Firma de contrato de trabajo: ¿cómo se firma?
La firma de contrato de trabajo suele ser uno de esos procesos que, si no se hacen bien desde el inicio, terminan generando dudas, atrasos o incluso problemas legales más adelante.
¿Es válido firmarlo de forma digital? ¿Necesita notario? ¿Qué tan seguro es hacerlo online? Si alguna de estas preguntas te ronda, estás en el lugar correcto. Aquí te explicamos cómo hacerlo correctamente usando una firma digital y en qué debes fijarte para evitar errores.
¿Qué es una firma digital o electrónica?
Es un conjunto de datos en formato digital que permite identificar al firmante y que está vinculada de manera única a esa persona.
En Chile, existen dos tipos de firmas digitales reconocidas por la ley antes mencionada:
- Firma electrónica simple: también conocida como certificado digital, es sencilla de adquirir, y generalmente se usa para transacciones de menor relevancia y riesgo.
- Firma electrónica avanzada: ofrece un mayor nivel de seguridad y autenticidad, ya que requiere mayores pasos para su validación. Además, ofrece otros atributos, como la capacidad de detectar cualquier modificación futura en los documentos que manejas.
Ahora bien, a diferencia de una firma electrónica simple, la avanzada tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita. Si te interesa, puedes profundizar acá en sus diferencias.
Paso a paso para firmar un contrato de trabajo
1. Redacta el contrato
El primer paso será la redacción del contrato de trabajo en un documento digital. De seguro tú o tu equipo ya manejan cómo escribirlo, pero si eres un principiante en ello, recuerda que debes agregar todas las cláusulas y condiciones acordadas entre el empleador y el empleado.
Además, el Código del Trabajo en su artículo 10, establece que obligatoriamente debe incluir:
- Lugar y fecha del contrato
- Individualización de las partes, indicando nacionalidad, domicilio, fechas de nacimiento e ingreso del trabajador
- Dirección de correo electrónico personal de ambas partes. En caso de que el trabajador no posea un email personal y se niegue a tenerlo, no se le puede obligar a crear uno y el contrato deberá realizarse de forma tradicional
- La naturaleza de los servicios, sus funciones específicas y el lugar donde se realizarán
- Monto, forma y período de pago del sueldo acordado
- Duración y distribución de la jornada de trabajo, excepto si es por turnos
- Plazo del contrato y cualquier otro acuerdo al que se haya llegado
Una vez escrito, siempre será recomendable validarlo con un profesional del área. Si todo está en orden, puedes descargarlo en el formato que prefieras. Sin embargo, para evitar modificaciones intencionadas o accidentales, la descarga como PDF es la mejor opción.
2. Elige al proveedor de firma electrónica
Es fundamental que elijas un proveedor de firma electrónica acreditado, que cumpla con la normativa chilena y te ofrezca la seguridad necesaria.
¡Recuerda que en Acepta somos uno de ellos! Puedes explorar cómodamente más de nuestro certificado digital o firma electrónica avanzada. Descubrirás lo fácil que es adquirir una, y mucho más sencillo usarla.
3. Utiliza tu firma electrónica
Una vez seleccionado tu proveedor y redactado el contrato de trabajo, es momento de utilizar tu firma electrónica.
Firma el documento siguiendo las recomendaciones de la empresa que te suministró la firma digital. En caso de que hayas preferido a Acepta, apenas hayas realizado tu compra te indicaremos cómo usarla en pocos clics.
Sin embargo, si olvidaste cómo hacerlo, o requieres una guía más detallada, puedes consultar nuestro artículo que te enseña cómo firmar documentos digitales.
4. Envío y firma del contrato por el colaborador
Cuando el contrato de trabajo tenga tu firma, llegó la hora de enviarlo a tu colaborador para que pueda revisarlo. Recuerda que debes hacérselo llegar a su email personal.
Si está de acuerdo con tu propuesta, solo restará que también valide el documento con la firma electrónica que posea y te lo devuelva al email que tú identificaste en el contrato.
5. Registro del contrato y almacenamiento
Después de firmado, el contrato debe ser almacenado de forma segura. Gracias a su carácter digital, ¡te será muy fácil dejar copias de respaldo!
Por otro lado, siempre será recomendable consultar con la Dirección del Trabajo sobre las normas vigentes para el almacenamiento y registro del documento. Debido al avance de la tecnología y la adaptación constante de la legislación, puede que haya algún paso o elemento nuevo que debas considerar.
Preguntas frecuentes
¿El contrato de trabajo debe ser firmado ante notario?
No, la ley no lo pide; basta con que incluya los elementos mínimos del artículo 9 y 10: remuneración, jornada, funciones, lugar y fecha de término si aplica.
¿Cuánto tiempo hay para firmar un contrato de trabajo?
Debe firmarse dentro de los primeros 15 días desde el inicio de la relación laboral. Si el contrato es por obra, faena o plazo fijo inferior a 30 días, el plazo se reduce a 5 días.
Este plazo aplica tanto para contratos en papel como para firma de contrato de trabajo mediante firma electrónica.
¿Cómo se firma un contrato laboral?
Un contrato laboral puede firmarse de dos formas válidas:
- De manera presencial, con firma manuscrita en papel.
- De forma digital, usando firma electrónica para contratos de trabajo, idealmente con firma electrónica avanzada.
¿Qué pasa si firmo un contrato y no me llaman a trabajar?
Si el contrato ya fue firmado, la relación laboral existe, incluso si no te llaman a iniciar funciones. Esto significa que el empleador podría estar incumpliendo el contrato, con consecuencias legales.
Por eso es clave revisar bien el contenido del contrato antes de firmar, especialmente la fecha de inicio, funciones y condiciones, ya sea en formato físico o digital.
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Al seguir los pasos adecuados y elegir un proveedor confiable, como Acepta, tu empresa puede beneficiarse significativamente de la tecnología. Si te gustó este contenido, puedes continuar la lectura en nuestro blog, sección de preguntas frecuentes o en alguno de nuestros tutoriales.
