciones acordadas.

2. Garantía de cumplimiento

Al ser un documento legalmente vinculante, una orden de compra protege a ambas partes en caso de incumplimiento. Si uno de los términos acordados no se respeta, este documento puede utilizarse para exigir responsabilidades.

Te puede interesar: Cómo vender más: aprovecha las herramientas digitales 

3. Optimización de procesos internos

Las órdenes de compra ayudan a organizar el proceso de adquisición, evitando errores y omisiones. 

Una orden de compra es un documento esencial para la gestión de compras de cualquier empresa en Chile. Saber cómo hacer una orden de compra correctamente no solo te ayudará a tener un mayor control sobre los gastos, sino que también garantizará transacciones claras y ordenadas con tus proveedores. 

¡Sigue los pasos y recomendaciones que te hemos dado y verás cómo este proceso se convierte en una herramienta clave para el éxito de tu negocio!  

Gestiona tus documentos con una firma electrónica Acepta  

Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital con un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada. Llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios. 
¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Así como un viajero necesita un pasaporte para demostrar su identidad y el motivo de su viaje, las mercancías también requieren un documento que acredite su origen y destino. Ese documento es la guía de despacho. Si tienes un emprendimiento y aún no sabes qué es una guía de despacho, ¡quédate a leer este post! Al finalizar este artículo sabrás con exactitud qué es este documento tributario, para qué sirve y cómo obtenerlo. ¡Comencemos! 

¿Qué es una guía de despacho? 

La guía de despacho es un documento tributario esencial en el traslado de mercaderías, ya sea para ventas o simplemente para movimientos internos de productos. 

En Chile, su emisión es obligatoria y permite acreditar que el envío de los bienes es legal, lo que protege tanto al vendedor, como al receptor y al transportista en caso de fiscalización. Si una autoridad detiene el transporte y no se presenta este documento, se podría presumir que los productos tienen un origen dudoso, arriesgando sanciones. 

Otro aspecto importante es la trazabilidad. 

Gracias a la emisión de guías de despacho, es posible seguir el rastro de los productos desde su punto de origen hasta su destino final. Esto es fundamental no solo en caso de fiscalización, sino también para la gestión interna de inventarios y para asegurar que los productos lleguen en tiempo y forma a su destino.

Cuándo es necesaria la guía de despacho

Cuando se acuerda no emitir una factura en el momento de la entrega de los productos. 

Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), la guía de despacho debe emitirse obligatoriamente si se decide posponer la factura y siempre que se trasladen bienes, sea o no una venta. 

Además, debe cumplir con las normas legales especificadas en la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, y seguir los lineamientos del reglamento correspondiente.

¿Quién emite la guía de despacho? 

Debe ser emitida por el vendedor o quien presta el servicio, y enviarla a la dirección del comprador o cliente, para documentar el envío de productos. 

Qué debe incluir una guía de despacho: requisitos a considerar 

Ahora que sabes qué es una guía de despacho y cuándo es necesaria, es momento de emitirla. Pero antes de eso, recuerda tener en cuenta los siguientes requisitos: 

• Fecha en que se hará el envío o retiro de los productos. 
• Nombre, dirección y RUT, tanto del emisor, receptor y transportista. 
• Los productos enviados o retirados deben estar numerados de manera correlativa, indicando la cantidad y el precio unitario de cada uno. 
• Registrar la patente del vehículo que realizará el transporte de carga.

¡Importante!  

Si eres emisor de la guía de despacho, deberás conservar los duplicados de las guías durante 6 años. Por otro lado, el cuadruplicado, el documento original y la segunda copia se entregarán al receptor. 

En el caso de las guías de despacho emitidas por las empresas expendedoras de combustible, es necesario registrar la patente del vehículo que está cargando el combustible. 

8 Tipos de guías de despacho 

1. Constituye venta: Usada cuando el producto ya fue enviado, pero la factura llegará después. 

2. Venta por efectuar: Se utiliza cuando los productos se envían antes de fijar el precio final, y donde la venta ya se pactó con el cliente. 

3. Consignaciones: Este traslado documenta el envío de mercancías consignadas a terceros que, aunque no son los titulares legales, cuentan con el permiso para comercializarlas. 

4. Entrega gratuita: Para registrar envíos de productos que no se venden. 

5. Traslados internos: Se emiten cuando las empresas realizan movimientos de mercancías entre sus propios almacenes o sucursales. 

6. De devolución: En este caso, la guía de despacho tiene el propósito de garantizar el traslado de mercancía que fue devuelta, ya sea por el cliente o comprador. 

7. Exportación no comercial: Para productos enviados al extranjero, pero que no constituyen una venta. 

8. Exportación comercial: Cuando los productos exportados sí forman parte de una venta.

Cómo hacer una guía de despacho

El proceso de emisión de una guía de despacho ha sido simplificado en gran medida gracias a la digitalización. Hoy en día, las guías de despacho deben emitirse electrónicamente, lo que no solo genera un mayor control, sino también facilita la fiscalización y mejora la eficiencia del proceso. 

Es así que las empresas con ventas anuales de hasta $500 millones pueden utilizar el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Solo necesitan: su RUT, contraseña de empresa, o un Certificado Digital. El SII también ofrece un instructivo claro y paso a paso para facilitar la creación de guías de despacho electrónicas. 

Acá te detallamos el procedimiento:

• Paso 1: Ingresa al sitio web el SII: www.sii.cl  

• Paso 2: En el menú superior, haz clic en “Servicios Online”. Se desplegarán varias opciones. Haz clic en “Factura Electrónica”. 

• Paso 3: Ingresa a “Sistema de Facturación gratuito del SII” > “Emisión de documentos tributarios electrónicos” > Guía de despacho electrónica. 

• Paso 4: Ahora debes ingresar como contribuyente, con tu RUT y Clave Tributaria. ¡Ojo! No inicies sesión con tu RUT de empresa, sólo se puede acceder a esta funcionalidad con el RUT de la persona representante ante el SII.  

• Paso 5: Completa los datos de la guía de despacho con los requisitos que te mencionamos anteriormente.  

• Paso 6: Revisa los datos ingresados y, si estás de acuerdo con el contenido, haz clic en “Firmar y enviar”. ¡Y listo! Ya tienes tu guía de despacho. 

Te puede interesar: Cómo firmar digitalmente un documento 

Cómo anular una guía de despacho electrónica

De acuerdo al SII, en caso de emitir una guía de despacho electrónica: 

• No se puede modificar: Una vez emitida y firmada digitalmente, es como un documento oficial que no se puede cambiar.

• Para anularla: Debes registrarla como anulada en el “Libro de guías electrónico”. 

• Si usas el sistema gratuito del SII: Tienes que entrar a la sección de documentos emitidos y buscar la guía que quieres anular. Allí encontrarás una opción para registrar la anulación. Te debería llegar un mail informándote de la anulación. 

Si no tienes la opción de anular la guía de despacho, es probable que el documento ya esté vinculado a una factura de ventas. En este caso, deberás anular la factura de venta y, posteriormente, generar una nota de crédito para documentar esta operación. 

Elige tu certificado digital Acepta y firma todo tipo de documentos tributarios 

Si tienes un emprendimiento, es importante que conozcas qué es la guía de despacho y cómo puedes emitirla. ¡Esperamos que este artículo te haya ayudado a resolver tus dudas al respecto! 

Por último, recuerda que con Acepta puedes firmar tus documentos digitalmente, ya sea a través de un Certificado Digital, o bien a través de una firma electrónica avanzada. La experiencia nos avala: llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios. 

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.