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Persona de negocios buscando en su computador cómo hacer una orden de compra.

21 de noviembre de 2024in Actualidad, Emprendimiento, Factura electrónica, SII

Qué es una orden de compra y cómo hacerla

¿Tienes una empresa y buscas mantener tus procesos comerciales en perfecto orden? La orden de compra es tu aliada esencial. Esta herramienta te permite gestionar la adquisición de bienes o servicios de manera formal y organizada. ¡Conoce aquí cómo hacer una orden de compra en Chile y para qué sirve en distintos contextos comerciales!

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (OC) es un documento formal que una empresa o institución emite para solicitar la adquisición de productos o servicios. Este documento detalla los términos y condiciones del pedido, como la cantidad de productos, el precio acordado y los plazos de entrega.

En otras palabras, es simplemente poner en papel lo que le comprarás a otra empresa.

Este instrumento es utilizado tanto por grandes empresas como por pequeñas y medianas (pymes), y su objetivo principal es garantizar que la transacción sea clara y que ambas partes (comprador y proveedor) estén alineadas en las condiciones del acuerdo.

Elementos principales de una orden de compra

1. Datos del comprador: Información detallada de la empresa o persona que solicita los productos.

2. Datos del proveedor: Información de la empresa o persona que suministra los bienes o servicios.

3. Descripción del producto o servicio: Detalle específico de lo que se está solicitando, incluyendo cantidades.

4. Condiciones de pago: Modo y plazos de pago acordados entre las partes.

5. Plazos de entrega: Fecha o período en el que se espera recibir los bienes o servicios.

6. Firmas: Aprobaciones de ambas partes para formalizar el acuerdo.

Cómo hacer una orden de compra

Lo primero que debes saber es que no hay un formato estandarizado para hacer una orden de compra, ya que no es un documento tributario, por tanto, no es como una factura o una guía de despacho, que ya tienen ciertos formatos establecidos por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII).

Por lo mismo, son muchos los emprendedores que se preguntan cómo hacer una orden de compra. Afortunadamente, es más sencillo de lo que parece. ¡Aquí te facilitamos un formato para que puedas generar tu orden de compra de forma clara y completa!

Paso 1: Recolecta la información necesaria

Antes de redactar tu OC, asegúrate de tener a mano todos los datos relevantes:

Nombre y detalles del proveedor.
Descripción detallada de los productos o servicios que vas a solicitar.
Precio acordado y condiciones de pago.
Fecha y lugar de entrega.
Número de referencia del pedido (para llevar un mejor control).

Paso 2: Usa un formato estandarizado

Aunque puedes hacer una orden de compra en un simple documento de texto, lo ideal es que siempre uses el mismo formato. Puedes crear una plantilla en Excel, Word o utilizar software especializado en gestión de compras.

Algunas plataformas contables, como FacturaSencilla o Softland CRM, también ofrecen herramientas para generar órdenes de compra automáticamente.

Paso 3: Completa los datos básicos

En el formato de la OC, incluye los siguientes datos:

Logo de tu empresa: Siempre es importante mostrar formalidad en nuestros documentos.
Encabezado: El nombre “Orden de compra” y un número de referencia único.
Información del comprador y proveedor: Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico.
Fecha de emisión: La fecha en la que se emite la OC.

Paso 4: Detalla los productos o servicios

Especifica con claridad cada uno de los productos o servicios que estás adquiriendo. Indica:

Descripción detallada.
Cantidad solicitada.
Precio unitario y total por cada ítem.

Por ejemplo, si estás comprando materiales de construcción, detalla el tipo de material (como cemento, ladrillos, etc.), la cantidad, y el precio por unidad.

Paso 5: Establece los términos de pago y entrega

Define claramente las condiciones de pago; si será al contado, con transferencia bancaria, o a crédito. También, es crucial especificar los plazos y condiciones de entrega: la fecha límite, lugar y cualquier otro detalle relevante.

Paso 6: Firma y envía la orden de compra

Una vez que hayas completado todos los detalles, la OC debe ser firmada por la persona autorizada para formalizar el pedido. Luego, se envía al proveedor por correo electrónico o a través de una plataforma de gestión de compras.

Podrías utilizar un Certificado Digital o firma electrónica simple para llevar a cabo este proceso. Recuerda que estas firmas son jurídicamente vinculantes de acuerdo a la Ley 19.799.

[Descargar Plantilla Orden de compra]

Lee también: Los desafíos de la contabilidad para Pymes

Emprendedora ejecutando el proceso de cómo hacer una orden de compra.

¿Para qué sirve una orden de compra?

Una orden de compra no solo actúa como un contrato entre el comprador y el proveedor, sino que también tiene múltiples propósitos dentro de la gestión empresarial:

1. Control y seguimiento

Las órdenes de compra permiten a las empresas llevar un control detallado de sus gastos y de los productos o servicios adquiridos. Esto facilita el seguimiento de los pedidos, asegurando que se cumplan los tiempos de entrega y las condiciones acordadas.

2. Garantía de cumplimiento

Al ser un documento legalmente vinculante, una orden de compra protege a ambas partes en caso de incumplimiento. Si uno de los términos acordados no se respeta, este documento puede utilizarse para exigir responsabilidades.

Te puede interesar: Cómo vender más: aprovecha las herramientas digitales

3. Optimización de procesos internos

Las órdenes de compra ayudan a organizar el proceso de adquisición, evitando errores y omisiones.

Una orden de compra es un documento esencial para la gestión de compras de cualquier empresa en Chile. Saber cómo hacer una orden de compra correctamente no solo te ayudará a tener un mayor control sobre los gastos, sino que también garantizará transacciones claras y ordenadas con tus proveedores.

¡Sigue los pasos y recomendaciones que te hemos dado y verás cómo este proceso se convierte en una herramienta clave para el éxito de tu negocio!

Gestiona tus documentos con una firma electrónica Acepta

Las firmas electrónicas de Acepta by Sovos ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

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Checklist de aspectos a considerar antes de comprar firma electrónica avanzada

14 de noviembre de 2024in Centro de ayuda, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Qué considerar antes de comprar una firma electrónica avanzada

Si has llegado hasta aquí, seguramente estás pensando en comprar una firma electrónica avanzada, pero tal vez te surgen algunas dudas: ¿es fácil de usar?, ¿cuál es la mejor opción? ¡Tranquilidad! Aquí te explicaremos los puntos clave que debes tener en cuenta antes de adquirir una, para que tomes la mejor decisión sin complicaciones.

¿Qué es una firma electrónica avanzada?

Antes de entrar en detalles, aclaremos qué es una firma electrónica avanzada. A diferencia de la firma electrónica simple, y de acuerdo a la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación, la avanzada ofrece un nivel más alto de seguridad. Esta ley establece que una firma avanzada tiene las siguientes características:

Vinculación exclusiva al firmante.
Capacidad de identificar al firmante.
Protección contra alteraciones del documento firmado.

Si tu empresa o tú necesitan firmar documentos con valor legal, como contratos, acuerdos de compraventa o trámites ante organismos estatales, este tipo de firma es la herramienta ideal.

Comprar firma electrónica avanzada: 6 aspectos a considerar

1. Cumplimiento con la normativa chilena

Al momento de comprar una firma electrónica avanzada en Chile, es esencial verificar que el proveedor esté certificado por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño a través de la Entidad Acreditadora. Solo las entidades acreditadas por esta autoridad pueden ofrecer firmas electrónicas avanzadas con plena validez legal en el país.

2. Facilidad de uso: Sin complicaciones

Uno de los mayores temores a la hora de comprar una firma electrónica avanzada es la complejidad de su uso, ¡y es que nadie quiere lidiar con procesos engorrosos o interminables!

Por esto, antes de comprar la firma electrónica avanzada, fíjate en los siguientes aspectos:

Si tu proveedor te ofrece un manual de instalación claro y sencillo.

Con qué sistemas de firma la puedes usar. Por ejemplo, la firma avanzada con token es compatible solo con Windows, mientras que la firma avanzada HSM se instala en la nube y permite su uso en diversos dispositivos, aunque requiere un sistema de firma para funcionar.

Si puedes firmar documentos en PDF y XML.

En Acepta, ofrecemos una plataforma web intuitiva y fácil de usar, diseñada para gestionar de manera ágil tus firmas electrónicas y simplificar el proceso de firma digital de todos tus documentos con solo unos clics.

3. Seguridad: Prioridad número uno

La seguridad es uno de los pilares más importantes al adquirir una firma electrónica avanzada. Al ser una herramienta que te permite validar documentos sensibles, necesitas asegurarte de que tu información esté protegida contra el fraude o el uso indebido.

Los proveedores más serios en Chile utilizan tecnologías avanzadas como:

Cifrado de extremo a extremo, que garantiza que sólo el destinatario pueda ver el contenido.
Autenticación de dos factores (2FA) para verificar tu identidad antes de firmar.
Certificados digitales emitidos por autoridades de confianza.

Un buen proveedor te permitirá verificar estos aspectos y ofrecerá soporte técnico en caso de que tengas cualquier inquietud o necesites ayuda con el proceso.

4. Rapidez y eficiencia

Otro factor importante al elegir una firma electrónica avanzada es la rapidez con la que puedes adquirir tu firma electrónica avanzada, así como también la rapidez con la que puedes firmar documentos.

En situaciones donde el tiempo es clave, como la firma de contratos de compraventa de propiedades o la aceptación de ofertas laborales, tener una solución que sea eficiente puede marcar la diferencia.

Este punto es uno de nuestros grandes fuertes: ¡en Acepta puedes comprar e instalar una firma electrónica avanzada en minutos!

5. Soporte técnico y atención al cliente

Otro factor relevante es el soporte técnico que el proveedor ofrece. Aunque las plataformas suelen ser fáciles de usar, es probable que necesites asistencia en algún momento, ya sea por una integración, una duda sobre el uso o una incidencia técnica.

Asegúrate de que el proveedor tenga un buen servicio de atención al cliente, que ofrezca soporte por varios canales: chat, correo electrónico o incluso asistencia telefónica. Esto te ahorrará dolores de cabeza en caso de que necesites ayuda rápida.

Descubre más: Soporte Acepta: En qué consiste nuestro Centro de ayuda

6. Experiencia y reputación

Antes de tomar la decisión final, revisa las opiniones de otros usuarios sobre el proveedor que estás considerando. Puedes hacerlo en sitios de reseñas, foros de discusión o redes sociales. Un proveedor con buenas opiniones sobre su seguridad, facilidad de uso y atención al cliente te dará más confianza.

Además, verifica cuánto tiempo lleva el proveedor en el mercado chileno y si ha trabajado con empresas o instituciones de renombre. Esto puede darte una pista sobre su confiabilidad.

En este sentido, Acepta ha sido pionera en ofrecer soluciones innovadoras para simplificar la gestión empresarial en Chile. Nuestra amplia trayectoria nos ha permitido desarrollar una profunda comprensión de las necesidades de nuestros clientes, lo que nos impulsa a seguir creciendo y adaptándonos a un entorno empresarial cada vez más digital.

Con la confianza de miles de usuarios, ¡seguimos trabajando para ofrecer soluciones eficientes y personalizadas que agreguen valor a sus negocios!

Lee también: Por qué confiar en las firmas electrónicas de Acepta by Sovos

Confía en la firma electrónica de Acepta by Sovos

Confía en la firma electrónica avanzada de Acepta y lleva tu negocio al siguiente nivel. Con más de 25 años de experiencia, nuestras firmas electrónicas combinan seguridad, cumplimiento normativo y facilidad de uso, lo que te permite optimizar tus procesos y enfocarte en lo que realmente importa: crecer.

Ya sea que lideres una empresa o busques una solución personal, Acepta te acompaña con tecnología avanzada, integraciones versátiles y un soporte constante que te hará sentir respaldado en cada paso.

Los valores dependerán de la vigencia de tu firma avanzada. Así, te encontrarás con las siguientes alternativas:

1 año de vigencia: $21.500
2 años de vigencia: $32.000
3 años de vigencia: $43.000

¿Tienes dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado. ¡Con gusto te ayudaremos a resolver tus preguntas!

Mujer empresaria averiguando en su computador qué es una guía de despacho y para qué sirve.

22 de octubre de 2024in Actualidad, Emprendimiento, Factura electrónica, SII

Qué es una guía de despacho, para qué sirve y cómo hacerla

Así como un viajero necesita un pasaporte para demostrar su identidad y el motivo de su viaje, las mercancías también requieren un documento que acredite su origen y destino. Ese documento es la guía de despacho. Si tienes un emprendimiento y aún no sabes qué es una guía de despacho, ¡quédate a leer este post! Al finalizar este artículo sabrás con exactitud qué es este documento tributario, para qué sirve y cómo obtenerlo. ¡Comencemos!

¿Qué es una guía de despacho?

La guía de despacho es un documento tributario esencial en el traslado de mercaderías, ya sea para ventas o simplemente para movimientos internos de productos.

En Chile, su emisión es obligatoria y permite acreditar que el envío de los bienes es legal, lo que protege tanto al vendedor, como al receptor y al transportista en caso de fiscalización. Si una autoridad detiene el transporte y no se presenta este documento, se podría presumir que los productos tienen un origen dudoso, arriesgando sanciones.

Otro aspecto importante es la trazabilidad.

Gracias a la emisión de guías de despacho, es posible seguir el rastro de los productos desde su punto de origen hasta su destino final. Esto es fundamental no solo en caso de fiscalización, sino también para la gestión interna de inventarios y para asegurar que los productos lleguen en tiempo y forma a su destino.

Cuándo es necesaria la guía de despacho

Cuando se acuerda no emitir una factura en el momento de la entrega de los productos.

Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), la guía de despacho debe emitirse obligatoriamente si se decide posponer la factura y siempre que se trasladen bienes, sea o no una venta.

Además, debe cumplir con las normas legales especificadas en la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, y seguir los lineamientos del reglamento correspondiente.

¿Quién emite la guía de despacho?

Debe ser emitida por el vendedor o quien presta el servicio, y enviarla a la dirección del comprador o cliente, para documentar el envío de productos.

Qué debe incluir una guía de despacho: requisitos a considerar

Ahora que sabes qué es una guía de despacho y cuándo es necesaria, es momento de emitirla. Pero antes de eso, recuerda tener en cuenta los siguientes requisitos:

Fecha en que se hará el envío o retiro de los productos.
Nombre, dirección y RUT, tanto del emisor, receptor y transportista.
Los productos enviados o retirados deben estar numerados de manera correlativa, indicando la cantidad y el precio unitario de cada uno.
Registrar la patente del vehículo que realizará el transporte de carga.

¡Importante!

Si eres emisor de la guía de despacho, deberás conservar los duplicados de las guías durante 6 años. Por otro lado, el cuadruplicado, el documento original y la segunda copia se entregarán al receptor.

En el caso de las guías de despacho emitidas por las empresas expendedoras de combustible, es necesario registrar la patente del vehículo que está cargando el combustible.

8 Tipos de guías de despacho

Constituye venta: Usada cuando el producto ya fue enviado, pero la factura llegará después.

Venta por efectuar: Se utiliza cuando los productos se envían antes de fijar el precio final, y donde la venta ya se pactó con el cliente.

Consignaciones: Este traslado documenta el envío de mercancías consignadas a terceros que, aunque no son los titulares legales, cuentan con el permiso para comercializarlas.

Entrega gratuita: Para registrar envíos de productos que no se venden.

Traslados internos: Se emiten cuando las empresas realizan movimientos de mercancías entre sus propios almacenes o sucursales.

De devolución: En este caso, la guía de despacho tiene el propósito de garantizar el traslado de mercancía que fue devuelta, ya sea por el cliente o comprador.

Exportación no comercial: Para productos enviados al extranjero, pero que no constituyen una venta.

Exportación comercial: Cuando los productos exportados sí forman parte de una venta.

Cómo hacer una guía de despacho

El proceso de emisión de una guía de despacho ha sido simplificado en gran medida gracias a la digitalización. Hoy en día, las guías de despacho deben emitirse electrónicamente, lo que no solo genera un mayor control, sino también facilita la fiscalización y mejora la eficiencia del proceso.

Es así que las empresas con ventas anuales de hasta $500 millones pueden utilizar el Sistema de Facturación Gratuito del SII. Solo necesitan: su RUT, contraseña de empresa, o un Certificado Digital. El SII también ofrece un instructivo claro y paso a paso para facilitar la creación de guías de despacho electrónicas.

Acá te detallamos el procedimiento:

Paso 1: Ingresa al sitio web el SII: www.sii.cl

Paso 2: En el menú superior, haz clic en “Servicios Online”. Se desplegarán varias opciones. Haz clic en “Factura Electrónica”.

Paso 3: Ingresa a “Sistema de Facturación gratuito del SII” > “Emisión de documentos tributarios electrónicos” > Guía de despacho electrónica.

Paso 4: Ahora debes ingresar como contribuyente, con tu RUT y Clave Tributaria. ¡Ojo! No inicies sesión con tu RUT de empresa, sólo se puede acceder a esta funcionalidad con el RUT de la persona representante ante el SII.

Paso 5: Completa los datos de la guía de despacho con los requisitos que te mencionamos anteriormente.

Paso 6: Revisa los datos ingresados y, si estás de acuerdo con el contenido, haz clic en “Firmar y enviar”. ¡Y listo! Ya tienes tu guía de despacho.

Te puede interesar: Cómo firmar digitalmente un documento

Cómo anular una guía de despacho electrónica

De acuerdo al SII, en caso de emitir una guía de despacho electrónica:

No se puede modificar: Una vez emitida y firmada digitalmente, es como un documento oficial que no se puede cambiar.

Para anularla: Debes registrarla como anulada en el “Libro de guías electrónico”.

Si usas el sistema gratuito del SII: Tienes que entrar a la sección de documentos emitidos y buscar la guía que quieres anular. Allí encontrarás una opción para registrar la anulación. Te debería llegar un mail informándote de la anulación.

Si no tienes la opción de anular la guía de despacho, es probable que el documento ya esté vinculado a una factura de ventas. En este caso, deberás anular la factura de venta y, posteriormente, generar una nota de crédito para documentar esta operación.

Elige tu certificado digital Acepta y firma todo tipo de documentos tributarios

Si tienes un emprendimiento, es importante que conozcas qué es la guía de despacho y cómo puedes emitirla. ¡Esperamos que este artículo te haya ayudado a resolver tus dudas al respecto!

Por último, recuerda que con Acepta puedes firmar tus documentos digitalmente, ya sea a través de un Certificado Digital, o bien a través de una firma electrónica avanzada. La experiencia nos avala: llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios.

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Ilustración que refleja el tema de qué es la carpeta tributaria electrónica. Se muestran documentos flotantes, de almacenamiento en la nube o gestión de archivos digitales.

17 de octubre de 2024in Actualidad, Emprendimiento, Factura electrónica, SII

Qué es la carpeta tributaria electrónica y cómo obtenerla

¿No sabes qué es la Carpeta Tributaria Electrónica? A modo de introducción, esta es una herramienta digital gratuita que te permite tener toda tu información tributaria centralizada en un solo lugar.

Imagina tener acceso a tus documentos más importantes para trámites financieros — como la solicitud de un crédito — desde la comodidad de tu casa y con solo un par de clics.

¿Interesante, no? Vamos a profundizar en qué es, para qué sirve y, lo más importante, cómo puedes obtenerla.

¿Qué es la Carpeta Tributaria Electrónica y para qué sirve?

La Carpeta Tributaria Electrónica es un documento digital que el Servicio de Impuestos Internos (SII) pone a disposición de todos los y las contribuyentes, es decir, todas las personas que están obligadas a pagar impuestos al Estado.

Contiene información clave sobre tu situación tributaria, como tus declaraciones de impuestos, certificados de renta, y otros datos relevantes que pueden ser utilizados por bancos, instituciones financieras, y otras entidades para evaluar tu perfil financiero.

Lo mejor de esta herramienta es que la información proviene directamente del SII, lo que asegura que sea confiable y esté siempre actualizada.

Además, tiene una validez de 90 días desde su generación, lo que significa que puedes usarla durante ese período para realizar diversos trámites sin preocuparte por su caducidad.

¿Qué contiene esta carpeta?

Tu registro como contribuyente.
Información tributaria.
Propiedades y bienes raíces.
Resumen de boletas de honorarios electrónicas.
Declaraciones de renta e iva.

Tipos de Carpetas Tributarias

Ya tenemos conocimiento de qué es la carpeta tributaria electrónica. Pero, ¿sabías que existen distintos tipos? Así es, las carpetas varían según el uso que les quieres dar:

Carpeta para Solicitud de Crédito: Ideal si estás pensando en pedir un crédito, ya que contiene toda la información que el banco necesitará para evaluar tu capacidad de pago.

Carpeta de Acreditación de Renta: Perfecta para aquellos casos en que necesites demostrar tus ingresos, como al arrendar una propiedad o al inscribirte en ciertos servicios.

Carpeta de Declaraciones Tributarias: Recopila tus declaraciones de impuestos, lo que es útil para llevar un registro ordenado y evitar contratiempos en tus trámites.

¿Cómo obtener mi Carpeta Tributaria Electrónica?

Obtener tu Carpeta Tributaria Electrónica es un proceso sencillo y rápido. Aquí te dejamos un paso a paso para que no te pierdas en el camino:

1. Accede al portal del SII

Ingresa a la página del SII y ve a la sección Ingresar a mi SII con tu RUT y clave tributaria. Si aún no tienes una cuenta, puedes crearla en pocos minutos. También puedes ingresar con tu Clave Única.

2. Navega hasta la sección de “Trámites en línea”

Una vez dentro de “Trámites en línea”, dirígete a la sección de “Situación tributaria”. Allí, encontrarás las diferentes opciones disponibles. Haz clic en “Carpeta tributaria electrónica”. Ya en este apartado, te aparecerán 2 alternativas:

Carpeta Tributaria Regular
Carpeta por Mandato a Instituciones

En carpeta Tributaria Regular te encontrarás con las siguientes opciones:

Generar Carpeta: Solicitar Créditos
Generar Carpeta: Acreditar Renta
Generar Carpeta: Acreditar Tamaño de Empresas
Generar Carpeta: Personalizar su Carpeta
Revisar Carpeta Tributaria
Revisar Carpeta Recibida

Mientras en carpeta por Mandato a Instituciones, te encontrarás con:

Generar Carpeta por Mandato a Instituciones
Revisar historial de mandatos emitidos
Descargar Carpeta Tributaria por Instituciones

3. Selecciona y genera tu Carpeta

Elige la carpeta que se ajuste a tus necesidades y haz clic en “Generar”. En este paso, el sistema te pedirá que confirmes los datos que serán incluidos en el documento.

4. Descarga tu Carpeta

Una vez generada, podrás descargar la Carpeta Tributaria en formato PDF. ¡Y listo!

Persona en su escritorio buscando en su computador qué es la carpeta tributaria electrónica.

¿Por qué es tan importante?

La Carpeta Tributaria Electrónica no solo te facilita la vida, sino que también es una herramienta clave para asegurar que tu información financiera sea manejada de forma segura y eficiente.

Al provenir directamente del SII, puedes tener tranquilidad de que la información es válida y está protegida contra fraudes. Por otro lado, también resulta una oportunidad.

Y es que tiempo atrás, tanto las personas como empresas, tardaban mucho tiempo en recolectar sus certificados y otros documentos, lo que resultaba demasiado engorroso y lento. En tanto, hoy, esta herramienta es una forma de avanzar junto a la digitalización y simplificación de los procesos.

En este sentido, si tienes una empresa, es importante que estés al tanto de las nuevas tendencias tecnológicas y cómo estás pueden ayudarte a mejorar la eficiencia de tu negocio. Si quieres saber más sobre esto, te compartimos algunas de las claves de los emprendimientos digitales.

Como ejemplo de lo anterior, la firma electrónica es una de las formas más populares en que puedes digitalizar tu empresa. Tiene importantes ventajas competitivas y de gestión; tanto así que hoy en día en Chile es un requisito para poder realizar boletas electrónicas y cualquier trámite en el Servicio de Impuestos Internos.

Algunas recomendaciones finales

Antes de descargar tu Carpeta Tributaria, asegúrate de revisar que toda la información esté correcta y actualizada. Y recuerda, aunque la carpeta tiene una validez de 90 días, es una buena práctica generar una nueva cada vez que vayas a realizar un trámite importante, para que siempre tengas la información más reciente.

Agiliza todos tus trámites con una firma electrónica Acepta

Firma a tu medida con una firma electrónica simple o una firma electrónica avanzada de Acepta. Descubre sus diferencias y en qué casos te puede ayudar, sin embargo, independiente de la que elijas, ¡la protección de tus datos y la comodidad están aseguradas!

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Mujer satisfecha por su búsqueda de cómo crear una empresa en Chile.

10 de octubre de 2024in Actualidad, Emprendimiento, SII

Cómo crear una empresa en chile: la guía definitiva

Descubre en este artículo cómo crear una empresa en Chile. Si bien a simple vista puede parecer un proceso complejo, con la información adecuada, es un camino accesible para cualquier persona que busque emprender.

Este artículo te guiará paso a paso para que puedas formalizar tu negocio y comenzar a operar en poco tiempo. Aquí abordaremos desde la elección de la estructura legal hasta los trámites ante el Servicio de Impuestos Internos (SII), comparando los métodos disponibles para que tomes la mejor decisión según tus necesidades.

Antes que todo: ¿quiénes pueden crear una empresa en Chile?

Personas naturales mayores de 18 años.

Hombres desde los 14 años, y mujeres desde los 12, con autorización conferida por la justicia ordinaria.

Personas jurídicas, con RUT y representante legal.

Extranjeros con RUT.

Cómo crear una empresa en Chile: ¿persona natural o jurídica?

Para averiguar cómo crear una empresa en Chile, lo primero que debes hacer es preguntarte lo siguiente: ¿iniciaré actividades como persona natural o como persona jurídica?

Esta primera decisión es crucial, ya que impactará directamente en tu economía y la proyección de tu negocio.

Operar como persona natural

Sobre ti recaerán todos los derechos y obligaciones de tu empresa.
Puedes constituir la empresa sin necesidad de tener socios o contar con un gran capital.
Comprometes tu patrimonio personal en caso de deudas.
Funcionará con tu mismo RUT.
Puede funcionar como empresa individual o microempresa familiar.

Operar como persona jurídica

Al crear la empresa, no comprometes tu patrimonio personal.
La empresa asume sus propios derechos y obligaciones.
En caso de deudas, estas se limitan al capital de la empresa.
Puede formarse por una o varias personas, naturales o jurídicas.
Para iniciar la empresa, requerirás de un capital, ya sea en bienes o dinero.

¿Qué te recomendamos?

Muchas veces será mejor optar por constituir una empresa como persona jurídica en lugar de hacerlo como persona natural. Esto por 4 principales razones:

Limitación de responsabilidad: En caso de deudas o problemas legales, la responsabilidad se limita a los activos de la empresa, protegiendo tu patrimonio personal.

Acceso a financiamiento: Las personas jurídicas suelen tener más facilidad para acceder a financiamiento bancario, inversores y otras formas de capital, ya que se consideran entidades más estables y confiables para las instituciones financieras.

Credibilidad y confianza: Las empresas constituidas como personas jurídicas suelen ser percibidas como más serias y profesionales, lo que puede aumentar la confianza de clientes, proveedores y socios comerciales.

Facilidad para escalar el negocio: Constituirse como persona jurídica facilitará la expansión de tu negocio, ya que permitirá la entrada de nuevos socios o inversionistas, lo que es esencial para crecer en tamaño y operaciones.

Cómo crear una empresa en Chile

Y bien, una vez que hayas tomado la decisión, ya podemos dar paso a cómo crear una empresa en Chile.

Para ello, tendrás dos alternativas: una es a través de Tu Empresa en un Día (un método mucho más simplificado y el recomendado) y la otra es a través del método tradicional. Este último se divide en 6 pasos para iniciar una empresa en chile:

1. Elegir el tipo de empresa

Ya sea si optas por el método a través del portal Tu Empresa en un Día o el tradicional, deberás elegir cuál será tu tipo de empresa. Escoge entre estas 8 alternativas:

Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)
Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)
Sociedad por Acciones (SpA)
Sociedad Anónima (S.A.)
Sociedad Anónima de Garantía Recíproca (S.A.G.R.)
Sociedad Colectiva Comercial (SCC)
Sociedad en Comandita Simple (SCS)
Sociedad en Comandita por Acciones (SCA)

Para saber más sobre cada tipo de empresa, te recomendamos ir al Cuadro Comparativo.

2. Constitución de la empresa

Con el método tradicional, debes redactar una escritura pública que contenga los estatutos de la sociedad, describiendo aspectos clave como:

El nombre de la empresa
Socios involucrados
Capital social
Objetivos del negocio, entre otros.

Es recomendable que para la escritura te asesores con un abogado, así te aseguras de que tu empresa quede correctamente constituida. Teniendo lista la escritura, esta deberá ser firmada ante un notario.

En este punto, te recomendamos hacer uso de una firma electrónica avanzada – con token – de Acepta, esto te permitirá enviar la escritura junto con tu firma al notario de manera electrónica, agilizando y simplificando este trámite.

3. Publicación en el Diario Oficial

Posteriormente, con el método tradicional, es necesario publicar un extracto de la escritura en el Diario Oficial dentro de los 60 días posteriores a la firma de la escritura. Esta publicación informa al público sobre la creación de la empresa y sus detalles fundamentales.

4. Inscripción en el Registro de Comercio

Al mismo tiempo que publicas en el Diario Oficial en un plazo de 60 días posterior a la firma de la escritura, deberás inscribir tu empresa en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces.

¿Con qué fin? Más que nada es una formalidad, que da prueba de la existencia legal de la empresa ante terceros.

Este registro puedes hacerlo en la comuna en que estará ubicada la empresa (busca aquí las direcciones del Conservador) o bien de manera online en el sitio web www.conservadores.cl, ingresando a “Trámites en Línea”.

5. Obtención del RUT y declaración de inicio de actividades

El siguiente paso es obtener el Rol Único Tributario (RUT), trámite que puede realizarse en la oficina del SII correspondiente al domicilio comercial de la empresa, o bien dentro de la página www.sii.cl, ingresando a “Servicios online”, luego a “RUT a inicio de actividades”. Allí verás la alternativa “Inscripción y obtención de N° de RUT”.

Este proceso es obligatorio para formalizar el negocio y habilitarlo para realizar actividades comerciales, como emitir facturas electrónicas y pagar impuestos.

Luego de esto, deberás hacer una Declaración Jurada de Inicio de Actividades ante el SII, ya sea en una oficina o a través de la página web del SII.

Cabe mencionar que, a través de Empresa en un Día, este paso es mucho más expedito y rápido.

6. Obtención de patentes y permisos municipales

Finalmente, y dependiendo de la actividad que realice tu empresa, será necesario obtener una patente comercial y otros permisos municipales específicos, los que podrás adquirir en la municipalidad correspondiente a la empresa.

Lee también: Las claves de los emprendimientos digitales en 2024

¡Prefiere el método simplificado!

Nuestra recomendación es siempre preferir el método simplificado. Y es que el método tradicional implica mucho más tiempo y tramitación de documentos, lo que puede retrasar la puesta en marcha de tu empresa.

Además, digitalizar los procesos es parte de una tendencia global que te ayudará a mantener tu empresa actualizada y competitiva en el mercado. Por esto, nuevamente te invitamos a revisar el artículo donde te enseñamos paso a paso cómo crear tu empresa en un día.

Para ello, asegúrate de tener tu firma electrónica avanzada de Acepta. ¡Te permitirá firmar digitalmente en solo unos minutos! En este caso, no necesitas un token, ya que la firma se realiza a través del Servicio de Identidad Digital de Acepta.

De la mano de lo anterior, contar con una firma electrónica simple (también conocida como certificado digital) será necesaria para la gestión de otro tipo de documentos, como la firma de facturas o documentos en PDF; lo que sin duda simplificará tu día a día.

En resumen, te animamos a unirte al proceso de digitalización. Al hacerlo, tendrás la oportunidad de automatizar tus tareas diarias, lo que no solo te permitirá ser más eficiente, sino que también liberará tiempo para que puedas concentrarte en actividades de mayor valor y en el crecimiento de tu negocio.

Agiliza todos tus trámites con una firma electrónica Acepta

La digitalización ofrece una serie de ventajas en comodidad y seguridad para desarrollar todo tipo de trámites. Da el paso hacia una vida más cómoda y próspera en la economía digital con Acepta.

Elige hacer todo desde cualquier lugar y horario, con un certificado digital de Acepta o una firma electrónica avanzada. ¿Tienes dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Joven emprendedora pensando cómo crear una empresa en un día.

1 de octubre de 2024in Actualidad, Emprendimiento, SII

Cómo crear una empresa en un día en Chile

Crear una empresa en un día en Chile es un proceso rápido y eficiente que permite a emprendedores formalizar su negocio en pocas horas, exactamente en menos de 24 — como su nombre lo indica .

Si estás experimentando en el mundo de los negocios o tienes una idea que quieres llevar a la realidad, este artículo es para ti. Descubre cómo puedes crear una empresa en un día, en pocos y sencillos pasos.

Empresa en un día: ¿qué es?

Lo primero que tienes que saber, es que Empresa en un día es una plataforma del Estado que simplifica al máximo el procedimiento para crear una empresa. Esta herramienta elimina las barreras burocráticas y reduce los trámites necesarios para formalizar un negocio, permitiendo que todo el proceso se realice en un solo día.

Empresa en un día, si bien sirve para crear una empresa, también es útil para modificar el estatuto de la organización, dividirla, transformarla, fusionarla e incluso eliminarla.

Ventajas de la plataforma Empresa en un día

Es gratuita
Online y rápida
Plenamente legal, asociada a La Ley 20.659.

Lee también: Emprendedor informado: Cómo emitir boletas electrónicas

Cómo crear una empresa en un día

Si cumples con los requisitos anteriores, ya puedes pasar a la siguiente etapa: cómo crear una empresa en un día.

1.- El primer paso es ingresar al sitio web Tu Empresa en un día.

2.- Una vez aquí, te aparecerán diferentes tipos de empresas. Deberás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades y hacer clic en “Crear empresa”.

Acá llegamos a la primera dificultad, ya que no todos tenemos conocimiento sobre qué tipo de empresa elegir y qué implica esto.

En pocas palabras, esto afectará el régimen tributario y los aspectos legales que determinarán cómo podrás operar tu negocio.

De todas maneras, no te preocupes, bajo cada casilla del tipo de empresa, encontrarás una definición clara que detalla las características de cada una. Tendrás las siguientes opciones:

Vista del sitio web sobre cómo crear una empresa en un día

Ten en cuenta esto antes de escoger el tipo de empresa

Si tienes la oportunidad de asesorarte con un equipo de abogados antes de crear tu empresa, aprovéchala. Con esto disminuirás la posibilidad de cometer errores.

Si inicias una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL), en el futuro no podrás incluir socios. Es decir, si en el día de mañana quieres vender una parte de esta empresa, no podrás hacerlo a no ser que transformes la empresa en otro tipo.

También es importante destacar que, si escoges esta empresa, el título de ella llevará tu nombre. Hay quienes quieren evitar que esto ocurra, principalmente porque para entidades bancarias esto indica mayor autonomía y probablemente te evaluarán de otra forma.

Si inicias en una empresa de Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.), al momento de hacer cualquier tipo de votación, todos los socios deberán estar de acuerdo. Es algo así como “un todo o nada”.

La Sociedad por Acciones (SPA) es una de las favoritas de los emprededores, donde cada accionista tiene libertad de hacer lo que desee con sus acciones. En caso de votaciones, debe estar de acuerdo el 50% +1 de los accionistas para tomar decisiones.

Siguiendo con los pasos, cuando hayas hecho clic en “Crear empresa”, deberás ingresar al Registro de Empresas y Sociedades (RES). Para ello tendrás dos alternativas, ingresar con tu usuario del RES ó con tu Clave Única.

3.- Hecho esto, pasarás a un formulario que se divide en 4 pasos. Estos son:

Datos de la Sociedad o Empresa: Indica el nombre, domicilio tributario, objeto social, capital y duración. Si hay alguna información que desconoces cómo llenarla, haz clic en el ícono de pregunta (?) y se te dará una explicación más detallada.

Datos del constituyente: Ya sea tu nombre completo, RUT, dirección, correo, entre otros datos.

Adjuntar documentos: Este paso es opcional y te permite adjuntar documentos que creas relevantes para la constitución de tu empresa.

Firmar electrónicamente: Firmar es la última parte de este trámite. Para ello deberás contar, tanto tú como tus socios, con una firma electrónica avanzada.

Dentro del mismo sitio verás que podrás comprar una firma de distintos proveedores certificados. Dentro de ellos, encontrarás la firma electrónica Acepta, la cual podrás adquirir rápidamente.

Si tú o los socios no tienen firma electrónica, deberán certificar sus firmas presencialmente ante notario, quien firmará con su firma electrónica avanzada el formulario.

Antes de firmar, podrás ver en la parte superior del sitio, un borrador de la escritura de constitución. Asegúrate de leerlo con atención antes de proceder a firmar.

Confía en la firma electrónica Acepta

Y no confíes porque te lo estamos diciendo, confía porque es una realidad. Únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital con un certificado digital Acepta o una firma electrónica avanzada.

Llevamos más de 25 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos financieros y tributarios.

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Candado cerrado con escudo, representa el cómo cambiar la clave única para la seguridad, protección y privacidad de los datos.

24 de septiembre de 2024in Actualidad, SII

Cómo cambiar la clave única: Te lo explicamos fácil

Si estás aquí, probablemente olvidaste tu clave. Pero no te preocupes, te enseñamos cómo cambiar la clave única en 8 pasos sencillos.

Las claves a veces pueden ser difíciles de recordar, más aún hoy, donde necesitamos claves para todo: tarjetas de créditos, correos electrónicos, redes sociales, etc. Ahora, una de las claves más importantes en Chile, es la Clave Única.

Esta clave representa un sistema de autenticación digital, que te permite a ti como ciudadano, acceder de manera segura y centralizada a diversos servicios y trámites en línea ofrecidos por el Estado.

Funciona como una “llave” digital que asegura que solo tú, como titular de la cuenta, puedas acceder a tu información personal y realizar diversos trámites, incluida la obtención de una firma electrónica avanzada, solicitud certificados, postulación a beneficios del estado, entre muchos otros. ¡Conoce a continuación cómo cambiar la clave única de manera fácil!

¿Por qué cambiar la clave única?

Existen diversas razones por las que a veces se hace necesario cambiar la clave única. La primera razón y, quizá la más popular, es porque la olvidaste. ¡Que no cunda el pánico! A cualquiera le puede pasar, y tener una nueva clave no es tan difícil como parece.

Por otro lado, también resulta importante cambiarla por temas de seguridad. De hecho, es recomendable actualizar la clave cada cierto tiempo para evitar posibles intentos de hackeo o acceso no autorizado a tu cuenta.

Lee también: Cómo crear una contraseña segura en 7 pasos

Cómo cambiar la Clave Única por internet

Quienes tengan una afinidad con el mundo digital, preferirán cambiar la clave única online. De todas maneras, aquellas personas que prefieran los métodos tradicionales, podrán asistir a cualquier oficina del Registro Civil o Chileatiende y hacerlo de manera presencial.

Bien, primero veamos cómo cambiar la clave única de manera online:

Visita el sitio web www.claveunica.gob.cl
Una vez dentro del sitio, ve al menú principal y haz clic en “Recupera”.
Ingresa tu Rut.
Luego, te aparecerá la siguiente ventana:

Nota: Generalmente, la alternativa de recuperación es mediante correo electrónico, aunque también te puede aparecer “A través de un mensaje a tu celular”.

Ingresa a tu correo. Verás que te llegó un mail del Gobierno, entregándote un código de recuperación. Copia el código.

Dentro del mismo mail, habrá un mensaje que dice: “Recuperar Clave Única”. Haz clic.

Se abrirá la siguiente ventana. Acá deberás volver a colocar tu Rut y, más abajo, el código que anteriormente copiaste. Da clic en Continuar.

Una vez hecho esto, deberás ingresar tu nueva contraseña. Esta deberá tener:

8 caracteres como mínimo.
Uso de mayúsculas.
Uso de letras.
Uso de número.
Uso de símbolos.

Por último, deberás confirmar tu correo electrónico y celular. ¡Y listo! Ya tienes tu nueva clave.

Cambiar la clave única presencial

Como dijimos antes, si estás buscando cómo cambiar la clave única, también puedes hacerlo de forma presencial.

Sólo debes ir a alguna oficina del Registro Civil o de Chileatiende. Para cambiar la clave, asegúrate de llevar tu cédula de identidad o pasaporte vigente.

Otras preguntas frecuentes

En Chile aún no estamos al 100% digitalizados, por lo que es común que surjan preguntas a raíz de un sistema que no conocemos del todo. Estas son algunas de las preguntas frecuentes que nacen sobre la ClaveÚnica:

¿Cómo cambiar el correo de la Clave Única?

Ingresa al sitio web www.claveunica.gob.cl
Haz clic en “Iniciar sesión” e ingresa con tu Rut y contraseña.
Una vez aquí, haz clic en “Actualizar”, que aparece a un costado de “Tu perfil”.
Se desplegará una ventana que dice “Actualizar datos de contacto”. Acá podrás modificar tu correo electrónico o tu celular si lo requieres.
Cuando hayas actualizado tus datos, cierra sesión.

¿Y qué pasa si no me acuerdo del correo electrónico?

Si este es tu caso, no te quedará otra alternativa que dirigirte a la oficina del Registro Civil más cercana. Sólo así podrás volver a utilizar tu Clave Única.

¿Qué hago si se me bloqueó la Clave Única?

Nuevamente: ¡no entres en pánico! Si bien bloqueaste tu contraseña, esto no significa que la perdiste. Para volver a obtener una nueva contraseña, sólo debes repetir los pasos que mencionamos antes en la sección: Cómo cambiar la Clave Única por internet.

Ojo de cerradura abstracto y futurista con luces brillantes, representando innovación y acceso a nuevas posibilidades. Simboliza cómo cambiar la clave única.

Aumenta tu seguridad digital con una Firma Electrónica Avanzada

Si necesitas adquirir una firma electrónica avanzada, deberás primero contar con tu Clave Única. En Acepta, el procedimiento es fácil y muy rápido. ¡La puedes descargar en minutos!

Ahora, si lo que necesitas es un certificado digital, también conocido como firma electrónica simple, lo puedes conseguir con nosotros sin necesidad de tener la Clave Única.

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Mujer dueña de su pyme, descubre cómo protegerse de los ciberataques.

6 de septiembre de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Pymes y ciberseguridad: cómo protegerse de los ciberataques

Para cualquier empresa, saber cómo protegerse de los ciberataques es una necesidad imperiosa para garantizar su supervivencia y éxito en la era digital. Y las pymes lo saben muy bien, al ser la tecnología uno de los ejes centrales de sus operaciones.

Lamentablemente, y como lo hemos mencionado en artículos anteriores, son precisamente las pymes un objetivo frecuente para los ciberdelincuentes, quienes aprovechan las brechas de seguridad y la falta de recursos especializados para perpetrar ataques que pueden tener consecuencias devastadoras.

Sin embargo, ¡no hay que entrar en pánico!

Tomar las medidas adecuadas puede convertir a tu pyme en una fortaleza impenetrable en el ciberespacio. Así que, sin más preámbulo, te contamos cómo proteger a tu pyme de los ciberataques a través de 3 medidas de prevención.

¿Qué son los ciberataques?

Son acciones deliberadas cuyo objetivo es acceder, modificar, eliminar o interrumpir el funcionamiento de los sistemas informáticos o redes de una empresa con fines maliciosos.

Los ciberdelincuentes utilizan diversas técnicas o estafas virtuales para llevar a cabo sus ataques, como:

Malware: Software malicioso que se infiltra en tus dispositivos para robar información, corromper archivos o incluso tomar el control de los sistemas.

Phishing: Engaños meticulosos que buscan obtener datos confidenciales, como contraseñas o información bancaria, a través de correos electrónicos, sitios web o mensajes falsos.

Ransomware: Un tipo de malware que secuestra los datos de la víctima, podrías ser tú o un colaborador, donde se te exige un rescate para liberarlos.

Ataques a la cadena de suministro: Explotación de vulnerabilidades en proveedores o socios comerciales para acceder a la red de tu pyme.

¿Y las consecuencias?

Las consecuencias de un ciberataque pueden ser devastadoras. Estos son algunos ejemplos de lo que podría ocurrir eventualmente al caer en alguna de estos engaños digitales:

Pérdidas financieras: El robo de datos, la interrupción de operaciones o el pago de rescates pueden generar cuantiosas pérdidas económicas.

Robo de datos: La filtración de información sensible, como datos de clientes o empleados, puede dañar gravemente tu reputación y la confianza de la empresa.

Daño a la reputación: Un ciberataque puede empañar la imagen de tu pyme, generando desconfianza entre clientes y socios comerciales.

Pérdida de productividad: La interrupción de las operaciones puede afectar significativamente tu productividad y ganancias.

Manos sobre un computador, con gráficos de ciberseguridad superpuestos. La imagen simboliza cómo protegerse de los ciberataques.

Cómo protegerse de los ciberataques: 3 Medidas de prevención para pymes

¿Cómo protegerse de los peligros cibernéticos? ¿Qué medidas se deben tomar para disminuir el riesgo cibernético? Estas son algunas de las preguntas comunes que surgen cuando hablamos de pymes y ciberseguridad.

Y es que sí, para tu pyme será fundamental saber cómo protegerse de los ciberataques para asegurar la integridad y confidencialidad de tu información, así como la continuidad de tu negocio.

Aquí te dejamos las 3 medidas de prevención más relevantes contra ciberataques que puedes comenzar a aplicar con tu pyme:

1. Educación y capacitación de colaboradores

Los colaboradores son la primera línea de defensa contra los ciberataques. Por ello, es fundamental ofrecer formación regular sobre:

Reconocimiento de correos electrónicos de phishing: Enseña a tus empleados a identificar señales de phishing, como enlaces sospechosos y remitentes desconocidos

Buenas prácticas en el uso de contraseñas: Fomenta el uso de contraseñas seguras y únicas para cada cuenta y la implementación de la autenticación de dos factores (2FA).

Políticas de navegación segura: Capacita sobre la importancia de evitar sitios web no seguros y la descarga de archivos de fuentes desconocidas

Además de esto, será importante implementar programas de formación periódicos para todos los colaboradores, asegurando que estén al día con las mejores prácticas de ciberseguridad. Los cursos y talleres deben abordar las amenazas más recientes y cómo enfrentarlas.

Lee también: Los desafíos de la contabilidad para Pymes

2. Contar con un protocolo de acción ante incidentes

Siempre será importante tener mapeado el cómo protegerse de los ciberataques a través de un protocolo o plan de acción, para luego tener claridad de cuáles son los pasos a seguir y minimizar el impacto.

Un ejemplo de plan de acción sería el siguiente:

Fase 1: Contención y evaluación

Identificar y aislar el ataque: Detener el ataque en curso y aislar los sistemas afectados para evitar su propagación.

Evaluar el alcance del daño: Determinar la naturaleza del ataque, los sistemas y datos comprometidos, y el impacto en las operaciones del negocio.

Notificar a las partes interesadas: Informar a los empleados, clientes, socios comerciales y autoridades pertinentes sobre el incidente, siguiendo los protocolos establecidos.

Fase 2: Erradicación y recuperación

Eliminar la amenaza: Eliminar la presencia del malware o la vulnerabilidad que causó el ataque.

Restaurar los sistemas: Recuperar los sistemas y datos afectados a partir de copias de seguridad seguras.

Cambiar contraseñas: Cambiar las contraseñas de todas las cuentas comprometidas y fortalecer las políticas de contraseñas.

Fase 3: Prevención y mejora

Analizar el incidente: Realizar una investigación exhaustiva del ataque para identificar las causas y las fallas de seguridad que lo permitieron.

Fortalecer las defensas: Implementar medidas de seguridad adicionales para prevenir futuros ataques, como firewalls más robustos, sistemas de detección de intrusiones y capacitación en seguridad para empleados.

Actualizar planes de respuesta: Revisar y actualizar los planes de respuesta a incidentes para garantizar su eficacia en futuros ataques.

Fase 4: Comunicación y recuperación de la reputación

Comunicar el incidente de manera transparente: Informar a los clientes y socios comerciales sobre el incidente, las medidas tomadas y los pasos para prevenir su recurrencia.

Ofrecer asistencia a los afectados: Brindar asistencia y apoyo a los clientes y empleados que hayan sido afectados por el ataque.

Monitorear la reputación: Monitorear la imagen de la empresa en línea y abordar cualquier comentario o inquietud negativa relacionada con el ataque.

3. Utilizar herramientas de seguridad

Las herramientas de seguridad son elementos esenciales para fortalecer las defensas y mitigar el riesgo de sufrir un ciberataque.

Estas herramientas te ofrecen una amplia gama de beneficios, como la protección contra malware, la prevención de intrusiones, el cifrado de datos, la gestión de identidades y accesos, y la copia de seguridad y recuperación.

Con ellas, tu pyme podría evitar las consecuencias de las que hablamos en un comienzo, como pérdidas financieras, daños a la reputación, pérdida de datos e interrupciones del negocio.

Ahora, el funcionamiento de las herramientas de seguridad varía según su tipo, pero ejemplos comunes incluyen antivirus, firewalls, IDS/IPS, herramientas de cifrado y soluciones de copia de seguridad.

En el caso de los antivirus, estos programas se encargan de detectar y eliminar software malicioso, como virus, gusanos y troyanos. Los firewalls, por su parte, actúan como una barrera entre la red interna de la empresa y el mundo exterior, controlando y filtrando el tráfico de internet para prevenir accesos no autorizados, y así, muchas herramientas pueden ser cruciales para la seguridad de tu pyme.

¿Cómo protegerse de los ciberataques con las firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas van más allá de ser una simple firma digital; son herramientas de seguridad que blindan tu negocio en la era digital.

Imagina que un documento firmado tradicionalmente cae en manos equivocadas. ¡Un desastre! Con las firmas electrónicas, la autenticación de documentos e identidades se vuelve inquebrantable: la criptografía robusta garantiza que tus documentos no sean alterados y que solo la persona autorizada haya firmado.

Además, mejoran la trazabilidad y auditoría, creando un registro inmutable de quién firmó y cuándo, perfecto para cumplir con regulaciones y demostrar el cumplimiento.

Refuerza la seguridad de tu negocio con una firma electrónica

Las firmas electrónicas de Acepta ofrecen una combinación única de seguridad, cumplimiento normativo, facilidad de uso, integraciones versátiles y ahorro de tiempo que hacen que sea una solución confiable para nunca dejar de crecer en la era digital.

Al implementar soluciones de firma electrónica en sus procesos, las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de:

Verificación de Identidad: Las plataformas de firmas electrónicas utilizan métodos avanzados de encriptación y verificación para asegurar que solo usuarios autorizados puedan firmar documentos. Esto reduce el riesgo de suplantación de identidad y asegura la legitimidad de las transacciones.

Transparencia: Cada firma electrónica genera un registro detallado de la transacción, incluyendo quién firmó el documento y cuándo. Este nivel de rastreo es invaluable para detectar actividad sospechosa y prevenir fraudes.

Validez y transparencia: Las empresas prestadoras de servicios de certificación (PSC) como Acepta, pasan por un riguroso proceso de acreditación y auditorías anuales por parte del Ministerio de Economía, para que puedan entregar certificados de firma electrónica avanzada a los ciudadanos.

Al mismo tiempo, el SII es el encargado de acreditar a las empresas proveedoras de certificados digitales para la firma de facturas electrónicas.
¿Te gustaría saber más? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

Persona utilizando su celular. Un signo de alerta se muestra en medio de la fotografía, indicando los peligros de usar firma electrónica de manera incorrecta.

4 de septiembre de 2024in Actualidad, Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

5 Errores comunes al usar firma electrónica y cómo evitarlos

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para realizar trámites y firmar documentos de manera segura y digital. Sin embargo, como cualquier herramienta, su uso incorrecto puede generar inconvenientes e incluso invalidar la firma. A continuación, te presentamos algunos errores comunes al usar firma electrónica que debes evitar.

¿Qué es una firma electrónica?

En términos simples, una firma electrónica es el equivalente digital de una firma manuscrita. Es un mecanismo que permite verificar la identidad del firmante de un documento electrónico y garantizar la integridad del mismo.

Las firmas electrónicas se basan en la criptografía, una técnica matemática que utiliza algoritmos complejos para proteger la información. Al firmar un documento electrónicamente, el firmante utiliza una clave privada única para crear una firma digital que se adjunta al documento. Esta firma digital está vinculada a la identidad del firmante y al contenido del documento, y puede ser verificada por cualquier persona que tenga acceso al documento.

Si quieres profundizar más en la firma electrónica, te recomendamos leer Cómo firmar digitalmente un documento y también Cómo hacer una firma electrónica por primera vez.

5 Errores comunes al usar firma electrónica

Al usar firma electrónica, tanto si es para uso personal como para tu negocio, es crucial adoptar un enfoque estratégico y meticuloso. Si la utilizas de manera correcta, no sólo te ayudará a optimizar los procesos internos, sino que también se convertirá en un pilar fundamental para fortalecer la confianza y lealtad de terceros.

En este sentido, es fundamental evaluar cuidadosamente diversos factores al momento de seleccionar una solución de firma digital. Entendiendo esto, acá tienes algunos de los errores más comunes al usar firma electrónica, y que puedes evitar:

1. No proteger la clave privada

La clave privada es la clave que permite firmar electrónicamente. Es esencial protegerla con cuidado, ya que su pérdida o divulgación puede permitir que alguien firme documentos en su nombre.

Recomendaciones:

No compartas tu clave privada con nadie.
Guarda tu clave privada en un lugar seguro, como un disco duro encriptado o un token USB.
Utiliza una contraseña segura para proteger tu clave privada. En Acepta, esta debe tener más de 8 caracteres, incluyendo: una minúscula, una mayúscula, un número. Además, no debe contener caracteres especiales como #$”’/, etc.

2. No verificar la autenticidad de la firma

Uno de los errores más comunes es confiar ciegamente en la validez de una firma electrónica sin verificar su autenticidad. Esto puede llevar a problemas legales y de seguridad si la firma no es genuina.

¡Verificar la autenticidad de las firmas ayuda a garantizar que los documentos sean firmados por las personas correctas y que no hayan sido manipulados! Puedes leer Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica, y seguir los pasos para asegurarte de que la firma es legítima.

3. Crear copias y compartir la clave

Si bien es común pensar que crear una copia de seguridad o compartir nuestra clave con otros protegerá nuestra firma electrónica, la realidad es que esto nos expone a posibles manipulaciones de documentos.

Entonces, ¿qué pasa si pierdo mi firma electrónica?

En ese caso, tendrías que descargar el archivo desde nuestro sitio web, o bien desde el correo que te enviamos al momento de comprarlo.

¿Y si pierdo la contraseña?

Si pierdes la contraseña, estarás en problemas mayores. Las empresas certificadoras no pueden almacenarla ni guardarla, por lo que no podrás recuperarla. En este caso, la única solución sería comprar una nueva firma electrónica.

Por todo esto, te recomendamos que guardes tu contraseña de manera segura (no así la compartas), pero no la firma electrónica. Si un “hacker” quisiera robar tu firma, tendría que descargarla desde la sesión privada de Acepta o desde tu correo como cliente.

Lee también: Ciberseguridad para Pymes: medidas para proteger tus datos

4. No familiarizarse con los diferentes tipos de firmas

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, como la firma electrónica simple y la avanzada, cada una con su propio nivel de seguridad y requisitos.

Mientras la firma electrónica simple se utiliza para transacciones que no requieren un alto nivel de seguridad o donde las partes se conocen y confían mutuamente, la firma electrónica avanzada es ideal para transacciones que requieren un alto nivel de confianza y seguridad, como contratos legales o documentos financieros importantes.

Por esto, familiarízate con los diferentes tipos de firmas para elegir la más adecuada para cada necesidad.

Recomendaciones:

Infórmate sobre los diferentes tipos de firmas electrónicas disponibles.
Consulta con un experto si tiene dudas sobre qué tipo de firma electrónica utilizar.

5. No capacitar a los empleados

No brindar la formación adecuada a los empleados sobre el uso correcto de la firma electrónica puede resultar en errores frecuentes y malinterpretaciones, lo que a su vez podría impactar negativamente en la eficiencia y la seguridad de los procesos de firma digital en la organización.

Recomendaciones:

Ofrece capacitación regular a todos los empleados sobre el uso de la firma electrónica, sus beneficios y sus riesgos. Esto garantiza que todos comprendan cómo utilizarla de manera segura y eficiente.

En resumen, utilizar la firma electrónica de manera incorrecta puede acarrear graves consecuencias para ti y tu empresa. Estas repercusiones pueden incluir desde la pérdida de control sobre tu propia firma, lo que podría desencadenar en problemas financieros y legales, hasta provocar daños a la reputación de la entidad o individuo afectado.

Es esencial comprender la importancia de utilizar la firma electrónica de manera adecuada para evitar posibles contratiempos y proteger la integridad de la firma y los datos asociados.

Mujer emprendedora utilizando satisfactoriamente su firma electrónica Acepta by Sovos en su tablet.

Confía en la firma electrónica de Acepta

Estas son solo cuatro de las principales razones que nos han posicionado como el compañero preferido entre las empresas que buscan optimizar sus procesos comerciales y mejorar su eficiencia operativa. Y también, para las personas que persiguen aprovechar la tecnología e innovación para cumplir sus objetivos de una manera concreta y segura.

¿Tienes más dudas? Consulta nuestro blog, nuestra sección de preguntas frecuentes, alguno de nuestros tutoriales, o escríbenos a través del globo de chat sonriente a un costado.

16 de agosto de 2024in Centro de ayuda, Certificado digital, Emprendimiento, Firma electrónica avanzada, SII

Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica

¿Te preocupa la seguridad de tus transacciones online? ¿Has recibido un documento firmado electrónicamente y no tienes seguridad sobre su autenticidad? Si estas preguntas han rondado por tu cabeza, vas por buen camino, porque en el mundo digital actual, es fundamental priorizar la seguridad en línea.

Cada vez más, las firmas electrónicas se convierten en una herramienta esencial para realizar trámites y transacciones de forma segura y confiable. Sin embargo, al igual que con cualquier mecanismo digital, es importante saber cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica para evitar fraudes o suplantaciones de identidad.

¿Qué es una firma electrónica?

En términos simples, una firma electrónica es un equivalente digital de tu firma manuscrita. Te permite firmar documentos electrónicos de manera segura y vinculante, otorgando la misma validez legal que una firma tradicional.

Ahora bien, hay dos tipos diferentes de firmas electrónicas: la firma electrónica simple y la avanzada.

¿La diferencia?

La firma electrónica simple es un método de validación de identidad digital que puede ser tan sencillo como una foto de tu firma manuscrita o tu nombre al final de un correo electrónico.

Su definición es amplia, por lo que puede abarcar cualquier método digital que pruebe tu identidad, siempre y cuando este método no califique como una firma avanzada. Un ejemplo común de firma electrónica simple es el certificado digital, un archivo electrónico que confirma tu identidad y está respaldado por una entidad que garantiza tu autenticidad.

En tanto, la firma electrónica avanzada, ofrece un nivel superior de seguridad. Este tipo de firma es un archivo electrónico que contiene datos encriptados, lo que previene la suplantación de identidad y facilita la detección de cualquier alteración en el documento.

¿Cómo funciona una firma electrónica?

Las firmas electrónicas se basan en criptografía, una tecnología que utiliza algoritmos matemáticos complejos para proteger la integridad y autenticidad de los datos.

Al firmar un documento electrónico, tu clave privada (un código secreto único) se utiliza para crear un sello digital que se adjunta al documento. Este sello digital permite a cualquier persona que revise el documento verificar que:

Tú has firmado el documento: El sello digital está vinculado a tu identidad única.

El documento no ha sido alterado: Cualquier modificación al documento invalidará el sello digital.

¿Qué implica verificar una firma electrónica?

La verificación de firmas implica examinar un documento para confirmar la autenticidad de la firma utilizada. Este proceso consiste en cargar el documento en formato PDF en una plataforma en línea.

A través de esta herramienta, se pueden analizar diversos aspectos de la firma digital, tales como:

Validar el estado de la firma para asegurar su autenticidad.
Verificar la correspondencia entre la firma y el firmante.
Utilizar software especializado para revisar la cadena de certificación del proveedor emisor de la firma.

Cómo verificar la autenticidad de una firma electrónica

El proceso de verificación de una firma electrónica puede variar ligeramente dependiendo del software o plataforma que se utilice. A continuación te explicamos cómo verificar la autenticidad de un documento en PDF.

Verificar firma electrónica en Adobe Acrobat Pro

Si has recibido recientemente un documento firmado electrónicamente o has utilizado una herramienta de firma digital, puedes verificar la autenticidad de las firmas utilizando diferentes lectores de PDF.

Acá te explicamos cómo verificar una firma electrónica en Adobe Acrobat Pro, siga estos pasos:

1. Abra el documento PDF que contiene la firma electrónica.

2. Localice el panel de firmas, que se encuentra al costado derecho.

3. Al hacer clic en panel de firmas, se desplegarán las firmas del documento. Haga clic derecho en la firma que desea validar y seleccione Validar firma. Debería desplegarse una ventana con detalle del firmante, correo electrónico, estado de la firma y si la identidad del firmante es válida. Tal como se muestra en la siguiente imagen:

4. Si haces clic en “Propiedad de la firma”, se abrirá un menú con más detalles, entre ellos: hora y fecha de la firma, motivo de la firma, si ha habido modificaciones en el documento y el certificado del firmante.

Información importante para determinar la autenticidad de la firma:

Estado de la firma: Debe ser Válida o Fiable. Si el estado de la firma es No válida, Desconocida o No confiable, la firma no es válida.

Certificado del firmante: Haga clic en Mostrar certificado de firmante para ver los detalles del certificado del firmante. El certificado debe ser válido y estar emitido por una autoridad de certificación de confianza.

Siguiendo estos pasos, podrás asegurarte de que las firmas digitales en tus documentos PDF son auténticas y válidas.

Concepto sobre seguridad digital mediante firmas electrónicas.

Verificar firma electrónica del SII

Si te ha llegado un documento desde el Servicio de Impuestos Internos (SII), y necesitas validarlo, no te preocupes. El SII ha dispuesto el siguiente sitio web, https://www4.sii.cl/validanotifInternet/, acá podrás comprobar la autenticidad de la firma electrónica, y confirmar que la comunicación es oficial con la institución.

Para realizar la verificación, simplemente ingresa el código que se encuentra en la parte inferior del documento.

Elige Acepta para comprar una firma electrónica

Elige Acepta para comprar tu firma electrónica simple (también conocida como certificado digital) o tu firma electrónica avanzada, y únete a la comunidad de ciudadanos y profesionales inteligentes que disfrutan día a día los beneficios de la era digital.

Llevamos más de 20 años acompañando la aventura de empresas, contadores y cualquier tipo de personas, con nuestras soluciones digitales para procesos legales, financieros y tributarios. Revisa nuestros certificados digitales de duración anual, certificados de 2 años o certificados de 3 años de vigencia.

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